采购与付款内控流程.doc

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1、文件编号HR-CW-003版本/版次A/0制订部门财务部生效日期2013年11月15日文件名称采购与付款内控流程页码共9页目标：加强公司采购与付款管理，规范采购与付款的作业程序范围：•本程序适用于公司的采购与付款管理•本程序与公司财务管理制度相衔接•本程序与公司存货管理程序相衔接一、采购与付款内控流程——相关部门人员职责职位职责总经办审核重大采购项目；批准供应商采购与付款政策制度的确定；参与供应商合同签订的谈判生产部副总经理参与供应商选择、谈判；决定选择供应商物控部编制采购计划；编制计划外采购，

2、并审批采购部经理参与供应商选择、谈判；与供应商签订采购合同；审核年月采购计划负责采购退货事宜采购部职员调查供应商资料，收集主要材料价格，评估供应商能力；将采购的订购信息记录于ERP系统中；修改供应商档案文件;复核材料质量,工程图，报价备案；与供应商协商退货事宜。品管部检验货物质量负责提出退货或折让意见仓库将收到的货物与系统中的采购信息进行核对记录、确定收到的货物合理保管货物应付账款会计核对原始凭证，开出付款凭证总账会计→出纳批准付款凭证→执行结算事宜二、供应商筛选以及价格确定控制管理目标：确定合

3、适的供应商，与符合要求的供应商建立关系；合理确定采购价格，降低采购成本关键控制点：•建立供应商档案，与符合要求的供应商建立合作关系•要求供应商提供成本核算明细表，由价格管理员对供应商报价的成本构成进行比较与核算•采购价格需经总经理的批准，副本财务部留底备查注释：•价格管理员应知晓公司原材料市场价格水平•价格管理员建立采购价格信息库，记录历次采购的时间、价格，作为价格核算与价格谈判的依据•价格管理员进行价格核算时，应详细分析供应商的各项成本构成，并在各供应商之间进行横向比较，充分评估供应商报价的合

4、理性•根据需要采购的物料种类，寻找供应商；现有供应商可以满足需求，不另寻新供应商•与供应商进行价格谈判过程，应由采购部经理、采购员、价格分析员共同参与，并形成相应得会谈记录•与供应商谈判确定的价格，需由总经理批准；价格确定后，加入《协作价格表》三、新供应商开发控制管理目标：确保新开发供应商的供货能力及供货质量能满足公司生产需要关键控制点：•收集供应商资料，采购部内部进行初步审核，确定是否有合作空间•质量部重点对供应商质量等进行复审，并将相关检测部门报备•样品检验合格，申请小批量试用；试用结果满足

5、生产要求，将其添加入公司供应商档案•对第一批小批量物资进行全检，检验合格后方可进入合同签订流程注释：•采用网络寻找、招标等形式广泛收集供应商资料，从中筛选至少3家备选供应商，•要求供应商提供的样品不少于一个批次的数量•电器类配件需要申请备案•对第一批小批量物资进行全检，形成《全检纪录》，交采购部归档•不符合公司生产要求的样品应及时报废，其相关操作参照固定资产报废流程执行•若所有备选供应商产品均满足公司生产需要，则报主管副总择优选取供应商，并将未选中供应商资料也添加入供应商档案•建立供应商档案需提

6、供以下资料采购部应保证供应商档案资料的真实、准确。需提供以下资料：1、开票公司名称营业执照副本复印件；2、组织机构代码副本复印件；3、国税证副本复印件；4、一般纳税人需提供国税证盖章页复印件5、地税证副本复印件6、收款人姓名或收款公司名称、账号、收款银行7、以上文件必须（并加盖公章）三、停止与供应商合作流程管理目标：对不合格供应商予以淘汰，确保生产关键控制点：•终止与供应商的合作应由采购部或供应商提出书面申请，并由采购部经理开具供应商取消资格建议书，以报主管副总评审•应视供应商对生产影响程度，采

7、取不同措施•淘汰供应商后通知相关部门•终止合作后，供应商申请获取货款余额应提出书面申请，由采购部协同仓库、质检等部门进行索赔清查，出具书面报告，由供应商签字确认•对供应商的处理结果应报主管副总审批；审批通过后方可支付剩余货款注释：•在供货过程中出现以下情况，应终止与供应商合作：1）重大质量问题给公司造成损失；2）出现问题不整改或屡次不参加协调；3）经常不及时供货造成严重脱节；4）供应商主动提出终止合作•供应商对生产无影响或影响较小，直接淘汰；若供应商对生产影响较大，则应在开发新供应商成功后淘汰•

8、终止合作后，供应商提出获取货款余额书面申请，应详细说明停止供货原因、产品型号和停止供货时间•物流中心对供应商所供应产品进行仓库清查，出具《仓库清查报告》；品管部对客户索赔情况以及生产因供方产品造成的损失进行整理，出具书面报告•采购部汇总相关资料，形成处置结果报主管副总审批•通知财务部按基本合作合同进行金额付款四、采购合同签订与复核的控制管理目标：所有的经济行为都有合同保护；合同符合国家法律法规；合同内容足够详细，保护企业利益。关键控制点：•公司建立一套规范的订立合同机制，并书面确定；采购基本合同