资料工作表的排序与筛选.ppt

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1、第6章資料工作表的排序與篩選6-1資料工作表的排序6-2資料工作表的篩選6-1資料工作表的排序6-1-1設定資料工作表的排序欄位6-1-2使用篩選設定排序欄位6-1-3使用篩選設定多欄位排序6-1資料工作表的排序-種類在Access資料庫的物件都擁有設計檢視和資料工作表2種模式的視窗，其說明如下所示：設計檢視視窗：在Access的設計視窗可以定義資料表欄位和查詢欄位等相關屬性，目前已經說明過資料表和查詢物件的設計檢視視窗。資料工作表視窗：顯示資料表記錄或查詢結果，簡單的說，這是一個使用二維表格顯示記錄的視窗，也是Access預設的資料表記錄編輯視窗。6-1資料工作表的排序-排序「排

2、序」（Sorting）工作是將資料依照特定的原則排列成遞增或遞減的順序，在此所謂的排序原則是指比較欄位內容的大小，一旦將記錄排序，我們就可以使用排列順序搜尋記錄，如果是數字欄位，還可以找出記錄中欄位的最大和最小值。6-1-1設定資料工作表的排序欄位在Access的資料工作表如果沒有指定排序欄位，預設是使用主索引鍵進行排序，如果沒有指定主索引鍵，就是以記錄輸入順序排列。當使用資料工作表編輯記錄時，我們可以自行指定排序欄位，讓指定欄位以遞增或遞減方式進行排序。6-1-2使用篩選設定排序欄位Access資料工作表提供功能強大的資料篩選功能，不但可以篩選，還可以進行排序，換句話說，我們可以

3、使用進階篩選/排序功能來設定資料表的排序欄位。6-1-3使用篩選設定多欄位排序Access的資料篩選/排序功能可以指定多欄位進行排序，不過在使用多欄位排序時，第1個排序欄位值是重複的，如此的多欄位排序在資料分析上才有意義。6-2資料工作表的篩選6-2-1依選取範圍建立資料工作表的篩選6-2-2套用和移除篩選設定6-2-3依表單建立資料工作表的篩選6-2-4依表單建立多個或的篩選條件6-2-5排除選取範圍的篩選6-2-6編輯資料工作表的篩選條件6-2資料工作表的篩選「篩選」（Filter）操作是指在資料工作表中，只顯示出需要的記錄，至於哪些不符合條件的記錄就隱藏起來，不過，記錄只有隱

4、藏，並沒有從資料表中真正的刪除。篩選的目的是為了在大量記錄之中，過濾出真正有用的資料。例如：選擇使用耳機聽音樂，其目的是為了過濾掉外界的雜音，所以在使用資料表進行資料分析時，篩選是一種非常有用的功能。6-2-1依選取範圍建立資料工作表的篩選在資料工作表建立篩選條件非常簡單，只需在記錄欄位選取條件字串後，馬上就可以使用選取字串作為條件來進行篩選。6-2-2套用和移除篩選設定-說明不同於第6-1節的排序，篩選設定在重新開啟資料工作表視窗後，並不會自動套用（設定的篩選條件仍然存在），讀者需要自行執行指令替資料工作表套用篩選條件。6-2-2套用和移除篩選設定-條件在擁有篩選條件的資料工作表

5、再次新增或刪除篩選條件時，一共會產生2種情況，如下所示：在資料工作表顯示全部記錄（也就是移除篩選）的情況：新增依範圍篩選的設定，就會刪除之前的篩選設定，成為一個新的篩選條件，但是並不會影響資料工作表的排序設定。資料工作表顯示篩選記錄的情況：新增依範圍篩選的設定，將會在原來的篩選條件下，再新增其它的篩選條件。6-2-3依表單建立資料工作表的篩選Access的資料工作表除了可以直接在記錄選擇篩選條件的字串外，我們也可以使用表單來選擇篩選條件的範圍。6-2-4依表單建立多個或的篩選條件-1第6-2-1節建立的多個篩選條件是使用「且」連結條件，如果想建立「或」連結條件，可以使用表單方式在已

6、經建立篩選條件的欄位，新增其它的「或」條件。例如：本節的範例除了第6-2-3節的篩選條件外，筆者先使用依範圍選擇【修課學分】欄位的條件，然後以此欄位新增2個「或」條件，如下所示：[修課學分]為21「或」[修課學分]為18「或」[修課學分]為176-2-4依表單建立多個或的篩選條件-2現在【學生資料表】在資料工作表篩選後只剩下4筆記錄，這是因為我們一共建立1個「且」和2個「或」條件，如下所示：[優先順序]為H「且」[修課學分]為21「或」[修課學分]為18「或」[修課學分]為17上述條件第1筆符合的是優先順序為H，修課學分為21的周傑倫，接著「或」條件為修課學分18，所以有王心玲和張

7、振嶽2筆符合條件的記錄，最後1個篩選為修課學分17，林俊傑記錄符合條件，一共有4筆記錄符合篩選條件。6-2-5排除選取範圍的篩選在資料工作表已經建立「且」和「或」的多篩選條件，不只如此，我們還可以建立「否」篩選條件，取得符合選取範圍之外的記錄。6-2-6編輯資料工作表的篩選條件不論是使用什麼方法在Access資料工作表新增的排序和篩選條件資料，我們都可以開啟「篩選」編輯視窗編輯這些排序和篩選條件。