周贺来全套配套课件办公自动化实用教程第2版 PPT_6.ppt

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1、第6章办公中的演示文稿制作【本章导读】在一些办公业务中，如会议发言、单位介绍、产品说明等，经常有一些复杂的内容难以用语言描述，此时最好的办法是事先准备一些带有文字、图形、图表甚至视频、动画的演示文稿，用来阐明论点，然后在面向观众播放这些幻灯片的同时，进行更详细的讲解。本章主要介绍如何利用Office中的PowerPoint制作和播放演示文稿。2【本章要点】PowerPoint功能特点演示文稿的主要术语演示文稿的创建方法演示文稿中文字的编排演示文稿中各种对象的添加演示文稿的编辑与修饰演示文稿的放映设置演示文稿的显示与打印36.

2、1PowerPoint演示文稿及其制作术语6.1.1演示文稿的办公应用当进行学术交流、产品展示、工作汇报等场合需要介绍一个计划、一个观点或做报告进行演讲时，最好的办法是事先准备一些带有文字和图表的演示文稿，用来阐明自已的主要论点，然后在面向观众播放演示文稿中幻灯片的同时，可以进行更详细的讲解。46.1.2PowerPoint的功能特点MicrosoftOffice办公套装软件中的PowerPoint就是一款演示文稿制作软件，它可以制作内容丰富、效果生动的演示文稿。其主要功能特点如下：（1）可以作为屏幕演示（2）可以制作投影机

3、幻灯片及35毫米专业幻灯片（3）可以同时制作讲义、备注和大纲，并且可以在演示中作记号56.1.3演示文稿制作时的几个术语（1）演示文稿：PowerPoint文件称为演示文稿，默认扩展名为.ppt。（2）对象：是PowerPoint幻灯片的组成元素。（3）版式：是幻灯片中指对象的布局格式。（4）母版：母版包含着每个页面上所需要显示的对象。（5）配色方案：是一组可以用于演示文稿的预设颜色，也可用于表格和图表。（6）模板：是一个已经保存的演示文稿文件。66.1.4演示文稿的设计原则制作演示文稿的目的是给观众演示，能否给观众留下深刻

4、印象是评定演示文稿效果的标准。为此，在进行演示文稿设计时，一般应该遵循以下设计原则：内容重点要突出、格式设置要简洁、表现形式要直观、导航设计要清晰、颜色搭配要合理、声音效果要适当。在演示文稿中要尽量减少文字的使用，因为大量的文字说明往往使观众乏味，尽可能使用其他吸引人的表达方式，例如，使用图形、图表、示意图来表现。如果可能，还可以加入声音、动画、影片剪辑等，来加强演示文稿的表达效果。7在前面公务员考试实例基础上，本章实例进一步延伸。需要解决的问题如下：该省国税局公务员录用工作结束后，需召开一次工作总结会，包括招录工作概括、报

5、名情况汇总、考试情况分析、录用情况介绍、工作经验总结以及后续工作安排等。本章将以制作考录工作总结会使用的演示文稿为例，介绍演示文稿的制作制作好的演示文稿实例共由15张幻灯片组成，整体结构效果如图6-1所示。6.2本章实例说明86.3演示文稿的创建建立演示文稿时，一般按照以下的基本步骤进行操作：1．作好准备工作，搜寻相关素材、理清整体思路、确定整体风格。2．选择用来表现内容的模板，并确定各个幻灯片的适当版式。3．建立各个幻灯片，并在幻灯片中加入标题、正文等文字对象。4．在幻灯片中加入图片、表格、图表、结构图、图形、声音、影片等

6、对象。5．对幻灯片中各个对象的内容进行编辑、排版、设置动画效果。6．设置幻灯片之间的切换效果、超级链接、导航按钮、动作设置等。7．设置幻灯片的放映方式，并在需要时进行打包操作处理。96.3.1PowerPoint的界面组成106.3.2快速创建演示文稿框架快速创建演示文稿框架的方法有三种:第一种方法是利用“内容提示向导”创建，是初学者的最佳方法，它将创建演示文稿的过程及每步应该进行的操作步骤化，用户只需根据提示进行操作即可；第二种方法是利用“空演示文稿”创建,“空演示文稿”没有文字内容和背景颜色，只有框架，幻灯片的背景以及配

7、色都要由用户自己设计，此方法适合能够熟练地使用PowerPoint的用户；第三种方法，也是用户使用较多的方法是利用“设计模板”创建演示文稿，设计模板包含了一个预定义好格式和配色方案的演示文稿，一旦选择了一个符合设计的演示风格的设计模板后，只要根据自己的演示主题，选择版式，加入相应的文字即可，操作非常方便、快捷。116.3.3幻灯片中文字的编排演示文稿通常是由一系列具有主题的幻灯片组成，演示文稿能否充分反映主题，说明问题，文本是最基本的手段，创建好演示文稿框架后，接着就要向幻灯片中输入文本。1．在演示文稿中直接输入文字幻灯片一

8、般分为两个部分：标题区和主体区，标题区用于输入每张幻灯片的标题，主体区用于输入幻灯片要展示的文字信息。2.主体区中文本的输入单击幻灯片的主体区，在光标处输入文本，当输入的文本超过文本框的长度且文本为一个段落且时，不要按Enter键，让文本自动换行，输入完一个段落的文字时再按Enter键，若