《数据库原理与应用(Access)》第6章创建和使用报表.ppt

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1、第六章创建和使用报表1、报表的作用，类型及组成2、报表的创建方法、报表中的计算3、报表的打印知识重点本章学习内容6.1报表6.2创建报表6.1报表报表是数据库的对象，它是专门为打印而设计的特殊窗体。窗体主要用于显示查询数据的结果，报表则着重于数据的打印，两者之间的本质区别在于：前者最终显示在屏幕上，并且可以与用户进行信息交流，而后者没有交互信息功能，可以将结果打印出来。6.1.1报表的作用报表是Access中专门为数据计算、归类、汇总、排序而设计的整理打印数据的一种工具。在报表中可以按照一定的要求和格式对数据加以概括和汇总，并将结

2、果打印出来或者直接输出到文件中。如果要打印大量的数据或者对打印的格式要求比较高的时候，必须使用报表的形式。总之，报表是Access数据库对象之一，其主要作用是比较和汇总数据，显示经过格式化且分组的信息，并打印出来。6.1.2报表的类型数据是Access提供的常见的报表类型有4种，分别是：纵栏式报表、表格式报表、图表报表和标签报表。1.纵栏式报表也称之为窗体报表。在纵栏式报表中，每个字段的信息单独用一行来显示，其中左边是一个标签控件（字段名），右边是字段中的值，如图6-1所示。其特点是创建方法简单，并且可以完整显示表或查询对象中的字

3、段。图6-1纵栏式报表2．表格式报表在表格式报表中，一行显示一条记录，字段的标题名显示在报表的顶端，如图6-2所示。其特点是可一次显示表或查询对象的所有字段和记录图6-2表格式报表3．图标报表图标报表是将表或查询中的数据变成直观的图形表示形式，如图6-4所示。Access提供了多种图表，包括柱形图、饼形图、三维图、环形图等。图标报表是将表或查询中的数据变成直观的图形表示形式，如图6-4所示。Access提供了多种图表，包括柱形图、饼形图、三维图、环形图等。图6-3图标报表4．标签报表标签报表是将数据表示成邮件标签，如图6-4所示。

4、标签报表主要用于一些较特殊的用途，比如商品标签、客户的邮件标签、学生的登记卡等。使用一般的文字处理软件也可以实现这些功能，但当印制的数量非常大，且从数据表中取数据时，使用Access系统提供的标签报表，要比文字处理软件方便。图6-4标签报表图6-4标签报表6.1.3报表的组成在Access中，报表有三种视图方式，分别是：设计视图、打印预览视图和版面预览视图。设计视图主要用于创建和编辑报表的结构，打印预览视图用于查看报表的输出结果，版面预览视图用于查看报表的版面设置。在报表设计视图中其结构与窗体对象的结构十分相似，也是由5个节组成。

5、它们分别是：报表页眉节、页面页眉节、主体节、页面页脚节和报表页脚节，如图6-5所示。图6-5报表设计视图1．报表页眉报表页眉出现在报表的顶端，并且只能在报表的开头出现一次，用来记录关于此报表的一些主体性信息，即该报表的标题。2．页面页眉显示报表中各列数据的标题，报表的每一页有一个页面页眉。3．主体是报表显示数据的主要区域，用来显示报表的基础表或查询的每一条记录的详细内容。其字段必须通过文本框或者其它控件绑定显示。4．页面页脚出现在报表的底部，通过文本框和其他类型的控件，显示页码或本页的汇总说明。报表的每一页有一个页脚。5．报表页脚

6、显示整份报表的汇总说明，每个报表对象只有一个报表页脚。如果对报表的记录进行了分组，报表还可以包括组页眉和组页脚。6.2创建报表创建报表的一般过程是：根据基础表和查询，利用自动报表和报表向导创建报表的基本框架，然后根据实际情况在报表设计视图中进行修改。创建报表有多种方法：自动创建报表、使用向导创建报表、使用向导创建图表报表、使用向导创建标签报表等，同时还可以在报表中创建子报表。6.2.1自动创建报表“自动报表”功能是一种迅速创建报表的方法。当需要打印纵栏式或表格式报表时，使用自动创建报表最为简单。设计时先选择表或查询作为报表的数据来

7、源，然后选择报表类型为纵栏式或表格式，最后系统会自动生成报表，显示数据源的所有字段。1．纵栏式报表【例6.1】以“图书管理”数据库中的“读者”表为数据源，使用自动创建报表的方法创建一个纵栏式报表。方法与步骤：（1）打开要创建报表的“图书管理”数据库。（2）在数据库窗口中，单击“对象”列表中的“报表”选项，然后单击工具栏中的【新建】按钮，弹出“新建报表”对话框。（3）在“新建报表”对话框中，选择“自动创建报表：纵栏式”选项；在“数据来源表或查询”列表框中，选择报表所需要的数据源“读者”表。如图6-6所示：图6-6新建报表对话框（4）

8、单击“确定”按钮，系统将自动创建一个“纵栏式”报表，将数据源的所有字段显示在该报表中。如图6-1所示：（5）如果要保存该报表，单击菜单栏【文件】中的【保存】命令，系统弹出“另存为”对话框，如图6-8所示。在该对话框中输入报表名称，然后单击【确定】按