企业会计档案管理存在若干问题和对策

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1、企业会计档案管理存在若干问题和对策　　随着我国社会主义市场经济的不断发展，企业在经济活动中需要查阅会计历史资料的情况已经越来越多，如企业改制、重组、兼并、诉讼等均须不同程度查阅以前年度的会计资料，企业会计档案管理规范与否将直接影响其能否准确及时提供历史会计资料，从而影响企业的经济活动，因此会计档案管理的重要性也就愈发重要。笔者通过多年的会计实务，总结了企业在会计档案管理方面存在的一些问题，并提出了相应的解决对策，供同行参考。一、目前企业在会计档案管理过程主要存在以下问题：1、未建立会计档案管理制度。《会计档

2、案管理办法》要求各单位建立会计档案的立卷、归档、保管查阅和销毁等管理制度，有些单位对此重视不够，没有按规定建立会计档案管理制度，有些虽然建立了会计档案管理制度，但制度不够完善。特别是对于那些开业不久的企业，在会计核算方面也不规范，会计人员经验不足，在档案管理方面更是一片空白，不知道哪些会计档案要归档保存，有的企业是只要搞完上年度企业所得税汇算清缴，就把上年度的账给销毁了，使以后查账无从查起。72、未能正确理解会计档案的范畴。《会计档案管理办法》明确了会计档案的范畴，指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专

3、业材料均属于会计档案，实务中有些财务人员对此理解不够完整全面，在实务中没把握好哪些属于会计档案，哪些属于非会计档案。还有的企业既设有企业档案室，又设有会计档案室，但对哪些属于会计档案室应保存的档案，哪些是公司档案室应保存的档案，没有明确的区分，互相混淆，一旦找不到会计档案，就互相推诿，使难已追究档案丢失的责任。3、未及时将会计档案归档。《会计档案管理办法》规定各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。实务中存在有些财务人员未能在会计年度终了及时归档，而

4、是按自己的时间整理归档会计档案的现象，从而造成一些会计资料的损毁或遗失。在企业的日常业务中有的企业在归档时，将合同、报告等单独从凭证后抽出来装订，结果造成这些重要的合同与会计凭证无法关联，使查找起来特别困难。还有的企业会计只是做凭证，而把凭证附件的整理和凭证的装订交给文员去处理，由于文员没有做过会计，缺乏专业知识和工作经验，结果将一些重要的原始凭证如重要的合同、支付凭证、供应商开具的收据、委托付款函等没有装订在内，造成会计档案的不完整，证据链缺失，一旦公司发生诉讼，造成败诉等极不利的局面。74、借出或擅自提

5、供查阅复制会计档案。《会计档案管理办法》规定各单位保存的会计档案不得借出，如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或复制。实务中有些财务人员为图自己省事，将单位的会计档案借出，或者未经单位负责人批准，擅自提供查阅复制会计档案，会计档案借出去后不及时要求借阅人归还，时间久了，造成会计档案丢失或主要的附件丢失，造成单位会计档案的毁损。5、未正确区分会计档案的保管期限。《会计档案管理办法》规定会计档案的保管期限分为永久和定期两类，定期保管期限分为3年、5年10年、15年和25年。实务中有些财务人员对此未能正

6、确区分，从而造成会计档案管理混乱。6、未按规定销毁会计档案。《会计档案管理办法》规定保管期满的会计档案须由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见后由档案机构和会计机构共同派员监销。实务中有些单位存在由财务人员直接销毁会计档案的现象，使一些舞弊证据得以毁灭。7、未能妥善保管好为结清的债权债务原始凭证。《会计档案管理办法》规定保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证不得销毁。实务中有些单位在销毁保管期满的会计档案时对此关注不够，使得未了事项的原始凭证

7、也被销毁，给单位造成不应有的经济损失。78、未保存纸质会计档案。《会计档案管理办法》规定采用计算机进行会计核算的单位应当保存打印出的纸质会计档案。实务中有些财务人员过分信赖计算机，将会计核算资料全部保存在计算机中，忽略了计算机病毒和计算机丢失损毁可能造成会计核算资料灭失的风险。二、完善会计档案管理工作的对策1、统一思想，加强领导，提高档案管理的重要性的认识，规范管理。《档案法实施办法》第五条指出：“机关、团体、企业事业单位和其他组织应当加强对本单位档案工作的领导，保障档案工作依法开展。”《会计档案管理办法》

8、第四条则更加明确地规定：“各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。”由此可见，是否重视对会计档案的管理，是一种严肃的法制行为。各单位的领导一定要提高依法加强会计档案管理的意识，从法律的高度来依法加强管理，切实把会计档案管理列入领导工作的议事日程，使会计档案管理走上法制化的轨道。72、加强会计档案工作人员的全面培训，提高管理人员的综合素质。会计档案管理