文员培训教材.doc

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1、文员培训教材专业好经验整理目录第一章办公室的十个成长机会第二章文件控制第三章文件及品质记录管理第四章如何成为上司的得力助手第五章时间管理第六章通用文件控制程序第七章常用的英文名词第八章PDCA与5W2H的工作方法第九章电话、会议及服务礼仪第十章5S&目视控制第十一章工厂管理概述与面试技巧第十二章工厂常用表格培训第一章办公室的十个成长机会环境、科技变化快速，光是学校教育已无法满足企业与个人追求进步之所需，因此需要不断的学习。但是有许多上班族会觉得，一天上班八个小时，再扣除吃饭、做家事、睡觉等，哪还有什么时间学习？更何况要学习的事物那么多，浩瀚学海，要从何处开始呢？于是许多人

2、大叹心有余而力不足。　　其实，学习不一定要正式坐在课堂上，办公室里一样有很多学习成长的机会，端赖你会不会运用。例如，当一个积极的救火队员，协助同仁解决各种疑难杂症，从解决问题中学习；参与公司的变革计划，担任其中的某些角色，从推动变革中学习；不断提升自己的绩效，时时思考如何把事情做得更好，从处理事情中学习。在办公室里的八小时，到处都可以学习，还怕没有时间？本期的管理高手书中书整理出十个在办公室里成长学习的机会，灵活运用，养成习惯，那么，生活就会是课本，生命就充满了学习，日积月累，功夫倍增，再多的挑战也不足为惧，成功自然会跟随而来。一、做一个机动的救火队员，随时帮助同仁解决各

3、种疑难杂症！我们由失败中得到较多，却鲜少由成功中得到教训。IT&T公司总裁季宁救火需要胆大、心细和技术，透过一次又一次的救火，胆子练大了，见识更广了，心思更细了，技术也得到了磨练。最重要的是可以把别人失败的痛苦，化为自己的经验。  在当救火队员执行任务时，请自问：　出了什么问题？问题的影响层面有多广？　为什么会出差错？　别人如何解决这样的问题？　我会怎么解决这个问题？ 二、时时思考如何把事情做得更好，不断提升自己的绩效。愈常練習，愈能掌握；愈能掌握，愈經常做；愈經常做，愈能掌握；愈能掌握，愈喜歡做。崔西顧問公司崔西对建设性的批评表示欢迎，鼓励他人提供这一类的建言，因为精益

4、求精是进步的动力，唯有不断找出做事的最佳方法，才能改善绩效。持续不断的做个人绩效的检核工作。每个星期可以利用十五分钟，在工作结束前仔细的回想一个星期以来的工作得失，并从中吸取经验。    我们可以将同事的回馈，作为自己绩效改善的依据，问问他们以下的问题：　我能在什么地方帮助你把工作做得更完美？　我该做什么才能让你的工作更具生产力？　为了让顾客更满意，我能为你做些什么事？　在你的工作中所遭遇到的最大困难是什么？　假如你是我，你会改变哪一件事，让工作更得心应手？三、参与公司内的变革计划，担任其中的角色，承担改变的任务。智能来自对一切身具浓厚、好奇的学习心；学习的心是迈向繁荣的

5、第一步。松下电器创始人松下幸之助　在变革的过程中，你可以：　主动争取变革的角色。　观察变革的推行与进展。　记录自己的意见。 改变常常蕴含着新的事物，革新的思考，藉由参与变革，更新自己的思维，实践除旧布新的行动，往往可以学得最多（尤其是担任行动者角色的人）。变革过程中需要四种角色的人：　发起人：掌握权力与资源，能透视未来、带动改变。　行动者：负责执行变革计划。　改革对象：实际接受变革的人。　拥护者：赞成及拥护改变的人。你可以选择其中之一的角色，来参与变革的计划。四、乐于与他人分享自己的经验与心得，协助他人学习成长。   想要妥善组织人与事，就必须让自己和他人全力发挥，还要真

6、正鼓励学习和推动学习。管理学家韩第（CharlesHandy）与他人分享的小技巧：　开会时多表达意见。　不要担心自己的意见不成熟。　不视失败为可耻的事，愿意坦承原因。 分享知识的方法　参加课程或会议后，必须从所学的课程中找出最重要的项目做简报。　每个月一次读书报告，讨论所选定的书、录像带或有声书的内容、其中有趣的论点，以及可以学以致用、改善工作的事项。　传阅信息与相关文章。　工作场所设立图书馆，购买一些相关书籍供员工阅读。 教学相长，藉由与他人分享，可以使自己的经验与心得进一步深刻化；有时候也可以因为分享而发生激荡，扩大了原有的心得。乐于与他人分享，他人自然也会乐于和自己

7、分享，增加自我学习的机会。五、养成终生学习的习惯，时时关注日常生活中的各个层面。老观念认为，学校应该把你「料理」熟了，才让你去工作；现在的观念是，你必须不断「料理」自己。资深教育家芭莉曼（SueE.Ballyman）　学习未必要在课堂上排排坐，看一本书、一篇杂志的文章、一场电影、一出连续剧，甚至逛街，都可以获益良多。只要投资很少的时间，相较于在工作上回收的效益比例，学习价值至少双倍以上。日常生活中，你可以这样做：看报纸→看社论，学习分析手法。看电视→看剧情片，增加人际启发。　　　　看广告，增加词汇和新知。逛街→看商店里的新产品