医药企业行政秘书职务说明书.doc

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1、行政秘书职务说明书岗位名称行政秘书岗位编号所在部门行政人事部岗位定员直接上级行政人事部经理职系四级直接下级所辖人员岗位分析日期2005年3月本职：协助管理层、行政人事部的工作，保证公司的良好运作；行政档案管理、文印管理、考勤管理、文件发放管理和印章管理等工作。职责与工作任务：职责一职责表述：协助行政人事部经理保证公司内部管理体系的完整和平稳运行工作任务协助制定和完善公司内部的管理体系和各项管理制度。协助督促管理制度的有效执行，协助评估和监督公司内部管理的规范性和有效性职责二职责表述：负责为公司管理层提供支持，并负责跟踪落实总经理

2、和总经理办公会的决议工作任务协助组织和安排管理层会议，提供会议纪录与整理。通报会议结论，并跟踪会议决议的实施情况。协助总经理的工作，提供决策支持。督办总经理交与的其他任务职责三职责表述：公司员工的出差管理和支持工作任务员工出差计划和预算审核协助行程安排、交通工具安排、及其他手续办理出差旅程纪录审核、报销费用审核职责四职责表述：其它工作工作任务草拟各类文书、文件、报告、总结及其他材料负责对文件的收发存管理工作负责对公司档案管理工作负责对公司文印工作的管理做好对各种类文件、资料鉴定及统计管理工作负责对各种类会务的安排工作负责对公司印

3、章、法人章的监督管理和办公室印章管理为公司领导人撰写文稿等工作职责五职责表述：依据印章管理规定实施印章管理职责六职责表述：负责办公用品和固定资产管理职责七职责表述：行政人事部交办的其他工作权力：根据总经理和办公会议授权对决议跟踪监督的权力审核出差预算、旅程记录和报销费用的权力印章使用的审核权收集员工意见并向行政人事部经理反馈的权力工作协作关系：内部协调关系公司各部门，行政人事部经理、总经理外部协调关系上级单位、兄弟单位等任职资格：教育水平大学专科以上专业企业管理或相关专业经验2年以上相关工作经验知识具有相应的企业管理知识和与媒体

4、接触的技巧技能技巧熟练使用自动化办公软件，具备基本的网络知识个人素质具有较强的沟通能力、计划与执行能力、判断与决策能力、人际能力其它：使用工具设备计算机、一般办公设备（电话、打印机、Internet/Intranet网络）工作环境办公场所工作时间特征正常工作时间，根据需要加班所需记录文档通知、简报、汇报文件或报告、总结等考核指标：制度建设完善性、制度的执行情况、打印文印情况、会议纪录完成质量、办公用品管理控制情况、重要任务完成情况考勤、服从安排、遵守制度、部门合作满意度判断与决策能力、人际能力、沟通能力、计划与执行能力、专业知识

5、及技能备注：