商务沟通(第五章商务书面沟通.ppt

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1、第五章商务书面沟通（商务写作）学习目标：有效书面沟通的特征、作用及技巧商务写作的一般过程及要点提升商务写作能力的方法商务信函、商务报告及其他常见商务文书的书写方法第一节商务书面沟通概述一、商务书面沟通的意义1．令人头疼的书面沟通问题(1)秘书或专职写作者会替我写(2)非写不可时，我可以借助于标准格式文件(3)我的工作是会计师而不是作家(4)干脆打电话好了2．书面沟通的重要性(1)信息表达更加准确(2)易保存，且不易“污染”(3)更加令人信服(4)比口头沟通更灵活(5)更具有经济性二、商务书面沟通的内涵和类型商务活动中的书面沟通种类有很

2、多。按其内容不同，可分为：信函、备忘录、报告、提议、记录、合约、指示、议程、通知、规章、笔记、计划、讨论文件等。每一个类型可能有多种形式，如报告可以是市场调查报告、财务报告，计划可以是年度计划、月计划等。按其信息载体不同，可分为纸张沟通(包括信件、备忘录等)、传真沟通、电子邮件沟通和电子会议系统沟通四种。三、有效商务书面沟通的特征国外的一些专家指出，有效的书面沟通应具备“ABC”三个特征，即：准确(accurate)、简洁(brief)、清晰(clear)。还有另一种提法称为“4C”，即：正确(correct)、清晰(clear)、完

3、整(complete)、简洁(concise)。本书将有效书面沟通的特征归纳为以下三点：1．内容正确、完整2．语言清晰、简洁3．较强的时效性第二节商务书面沟通的基本策略一、从沟通者出发的基本策略1．写作目的2．主要内容3．搜集材料二、从读者出发的基本策略1．读者的特征2．读者需要什么信息3．读者的反应(1)读者对你的信息感兴趣程度如何(2)你的要求对读者来说是否容易做到4．如何激发读者三、信息组织和写作方式策略第三节商务写作概述一、商务写作的一般过程1．准备阶段(1)构思(2)选材2．初稿阶段3．修改成稿阶段(1)修改(2)编辑二、商

4、务写作的注意要点1．积极2．清晰3．简洁4．礼貌三、商务写作的技巧1．改变写作任务(1)先写其他部分(2)先写出你的标题(3)做一做非文本工作2.改变自己的行动(1)休息一下(2)与你的读者“交谈”(3)谈谈你的观点3．改变自己的固有观念(1)放松“规则”对自己的束缚(2)对计划进行修改(3)在每页的顶部打上“草稿”字样(4)降低对自己的期望(5)不要沉溺于文笔(6)预料到写作的复杂性第四节商务信函的写作一、商务信函概述1．商务信函的重要性2．商务信函的分类3．商务信函的基本特征二、如何撰写商务信函1.商务信函的格式(1)信头(2)标

5、题(3)称谓(4)正文(5)签署(6)附记2．商务信函的写作要点(1)书写字体(2)信函礼貌(3)信封书写三、积极性信函的写作1.报告好消息2.列出细节3.论述其中可能出现的消极因素4.列举出读者的收益处并解释5．表达出良好祝愿的结束四、消极性信函的写作1．以缓冲语言开头2．说明理由3．清楚、简洁地表达负面信息4．积极肯定的结尾五、劝说性信函的写作1．吸引消费者的注意2．让消费者产生兴趣3．减少购买的阻力4．激发消费者的购买行动第五节商务报告的写作一、商务报告概述1．商务报告的内涵和分类2.有效商务报告的特征(1)清晰的结构(2)易于

6、阅读(3)良好的视觉提示(4)良好的写作和编辑(5)简短的格式二、正式商务报告的书写1．正式商务报告的书写格式(1)报告前页(2)报告主页(3)报告附页2．正式商务报告的修改(1)总体修改(2)逻辑修改(3)细节修改(4)视觉辅助材料修改三、其他几种商务报告的书写1．临时报告的书写2．行动报告的书写3．状态或进展报告的书写第六节其他常用商务文书的写作一、备忘录二、电子邮件三、明信片和答复卡片