实现高校档案管理信息化的途径

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1、凰趱躯圆圆经验交流实现高凌挡窠管理信息化的途径◇杨军随着高科技的迅猛发展．我们已进入一个电子(室)网页，开展网上利用服务。高校档案管理服务要化、网络化、数字化、信息化的时代，以电子信息为核以网站为基础，进一步加快档案信息资源数据库建心的高科技突飞猛进并日益深入地影响到人们生活、设．尤其是电子文件全文数据库建设，在网站上实现学习和工作的方方面面。高校档案_T作者如何在纸质电子文件的实时管理和利用，实现档案信息资源数字档案与电子档案的变革中．加强档案管理信息化建化数据库化、档案信息服务利用网络化、档案信息管设。

2、建立起与之相适应的服务模式．是摆在我们面前理法制化。二是建立电子文件(档案)数据管理中心。的课题。高校档案管理部门必须以新时期高度发展的电子文件(档案)数据管理中心集中管理网站内各单电子科技为依托．实现档案管理服务模式的创新，从位的归档电子文件，并在网站上提供有限制性或非保社会需要、学校需要的角度出发．以学校内#f-的利用密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源者为服务对象，以库藏档案信息为服务内容，以多种共享。其优点是覆盖面广，内容丰富，利用率高。三是服务方式为手段．为档案的开发利用创造一个广阔的开

3、展电子文件的自动上传收集。目前，由于电子文件空间，实现高校档案信息资源的共享。收集工作与传统纸质档案收集工作有很大差异，许多一、加强制度建设，规范管理行为电子文件的形成通过下载和上传就完成了。因此，高目前．高校档案信息化建设还缺乏统一的标准，校档案馆(室)可以改变传统工作模式，在第一时间完原有的档案管理规章制度-dz不完全适应档案信息化成电子文件的收集归档。四是开展在线服务。高校档的需要。面对这种情况，高校应根据自身的特点，注意案馆(室)可以在网页上通过汇编专题、提供数据库查吸收相关行业的管理标准和经验，制

4、定完善的、符合询、电子信箱等服务方式，让利用者与档案馆(室)在实际需要的档案信息化建设方面的管理制度和规范网上进行快速通信、信息交流；高校档案馆(室)回答标准，以保障高校档案信息化建设工作安全、有序地开展。此外，数字化档案的收集、保管、利用等各个工服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询。提供作环节也需要进行重新设置。首先．数字化梢案的收咨询和资讯服务。集。收集手段主要通过计算机网络管理来完成。由于三、加强安全措施建设。确保档案信息安全高校校园网建设已达成熟阶段．学校各部门均已接档案实行信息化管理具有快捷、

5、优质、高效的特通，所以数字化文件归档将是一种很便捷的方式．只点，但也存在安全隐患。一方面，应采用必要的技术手需各部门文书处理人员在完成本部门电子文件的形段加以防范。当前，各种技术防范手段不断推出、升级成积累及归档工作后，通过校园网发送到档案管理部更新，包括加密技术、签署技术、防写技术、网络监控门即可。一般应在完成逻辑归档f即电子文件的原存储技术和访问权限控制技术等。高校档案部门应该对其位置不变)后，把需要归档的电子文件集中下载到档案进行充分综合运用，提高安全性。另一方面，通过建立管理部门可脱机保存的存储介质

6、上．完成物理归档。完善的安全管理制度加以防范。高校档案部门应建立其次，数字化档案的保管。由于数字化档案载体的特一整套科学、合理、严密的管理制度，对每份电子档案殊性，档案存放方式由档案柜架变为用数字存储器存均实行“全过程管理”，从每一个环节防止信息失真。储，保管的重点是保证数字档案的可读性和可利用四、加强自身素质培养。提升档案管理水平性。同时，应防止信息丢失、被非法更改等。最后，数字高校档案工作者不仅要自觉适应新形势的发展，4t=档案的利用。文件制作与档案管理应采用同一系统不断加强学习，更新知识结构，提高自身

7、的分析研究软件，在文件制作的工作平台上，将文件内容已包含能力、文字材料的写作组织能力和运用现代化手段的的检索字节，如文号、题名、密级、作者、形成时间等用管理能力。还要培养三种精神：一是敬业精神。热爱档一定的格式固定下来，再加上档案管理的部分编号如案事业，熟悉高校档案信息化的各项业务、环节、步档号等，做到文件制作与编制检索工具基本同步骤，掌握各种载体档案的管理办法，成为一专多能的二、创新服务手段。拓展服务功能档案管理人才：二是探索精神。勇于打破传统档案管要加强高校档案馆自身的信息化建设，高校为档理的条条框框，

8、善于提出改进工作的意见和设想，在案馆服务功能拓展提供有力支持。首先要以新的信息档案工作上有创新、有突破：三是求实精神准确把握服务理念为指导，强化改革创新、主动服务的意识。不高校档案信息化发展所面临的新形势，以求实创新的断扩大服务范围，拓宽服务领域，力求面向高校的每精神，创造性地开展工作，为高校档案信息化建设提一位教职工，最大限度地开发利用档案信息资源，实供有效服务。现档案信息服务全员化。其次在服务手段上，要充分利