时间管理的构成要素.ppt

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1、时间管理的5个方法理论GTD6点优先工作制巴莱多原则麦肯锡30秒电梯理论莫法特休息法1GTD：GettingThingsDone.《无压力工作的艺术》GTD的五个步骤：1、收集2、整理3、组织4、回顾5、行动26点优先工作制美国伯利恒钢铁公司总裁咨询求助。近半个小时的交中，前20分钟耐心听最后拿白纸写下第二天要做的全部事艾维利请他仔细考量白纸上几十项，按重要顺序标出六件最重要的从第二天开始，每天都这样做。若总裁认为有效，推行至高层管理人员，直至公司一位员工。从濒临破产一跃成为当时全美最大的私营钢铁企业用了5年。效率大师艾维利的30分钟咨询获得了2.5万美元酬劳。管理界喻为“价值

2、2.5万美元的时间管理方法”。3巴莱多原则19世纪末20世纪初意大利经济学家巴莱多提出的。他认为，在任何一组东西中，最重要的只占其中一小部分，约20%，其余80%的尽管是多数，却是次要的，因此又称二八法则。其核心内容是生活中80%的结果几乎源于20%的活动。因此，要把注意力放在20%的关键事情上。4麦肯锡30秒电梯理论世界级领先的全球管理咨询公司麦肯锡公司曾经的一次沉痛的教训。该公司曾经为一家重要的大客户做咨询。咨询结束的时候，麦肯锡的项目负责人在电梯间里遇见了对方的董事长，该董事长问麦肯锡的项目负责人：“你能不能说一下现在的结果呢？”由于该项目负责人没有准备，而且即使有准备，

3、也无法在电梯从30层到1层的30秒钟内把结果说清楚。最终，麦肯锡失去了这一重要客户。5莫法特休息法《圣经新约》的翻译者詹姆斯.莫法特的书房里有3张桌：第一张摆着他正在翻译的《圣经》译稿；第二张摆的是他的一篇论文的原稿；第三张摆的是他正在写的一篇侦探小说。莫法特的休息方法就是从一张书桌搬到另一张书桌，继续工作。6时间管理的构成要素7构成要素1、分析工作任务2、安排工作顺序3、合理授权4、处理文案5、应对会谈6、控制费时活动7、利用空闲时间8构成要素之一：分析工作任务1、了解你的工作目标2、编制时间表3、评估你的时间9请考虑：如果，你马上要开始单位的试用，你有什么目标？根据这个目标

4、，你要从哪些方面去做？10分析工作任务之一：了解工作目标什么是工作目标？下一个节点性工作定量完成的指标工作目标的特点：目标是明确的目标是现实的目标是有时限的目标是可测评的11工作目标是明确的你的角色？你的任务与职责？什么是你部门的工作目标？什么是你的组织的工作目标？为什么要完成这些工作？如何完成这些工作？12工作目标的另外三个特点：目标是现实的：目标要有实现性，与时间等各种资源匹配。目标是有时限的：任务与职责的完成应有时限。目标是可测评的：某种形式的评估挂钩，如评估表等。13回头看看你的试用期目标：目标明确吗？目标可测评性如何？目标清晰地溢出行动方案了吗？14视频：平凡人的试用

5、期生活.rm日常生活中，你更像两人中的哪一位？没精神的是睡得多的还是睡得少的？普通大学毕业生每天的工作任务从哪来？名牌大学毕业生每天得过且过是不是因为自己胜券在握？或是没有表现机会？同样的角色和岗位，为什么会有不一样的工作状态？同样的谈判任务为何不一样的表现？15工作目标设定的设计流程你的角色？你的任务与职责？什么是你部门的工作目标？为什么要完成这些工作？如何完成这些工作？你在哪里？要往哪去？你的环境？有何意义？如何前往？16分析工作任务之二编制时间表工作目标的基本框架，编制一个时间表，分派什么时间做什么工作。如果是2-4周，你如何分配你的时间？用15-30分钟进行分割，你如何

6、分配你的每一天？记录活动：每晚三省17分析工作任务之三评估你的时间计算工作时间比：估计工作——时间比准备工作—午餐—推销—学习—途中—旅行10%10%25%5%5%45%明确必须占用时间的工作，识别耗费时间的活动；清楚你和你所在部门和组织的目标，以此确定你当前所做的事情和努力方向；编辑一个时间表，时间表制定后不突破，不提前，不滞后。18分析工作任务之三评估你的时间19你的时间使用如何呢？20构成要素之二：安排工作顺序确定优先任务日志系统误区21安排工作顺序之一确定优先任务考虑三点：紧急活动，重要任务，紧迫性—重要性之比工作任务按照重要性和紧迫性排列好优先顺序1、重要且紧迫2、重

7、要不紧迫3、不重要但紧迫4、不重要不紧迫22安排工作顺序之二日志系统（1）、挂图法：费时的工作任务（2）、日记法：每人一个小日记本记录数据资料内容详尽：做什么，时间，地点，方式等好记性不如烂笔头（3）、即时法：随时记录并及时收入笔记本后进行整理录入，做为工作中的提醒23安排工作顺序之三陷阱满足于计划绘制挂图----有计划与筹划却不去进行!满足于记录日志----似乎已经开始了却不再前进!24案例：张经理是珠海某著名四星级酒店的客房部经理7月某天上午8时，他刚踏入办公室秘书小李就风风火火地跑进来