高校档案保护问题探讨.doc

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1、高校档案保护问题探讨摘要：随着高校档案数量的不断增多，档案利用率也不断提高。延长档案的使用寿命显得越来越突出。如何采用科学方法保护档案，己成为高校档案工作人员曲临的一项重要任务。关键词：高校档案；保护近年来，各高校都相继建立了综合档案室，每年都耍接收人量的教学科研等各种门类资料，经档案室的整理、分类、编号、上架等一系列的工作程序转化为可以被利用的档案。但随着时问的推移，这些档案经受着种种不利因素的侵害，如不及时加以保护，将产生不可挽回的损失。因此，档案管理的一项重要任务是采取有效措施，最大限度地延长档案资料的寿命，以利于档案

2、信息资源的开发和利用。一、更新档案保护的理念，增强依法保护意识《中华人民共和国档案法》明确规定：“一切国家机关、武装力最、政党、社会I才1体、企业事业单位和公民都有保护档案义务”。因此，对高校而言，全体师主都要树立依法保护档案意识，在高校档案工作屮以规章制度的形式加以落实。首先是档案工作人员，他们是档案保护的直接责任人，对档案的日常保护负有特殊的责任。他们要先从思想上引起重视，才能把保护措施落实到日常的工作中。对档案保管人员耍进行保护理念的教育，提高保管人员的业务水平和现代化素质，运用科学的管理方法、手段,保证档案保管工作的

3、安全、便利、有效，实现档案管理的现代化。其次是要增强全体教职员工的档案保护意识。只有提高全体人员“保护档案”的意识，在各个环节都主动做好保护工作，才能使档案保护真正落实到处。再次，档案保护应有相应的制度保证。不少高校都对档案工作制定了规章制度，但还需不断完善，特别是在档案保护方面，要加强对各种档案保护设施的定期检查、维护制度等，使档案保护工作走上制度化、规范化的轨道。二、注意档案保护的层次性档案装具是指存放档案的各种夹、盒、箱、柜、架等物品，可分为内装具与外装具两种。档案装具一般具有保护和方便利用档案的双重功能。档案在保存过

4、程屮，为防止或减少存贮环境屮不利因素的影响，延长使用寿命，人们主要是利用档案库房、档案装具及有关调控系统的保护功能来达到这一冃的，而这些档案保护功能在构成上则具有明显的层次性特征，这些层次从形式上可分为外、中、内三个层次。外层，由档案库房构成，符合档案馆建筑设计规范的档案馆、库，密封性能好,能够防止日晒、雨淋、大气污染等因素对档案的破坏，同时具有防盗、防火等功能。中层，由档案外装具构成，有些是能够防止或减缓档案库房中的光照、灰尘、不适宜的温湿度等因素对档案的破坏。内层，由档案内装具构成，具有防光、防尘功能，能够减缓不适宜的温

5、湿度对档案的影响，并能防止对档案的挤压和机械磨损。各层次之间有机结合，为档案存贮创造最佳的外部环境。三、改善档案保护条件，加强防治结合档案保护要采取“防”的措施。即从提供一定物质条件和口常技术管理措施方面防止或减缓各种因素对档案的破坏，比如应该设计、建造符合要求的档案库房，控制库房内温湿度在适宜范围，预防有害生物产生，减少有害气体及灰尘等外界因素对档案的影响。这种防忠于未然的措施，不仅有利于档案的保护，而且由于未采用化学方法而不会污染环境。其次，档案保护要考虑“治”的方法。由于档案制成材料本身的性质及外界因素的影响，不可避免

6、会出现不利档案耐久性的因素，因此必须对档案进行保护、修复处理。档案修复法有很多种，在我们国内，凡是两面有字的档案,一般情况下采用丝网加固的方法进行托裱。在国外，对两面有字的破损的档案主要是用纸浆补洞法来修补，而且比较流行，一般档案馆几乎都装备了此类设备，使用时也很方便。四、电子档案的保护方法纸质档案发展到电子档案，在扩大馆藏内容、加快查询速度、提高服务质量的同时，也给档案管理工作带来了新的挑战，档案管理人员需不断地探索发现，不断地研究学习，不断地总结经验，使档案管理日益完善,紧跟现代高科技步伐，更好地为社会提供优质的服务。（

7、1）规范排放和使用。光盘的存放应置于盒中直立放置，避免大量堆叠，以防光盘翘曲，在使用过程中应避免摩擦和划痕造成光盘的损伤。（2）保持良好的温度、湿度环境。高温会使光盘氧化、变形或老化，潮湿会使光盘片基霉变。为此光盘存放的温度宜控制在14°C-24°C,相对湿度40%-65%。（3）注意避光。光盘材料的塑料保护层对紫外光极为敏感，阳光的直射会使光盘过早老化。因此，光盘要十分注意避光。总之，如何用最科学的方法保护好高校档案，是需要高校档案管理人员充分重视并不断深入探索的课题。相信在学校各级领导和有关部门的高度重视下，档案的保护工

8、作一定可以取得巨大的成效，档案工作也一定能在高校建设与发展中发挥更大的作用。参考文献：[1]刘小仙，电子档案的存储和保管探析，机电兵船档案，2007（6）[2]阴春枝，论档案保护方法屮的污染问题[I],档案管理，2001（3）[3]李玉虎。黄丽华，论我国档案保护标准建设，档案事业科学发展: