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1、高效会议管理技巧主讲：张晓彤2第一讲当今会议面面观会议的意议1.会议是一个集思广益的渠道2.会议显示一个组织或一个部门的存在3.会议是一种群体沟通的方式会议的目的1.开展有效的沟通2.传达信息3.监督员工、协调矛盾3第1讲当今会议面面观4.达成协议与解决问题5.资源共享6.开发创意7.激励士气8.巩固主管地位会议的种类1.按人数分类:团体会议一对一会议42.按开会方式分类:面对面会议电话会议视频会议3.按开会目的分类:宣布人事安排、讲解政策的会议当众个扬或批评别人的会议临时处理突发事件的会议固定的团
2、队会议集思广益的会议第1讲当今会议面面观5会议的频率1.固定的部门会议:至少每月一次2.全体会议:至少每两月一次3.处理突发事件的会议:随时4.一对一会议:按需要会议成本的计算1.会议的时间成本2.直接的会议成本3.效率损失成本第1讲当今会议面面观6第二讲会议效率不高的原因及解决方案会議效率不高的原因及预防性管理1.会议的通病---效率不高公司的主管都不知道何时是开会的最好时机许多主管对于何时开会几乎都不征询员工的意见有些“必须到会”的员工,因为已经与重要客户或政府官员有约在先,根本不能出席,这使得
3、会议讨论很难进行.72.会议效率不高的原因及具体表现第2讲会议效率不高的原因及解决方案项次原因具体表现(1)时间会议按排在即将午餐的时间,每个人都饥肠辘辘,无心开会(2)地点会议地点设在经理办公室,致使会议被频繁打断,无法正常进行.(3)开会对象的选择必须出席会议的人未到,通知来的是一些可有可无的参加者.(4)主持人的技能会议主持人缺乏影响力、说服力,被参会者牵着鼻子跑,无法达到会议意图.(5)参会者的技能参会者发言混乱,既不知如何表意,又不知如何引退,致使会议失败.(6)会议的准备工作开会前没有通
4、知与会者相关事宜,致使会议拖沓而无成效.(7)开会的原因、目的和结果开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确,致使会议毫无意义、宣告失败.8第2讲会议效率不高的原因及解决方案1.预防性管理会议效率不高的原因预防性管理措施时间会议一般应安排在周二至周四上午或是下午两点半之后,避免安排在周一或周五.地点地点尽量设置在一个封闭的会议室内,而且最好围着圆桌进行.开会对象的选择事先通知必须出席会议的人,将出席会议的人分为必须参加者、可以旁听者和可选择参加者几类.主持人的技能选择具有亲和力、影响力的人
5、担任主持人一职.参会者的技能参会者一定要具有倾听能力.会议的准备工作一定要提前做好具体的准备工作.开会的原因、目的和结果在会议举行之前将开会的原因、目的和结果通知所有的参会者.9第2讲会议效率不高的原因及解决方案高效会议的八大特征会议规范1.会议时间安排的规范上午8-9点之间,正是员工从家到公司,准备开始一天工作的时候.上午9-10点之间,员工已经开始进入工作状态.上午10-12点或下午1-3点之间,最适合调动员工集思广益.下午3-5点之间,最好不要安排会议.10第2讲会议效率不高的原因及解决方案2
6、.会议规范本身所有与会者将每周工作安排时间表交给会议安排人,以找出最适宜所有参会人的开会时间.超过1小时的会议应有书面通知、议程表及相关资料.所有与会者都要准备在会上发言.准时开会,准时结束.各业务单位负责人对决议能否达成负责接责任.所有与会者应知道维护别人的尊严,不在会中羞辱别人,这条规则最重要,需特别注意.11第2讲会议效率不高的原因及解决方案意见不同是好事,议论才能面面俱到,甚至有人扮“黑脸”.会议结束2-3天后,所有与会者应拿到会议记录.所有与会者应承担起对会议质量进行反馈的职责.必要时请第
7、三方监控,以保证会议质量.3.固定的会议流程规范一个中心两个基本点12第三讲开会前的准备工作是否要开会1.无需开会的“五个如果”已经按惯例每周聚会会议成本太大还有比开会更好的方法没什么特别的事情要讨论你是唯一做决策并且知道该怎么做的人(开会让他人参与只能把问题弄糟)如果13第3讲开会前的准备工作2.必须开会的“五个如果”准备工作的作用1.1H5WWhy:会议的目的必须把信息同时传达给很多人有些事情需要当众表扬或批评要让别人参与决策以集思广益听取部门汇报工作如果给小组委派任务14What:讨论的话题W
8、ho:参会者(确认与否、事先准备)When:日期及开始、结束时间Where:地点及设备How:规章制度2.特殊提醒会议准备工作核对单1.了解会议的目的;2.是否一定要开会;第3讲开会前的准备工作153.确定会议的形式;4.安排会议的议程;5.决定会议的时间;6.确定会议的主持人;7.决定会议的地点;8.研究会场如何布置;9.确定出席人数;10.安排出席者座位;11.是否准备会议名签;第3讲开会前的准备工作1612.是否安排交通工具;13.是否安排与会者住宿;14.是否
