文件与记录编写规范.doc

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1、文件与记录编写规范文件编号发布部门质保部初版日期修订日期生效日期版本修改共7页第7页Revisionhistory修订记录版本/修改修订日期（年-月-日）修订人修订简述过程绩效项次测量指标测量方法监视周期目标值编制日期审核日期批准日期文件与记录编写规范文件编号发布部门质保部初版日期修订日期生效日期版本修改共7页第7页1目的统一公司管理体系文件的编写格式。2适用范围适用于公司内部管理体系文件的编写。3职责3.1质保部负责本规范的编制，指导检查各部门按此要求编制文件。3.2各部门管理体系文件编写按照本规则要求进行，并报质保部备案。4编

2、写要求4.1文件总要求4.1.1文件的编制应尽可能简单、明了，易于理解，并在结构、表述、术语等方面保持一致。4.1.2各类文件之间的表述应保持一致。4.1.3技术与作业指示文件的编写按照《技术与作业指示文件编写规范》规定执行。4.2文件的结构4.2.1文件封面格式4.2.1.1质量管理手册封面(见附录A)。4.2.1.2程序文件不设封面，其正文首页为封面(见附录B)4.2.1.3管理规范(三级文件)不设封面，其正文首页为封面(见附录B)4.2.2文件页面格式4.2.2.1文件页面(见附录C)4.2.2.4程序文件和管理规范文件修改

3、在正文最后条款，见附录D。4.3文件正文要素4.3.1目录4.3.1.1如果该文件编写目录后能使阅读人获得对文件有一个总体概念，而且利于查阅该文件各章节，则该文件必须要有目录。如果此文件比较短小，则可不编写目录。4.3.1.3文件的目录内容包括：目录号、文件的章节名称及所在页码或文件编号。⑴编号与标题之间空一个字的距离；⑵标题与页码之间用“……”连接；⑶页码不加任何括号如()、｛｝、［］等；4.3.2正文要素4.3.2.1文件名称文件与记录编写规范文件编号发布部门质保部初版日期修订日期生效日期版本修改共7页第7页文件名称的措词应特

4、别审慎，力求简练，突出文件的主题，使之与其他文件区别开来。4.3.2.2文件修改记录绘制出修改记录表4.3.2.3目的扼要叙述文件编制的目的。4.3.2.4适用范围依据文件的基本内容，明确该文件的适用范围。4.3.2.5引用文件列出文件所涉及到的引用文件。4.3.2.6定义明确文件中特殊术语的定义。4.3.2.7职责明确相关部门、人员的职能分配。4.3.2.8工作程序或内容按要求具体阐述文件中所涉及到的内容，要力求层次清晰、文字精练内容简洁、清楚。4.3.2.9相关记录列出文件所涉及到的记录。4.3.2.10文件结束标记以文件页面

5、横向布局三分之一长的横线表示结束。4.3.2.11标明文件的编制、审核、批准文件的编写、审核、批准人签名(以电子文档形式签名)4.4层次划分4.4.1层次的名称层次的名称及示例见下表：名称编号示例章1节1.1条1.1.1条1.1.1.1段无编号或须列项说明的文件条文用⑴、⑵、⑶编号或a)、b)、c)文件与记录编写规范文件编号发布部门质保部初版日期修订日期生效日期版本修改共7页第7页附录附录A、附录B等进行编号4.4.2层次的编排4.4.2.1章⑴文件的章，应该从“目的”开始编写，用阿拉伯数字编号，编号连续下支，直到附录，但附录不编

6、阿拉伯数字。⑵每一章应有一个标题，放在其编号之后，并单独成一行，与后面的正文分开。4.4.2.2节节是章的有编号的细分单元，每一节应用一个标题，放在其编号之后，并单独成一行。4.4.2.3条条是节的有序编号的细分单元，第一层次的条可以进一步再细分为第二层次的有编号的条。4.4.2.4附录附录是该文件所提及到的图、表、说明等，附录的标号应采用大写的英文字母来表示。4.4.2.5编排要求⑴公司内部文件的内容层次编号采用阿拉伯数字，每两个层次之间加下脚点，章节条层次的编号均顶格起排，编号与文字之间空一个字的距离，条文应与章节条的标题对齐

7、，回行时顶格起排。⑵无编号列项说明的文件条文，每一项前均加带半个圆括号的英文小写字母，字母编号与文字对齐，字母编号与文字之间空半个字的距离，回行时顶格起排齐。⑶文件中公式应另行排在版心左右居中位置，很长的公式尽可能在等号处回行，如果做不到这点，就在+、－等符号处回行。公式中如有字符需解释，应注明“式中：”二字另行左起顶格排，所要注释的符号按先左后右，先上后下顺序紧接排在冒号后面，用双连接线与注释连接，双连线取齐。注释回行时与双连线后面的文字对齐。4.5表式和附录的编排要求4.5.1表头及表格画法4.5.1.1文件或记录表格中如果所

8、有单位相同时，则应将单位放在表的右上角。4.5.1.2表格画法采用封闭式，即要边框线。4.5.1.3如果表的长度超过两页或两页以上，应有每页重复表的编号，并应在编号后用适当的文字外加括号注明。……“表1(续)”，在表未完的各页中。……“表1(完)”