会议策划与组织.doc

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1、会议策划与组织项目一会议概说任务一会议含义与要素一、会议的含义会议是人们最常见的一种交往形式，会是指多人相聚，议是指协商事宜，会议合在一起就是人们通过一定的形式和程序、协商事宜、交流信息、沟通情感、达成共识的一种重要行为过程，使人们在社会生活中处理有关问题的一项经常性的活动形式。会议必须具备以下三个条件：（1）必须由两个以上的人参与（2）必须有一定的议题和目标（3）必须通过一定的程序达到目标二、会议的要素会议名称、会议议题、会议主题、会议时间、会议地点、会议议程、会议人员（主办者、主持人、参加者

2、）、会议形式、会议结果任务二会议的功能与分类一、会议的功能（一）提供信息（二）交流经验（三）解决问题（四）宣传政策（五）沟通情感二、会议种类（一）按会议规模分类：大型会议、中型会议、小型会议（二）按会议阶段分类：预备会议、正式会议（三）按会议的手段分类：常规会议、电话会议、电视会议、网络会议等。任务三会议不良现象及解决对策（有印象）一、会议不良现象4.为表功而开会5.为推卸责任而开会6.为避免尴尬而开会（一）会议缺乏意义1.为交际而开会2.为惯例而开会3.为攀比而开会（二）会上议而不决1.推卸责

3、任2.追求完美3.习惯拖延4.信息阻塞（三）讲话滔滔不绝（四）态度自由散漫（五）会议不计成本任务四秘书与会议一、会务工作对秘书的要求«（一）职业道德要求1.树立正确的服务观念2.爱岗敬业，严格自律3.严守纪律，保守机密（二）业务素质要求1.娴熟的服务技能2.出色的沟通能力3.灵活的应变能力（三）心理素质要求1.性格开朗积极乐观，用良好心态对待会议的每一个环节和每一个参会者2.良好的自我控制能力，能够在各种压力下迅速找到问题的解决办法3.忍耐宽容地对待会议中的各种人和事，针对不同的人不同的要求要以

4、一颗平和的心去理解和体谅4.增强自我调节能力，避免复杂环境和不良情绪的干扰。项目二会议的策划与准备任务一会议策划与会议方案一、会议策划会议策划是会议的总体构思，是对会议过程中各个环节所作的初步安排和打算。二、会议方案会议方案，也称为会议策划方案，是会议策划的具体体现，其中应完整地提出会议的基本构想和各项准备工作的情况。（一）会议方案的格式1.标题：会议方案标题写成“XX会议方案”或“XX会议策划书”。2.正文：会议名称、任务、意义、形式、日程安排、经费、准备工作等各方面情况。3.落款或签署：会议

5、方案最后要写明具体的策划部门或策划人员并注明成文日期。一、会议议程、日程和程序«（选择或简答）（一）会议议程会议议程包括：会议的议事程序和列入会议的各项议题。它是对会议顺序的总体安排，主要涉及会议所讨论的具体事项，需要解决的问题。（二）会议日程会议日程是对会议每天活动的具体安排，也可以看作是会议的时间表，应该具体列出每天每个时间段会议的详细内容，以控制会议的进程。会议日程包括主题活动和各项辅助活动，如聚餐、游览、参观等。凡是一天以上的会议都要制定会议日程。（三）会议程序会议程序具体规定一次会议的

6、详细步骤，它既可以让与会代表了解会议内容和顺序，同时也是会议主持人掌控会议的依据。甘特表是20世纪初由亨利甘特开发的一种线条图，横轴表示时间，纵轴表示要安排的活动，线条表示在整个期间上计划和实际活动完成情况。甘特表的优点是简单、明了、直观，易于编制，因此到目前为止仍然是小型会议项目中常用的工具。任务二会议机构的组成和人员选择（理解分工）一、成立会议机构为了保证会议的顺利进行，会务人员要进行分工，及各负其责，又相互配合，共同完成会议的准备工作。小型会议：设立会务组，选派专人进行会议筹划、组织、安排

7、、协调等工作。大中型会议：建立完善的会议组织机构，将各项工作细分到各小组，各小组在统一指挥下，分工合作，共同承担会务工作。1.秘书组负责会议文字工作及领导在会议期间交办的各项任务。2.材料组负责会议材料的印刷、发放、保管、回收以及会后材料的汇集、归档工作。3.组织组负责代表的编组、签到、代表资料审查、会议协调、会议进程的控制等。4.技术组负责会议各种设备安装、调试、维护等工作。5.财务组负责会议预决算工作，会议费用的筹集，会务费的收取，会议开支的支付和控制，会议账目的登记等。6.宣传组负责会议对

8、外联络沟通、宣传报道，以及会议的摄影、录音、录像等工作。7.后勤组负责会议期间的后勤保障，包括代表的食宿、交通、娱，各种生活用品的供应，各种票证的准备与制作，返程车船机票的预定工作。8.保卫组负责会议的安全保护工作和保密工作。任务三会议经费预算一、经费的来源1.主办者承担2.与会者承担3.社会赞助4.转让无形资产使用权1.上级划拨二、会议开支的项目（二）会场费用1.会场租金2.会场设备的租赁费用3.会场布置费用4.其他支持费用任务四会议选址和布置«一、会议场所的选择1.大小适中2.设备齐全3.保