文件编写培训).ppt

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1、管理体系文件编写培训咨询教师：许明启动时间：2012年06月江苏中鹏新材料股份有限公司目录第一部分：对管理体系文件的基本要求第二部分：管理体系文件的架构和内容第三部分：管理体系文件的编写要求第四部分：管理体系文件的格式和标识一、对管理体系文件的基本要求1、文件的价值2、如何保证文件编写的质量3、文件编写的原则1、文件的价值管理文件是规范组织管理行为的“法”；管理文件是组织重要的管理资源；管理文件增加了管理的透明度；管理文件反映了管理者的管理理念和思路；管理文件既规范员工的行为，也规范了组织管理者的管

2、理行为。2、如何保证文件编写的质量是总结的过程；是思考的过程；是策划的过程；是提升/整合的过程。文件编写是增值的过程3、文件编写的原则——总原则追求最好、最实际的总原则反应当前运作的最高水平；充分利用已有的管理平台；文件的所有要求都应可实现；文件所规定的要求应与组织的资源状况相适应；最好的、最先进的方法不一定适用。3、文件编写的原则——系统性组织应对其管理体系中采用的全部要求和规定，有系统、有条理地制订成各项要求和程序：所有的文件应编辑成文，需要时编辑成册；各层次文件应分布合理、相互协调、互相印证。

3、3、文件编写的原则——协调性管理体系文件的所有规定应与其他制度体系文件的要求相协调；体系文件还应与法规的要求相协调；体系文件之间应相互协调，不应产生矛盾；处理好各种接口，引用适当；避免职责不清。3、文件编写的原则——唯一性对一个单位，其管理体系文件是唯一的；通过清楚、准确、全面、简明扼要的表达方式，实现唯一的理解；尽量使用组织自己的语言；避免对同一事项在不同文件中相互矛盾的规定；3、文件编写的原则——适用性所有文件的规定都应保证在实际工作中能够做到；追求“任何时候/任何部门都适用”的文件是不可能的；

4、编写任何文件都应依据标准的要求和公司的现实；文件的内容和形式追求简单、适用、有效的原则；3、文件编写的原则——完整性文件中规定的过程或活动应形成管理闭环；过程或活动的内容描述完整，来龙去脉交待清楚；不仅文件本身完整，而且要保持文件之间的完整。3、文件编写的原则——逻辑性当过程或活动中存在逻辑关系时，应按逻辑顺序描述；属于判断的活动（如审核、批准、审查、检查等）应交待清楚判断的标准和判断后的不同处置方式。3、文件编写的原则——可评价性应使用肯定或否定的叙述性语言，不应使用模糊语言（如及时、基本上、差不

5、多等）；表述准确、清晰，用词简练、明确，使用组织内通俗易懂的语言；按文件要求执行的结果应是可评价的，要求文件的规定必须明确。二、管理体系文件的架构和内容1、体系文件的架构2、管理体系文件的类型二、管理体系文件的架构和内容表格业务流程/规范质量手册管理程序法律法规/上级规定第一层次文件第二层次文件第三层次文件二、管理体系文件的架构和内容文件层次图说明——当各层次文件分开时，可相互引用；——各层次文件的内容不应相互矛盾；——下一层次文件应比上一层次文件更具体、更详细；——各层次间合并还是分开，可根据自己

6、的习惯和需要去决定。二、管理体系文件的架构和内容质量手册；管理程序;业务流程/工作规范；表格。在已策划的质量管理体系中按表述方式分以下几种类型的文件：分手册二、管理体系文件的架构和内容质量手册：规定组织管理体系要求的文件，是管理体系的总纲领；质量手册通常是ISO9001：2008标准要求的具体化，企业化。1）质量手册二、管理体系文件的架构和内容ISO9001:2008要求必须编写的程序文件：1、文件控制(4.2.3)2、记录控制(4.2.4)3、内部审核(8.2.2)4、不合格品控制(8.3)5、纠

7、正措施(8.5.2)6、预防措施(8.5.3)2）管理程序二、管理体系文件的架构和内容流程/规范：指规定某项工作开展的程序和工作要求的文件。其表述方式可用流程图或文字叙述方式。3）业务流程/规范二、管理体系文件的架构和内容阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。表格是一种特殊的文件，通常空白的记录表格为文件，经填写后的表格为证实性资料（记录）。4）表格三、管理体系文件的编写要求1、质量手册的编写要求2、管理程序的编写要求3、工作规范的编写要求4、表格的设计要求1、质量手册的编写要求A、质量手册

8、的主要内容质量手册的内容方针和目标组织机构、职责和权限管理过程间相互作用的表述形成文件的程序或引用质量手册还应说明管理范围和对ISO9001：2008标准的删减的说明质量手册是总纲领，提供了体系文件的总框架，是对组织如何满足质量标准要求的诠释。1、质量手册的编写要求0.1管理者签发令0.2管理者代表任命书0.3手册说明0.4方针与目标1.0组织构架图和职能分配表2.0过程关系图3.0重要的术语4.0管理体系5.0管理职责6.0资源管理7.0过程管理8.0测量、分析和改