档案管理信息化研究.doc

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1、档案管理信息化研究　　摘要：随着信息化与时代的共同发展，信息化技术已经深入到了各行各业之中，档案部门的管理工作向来十分的复杂繁琐，因而将信息化引入到档案管理之中，建立起档案管理信息化制度将会极大的促进档案管理工作的效率。档案管理部门应当改变以往陈旧的管理模式，积极的构建全新的管理体系，只有做到了这些才能避免让档案机构变成单纯的收藏组织，提升档案管理的效率，让档案管理创造出更多的经济效益。笔者将结合自身多年对档案管理信息化的研究经验入手，深入的讨论如何将信息化全面的贯彻到档案管理的工作之中，以期可以为相关行业提供一些参考性的建

2、议。　　关键词：档案管理；信息化；问题与对策　　如今高速发展的信息化时代，档案管理工作应当摒弃旧的观念，积极引入全新的信息技术，结合当代的企业管理发展大趋势，运用信息化的手段对档案进行系统化的管理，为企业注入更多的活力。企业在实现信息化管理的过程中仍然会遇到较多的问题，为了能够让我国档案管理信息化真正的步入正轨，需要相关的单位与人员对所发现的问题进行及时的解决，从而提升档案管理信息化的效率与质量。　　一、档案管理信息化的具体内容　　档案管理信息化概念　　档案管理信息化的具体含义是指利用先进的信息化技术、计算机网络技术、数字自

3、动化原理等，对已有的档案资源进行科学的分配与系统的处理，以实现将档案管理资源共享与分类等功能。利用数字化与自动化技术对档案管理进行加工，根据不同的专业、行业特点，同时根据不同的标志、种类等进行分类，方便信息化的管理。　　档案管理的具体内容特性　　1.基础设施的建设　　对于信息化而言，基础性设施建设是必不可少的成分之一，信息资源开发利用需要依托稳定的基础设施建设，将科学的信息技术与资源开发应用到位[1]。信息化的核心是资源网络共享，利用网络对档案信息进行传输、交换与共享。　　2.信息资源建设　　档案信息由于其自身独特的重要地位

4、，使得逐渐成为了我国当下与日后发展的核心战略资源之一，而对其的开发利用则是档案信息化的核心任务之一，同时也是档案信息化建设的目的所在。　　3.标准规范的建设　　档案信息化建设的重要标准之一是标准规范的建设，包括了对电子档案、电子图书、电子文件以及电子邮件等的规范标识、查询、存储、管理与使用等，对其进行系统化的构建，从而形成一套定型的规范体系。　　二、档案管理信息化的具体意义　　实现企业内部信息的有效沟通　　传统的档案管理主要依托于纸质的文档，企业内部的信息流通也往往通过纸质的文件进行，不但信息在企业内部流通的效率低下，还极容

5、易造成纸质文件的遗失或损毁，对档案管理带来了极大的影响，对企业的损失也不可估量[2]。纸质文件的传输速度也是一大问题，很多的问题具有时效性，如果传输的速度较慢，那么对企业带来的影响与损失会加大。因此在企业内部构建档案管理信息化，将企业内部的信息统一的结合起来，汇集到一套系统中去，不但可以强化员工内部之间的交流沟通，还会显著的提升档案管理的速度与效率，同时更加的节约成本、提高资源共享的能力，对企业而言有着极大的利好。　　对工作效率的提高　　传统的纸质档案管理方法不但效率低下，而且很容易出现错误，例如查询的系统不完善，对一份信息

6、进行查询的过程较为的分散，每一个员工的查询内容均不相同，导致了档案管理人员需要耗费很多的时间对不同的任务进行处理，同时企业内部的档案管理人�T一般数量不多，更加促使了档案管理工作难以一对一的开展，造成了档案管理效率的下降[3]。而除了会直接导致工作效率下降等现象发生外，还有可能打击了员工的工作积极性，让档案工作更加的不理想，造成了恶性循环。当实现了档案信息化的管理之后，便可以利用计算机搜索引擎对档案信息快速的搜索处理，极大的提升了检索的效率，工作人员只需要使用计算机系统进行查询即可。同时查询的准确度也将更高，避免以往出现错误

7、的查询事件发生。企业需要投入更多的资金与人力，加大对档案管理部门的投入，让企业档案管理工作更加的符合时代的需求，利用档案管理信息化为企业的发展提供更大的助力。　　降低成本　　以往的企业档案管理主要依赖于纸质文件，因而每年需要花费较多的资金成本购买纸张，且由于数量众多，购买之后还需要足够的人力进行整理，过程中将耗费巨大的人力与物力[4]。而信息化的档案管理则会为企业减少一定的成本开支，工作人员只需要将信息录入进档案系统之中，并不需要较长的时间对文件进行整理归纳，节省了较多的人力与财力支出。在管理成本方面，企业的管理层作出决定之

8、时，也不必依赖于纸质的文件传递，可以通过信息化的档案管理及时的收取或发送信息，极大的提升了信息的时效性，提升了企业的工作运转的效率，避免正常的工作因为时间的延误而受到影响。　　三、档案管理信息化所面临的问题　　档案信息化工作没有受到足够的重视　　如今很多的企业只单纯的注重经济利益价值，往往