《商务交流》教学课件 第 6章 书面沟通.ppt

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1、第六章书面沟通一、书面沟通1、书面沟通的优缺点优势：（1）可以回顾；（2）可以存档；（3）事前可以仔细考虑；（4）减少失误。劣势：（1）缺少有助于理解的肢体语言；（2）反馈较慢书信类型（1）肯定型：定单确认，索赔，提供信贷（2）中性型：证明，投标，辞呈（3）否定型：请求，拒绝订单（4）说服型：收款信，推销信，申请工作现场作业：写一封信书信格式（1）信头（2）日期（3）存档号码（4）称谓（5）正文（6）结束语（7）签字（8）日期2、撰写书面商务文档的准备明确目的收集资料组织文档整理材料二、内部和外部书面沟通1、内部书面沟通包括：规章制度、计划、总结、通知、备忘录

2、2、外部书面沟通财务报告、对外信函、合同三、书面商务沟通种类1、备忘录2、报告3、通知4、商务信函5、年报6、传真和邮件7、单据和问卷如何申请工作？1、你想要什么工作——理想做准备2、你能做什么工作——能力做测试3、有什么工作——现实做信息收集4、选择什么工作——申请申请面试如何书写报告一、报告的类型报告的定义报告是一种搜集研究事实的人与由于某种目的而要求提交报告的人之间的信息或建议的交流形式。报告的形式口头、示范、信函、便笺、表格、多页文件。报告的分类1、按长度：短报告、长报告；2、按语气：非正式报告、一般报告、正式报告；3、按主要内容：工程报告、财务报告、

3、营销报告、事故报告；4、按时间：每天报告、每周报告、月度报告；中期报告、进度报告、最终报告；5、按重要性：日常报告、特殊报告、紧急报告；6、按写作风格：叙述性报告、说明式报告、评述性报告、图画式报告、统计性报告；7、按流通范围：办公室报告、公司报告、公共报告、私人报告。二、报告的结构内容简介授权调查范围或目的程序或方法报告正文主要的事实最后部分结论建议（如有要求）附录（如有必要）1、内容简介的内容1）清楚地说明真正的主题；2）指出报告的目的、并介绍有助于理解这一目的的必要的背景信息；3）简介获得信息使用的方法；4）以最简单的形式总结结论、事实和建议等；5）说明

4、据以安排正文的计划——按以上结构，内容简介部分应该做到：（1）越简单越好，但要清晰；（2）正确地把读者的注意力吸引到你真正的主题和目的上；（3）与后面的内容相协调。2、报告的正文部分列出所有事实并进行分析，引导读者合乎逻辑地得出最后部分中的结论和建议。3、最后部分其作用在于简要、清楚、终局性地提出得到结论、建议。——成功的最后部分的特征是：（1）不引入任何新的观点；（2）与内容简介和正文部分相协调；（3）给读者留下你想留下的印象。三、如何起草和书写报告1、确定目标2、进行研究和搜集材料3、组织材料和计划报告4、写作报告初稿5、修改报告6、写出报告终稿