外贸跟单员手册.doc

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1、外贸跟单员手册外贸业务主要就是进行货物的进出口交易。在这一系列讲座中我们来了解一下货物进出口的程序和跟单员所要做的工作。货物的出口交易有两种形式，一种通过外贸公司出口，另一种是自营出口。跟单员对出口货物的跟单工作主要有：接单，跟进生产，出货跟踪，制单结汇等。今天我们先来看一下接单。一．接单：接单也即合同的签定，订单的取得。合同的书面形式并不限于某种特定的格式。任何载明双方当事人名称，标的物的质量，数量，价格，交货和支付等交易条件的书面文件，包括买卖双方为达成交易而交换的信件，电报或电传，都足以构成书面合同。1．下单方式：客户下单的

2、方式有：通过电话，Fax，Email或书面合同等方式。2．接单的途径：交易会，出访，出国参展，邀请客户来访，利用网站，等等。3．接单的形式：在出口贸易中，跟单员接的单没有特定的限制，最常见的是：（1）合同（Contract）：合同有销货合同（SalesContract）和购货合同（PurchaseContract）。前者由卖方草拟，后者由买方草拟。（2）确认书（Confirmation）：它比合同要简化些。对异议，仲裁，不可抗力等条款都不列入。它也有销货确认书（SalesConfirmation）和购货确认书（PurchaseCo

3、nfirmation）。这种格式的合同一般适用于成交金额不大，批次较多的轻工商品，日用品，土特产等。而机器设备，大棕贸易的进出口的合同则比较正规。还有协议书，意向书，订单和委托订单等。需要提的一点是，客户从国外直接发来的订单或委托订单，我们收到后要回复，不能置之不理，否则算默认。4．接单的程序：接单的程序可分为询盘，发盘，还盘和接受四个环节。（1）询盘（Inquiry）：又叫询价。（2）发盘（Offer）：又叫发价。是买方或卖方向对方提出各项交易条件，并愿意按照这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表示。在实际业务中，发盘通常是一

4、方在收到对方的询盘后作出的。（3）还盘（Counter-offer）：又叫还价。（4）接受（Acceptance）：买方或卖方同意对方在发盘中提出的各项交易条件，并愿意按这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表示。跟单员对出口货物的跟单工作主要有：接单，跟进生产，出货跟踪，制单结汇等。上次我们讲了如何接单，接单之后就该审单了。二．审单：即审核合同1．审单内容：确认产品名称，规格，质量，数量，单价，价格条款，总额，付款方式，包装要求，交货期，交货方式。2．审单方法：（1）产品名称，规格：审查产品代码是不是自身的产品，与我们的产品资料

5、能否对上号。有很多公司和企业产品名称的代码同时也代表了规格。（2）质量：也称品质。是货物的外观形态和内在质量的综合。在国际货物买卖中，货物的品质不仅是主要交易条件，也是我们跟单员进行审单的首要条件。（3）数量：应审查货物的数量是否可以及时备妥，其计量单位，重量以及约数有何规定。约数：如合同数量前加“约”，可使交货数量有适当的机动。国际上对约字的含义解释不一。有的认为是2.5%，有的认为是5%。按《跟单信用证统一惯例》，信用证上如规定“约”字，应允许有不超过10%的增减幅度。（4）单价，总额的审查：1．客户下单有的会将单价标出，我们

6、要对照我们的报价表审查是否对、总额有没有加错。新客户下单，要查看我们给他的报价。2．通常我们以美元为结算货币，但也有以其它币种的。要注意的是要用在国际上流通的硬货币（英镑，港币，欧元）。（5）价格条款的审查：出口货物的单价条款，也称价格术语，常用的有：FOB船上交货价（指装运港的价格条件）C&F运费付至指定目地的交货价CIF成本+保险费+运费（指目的港）价格（6）付款方式审查：A.付款方式是否能接受？B.支付的货币能否接受？（7）包装要求的审查：A．工厂的产品本身有自已的包装，展示给客户能否接受？B．客户提供的包装（彩印，尺寸）我

7、们能否做？C．客户提供的包装资料是否齐全？（内包装，外包装，标签，说明书）内包装：普合，白合，彩合，吸塑外包装：纸箱，木箱，桶装，编织袋。最主要的是唛头印刷。　　（8）交货期的审查跟单员应审查交货期是否合理，公司是否能及时筹备到货物，并装船送达。交货期一般应规定一个期限，而不是某个具体日期。期限有长有短，可以是2周，3周，或一个月，二个月，一个季度或更长。　　（9）交货方式的审查：运输主要有海运，陆运，空运，邮寄等等。注：如运费由客户支付，客户决定交货方式。如我们付费，尽量用海运。如报的价是连同海运价，而客户要求空运（赶销售），我

8、们可要求客户承担多出部分的费用。关于样品：要获取订单，备好样品是很重要的一步。1．寄目录，样本：2．准备样品。（1）工厂现有的款式（2）新款（3）客户来样。要领：无论老品，新品，还是客户来样，样品都要寄给客人进行确认。特别是新品可能要反复修改几次。