新归档文件整理规则解读.ppt

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1、新归档文件整理规则解读中卫市档案局马进虎学习的主要内容一、新《归档文件整理规则》出台的背景和过程二、《归档文件整理规则》出台的重大意义三、归档文件整理规则四、需要注意的问题一、《归档文件整理规则》出台的背景和过程2000年国家档案局发布了《归档文件整理（DA/T22-2000），《规则》在充分调研国内外归档文件整理方法的基础上，适应档案管理现代化的需要，提出了完全不同于以往“立卷”方法的“文件级”整理方法，它是新形势下实现归档文件整理规范化、档案管理科学化的一项重要标准。原《规则》实施10多年以来，对规范和加强单位档案整理、促进档案工作更好

2、地服务经济社会发展发挥了积极作用。近年来，随着我国经济社会的快速发展以及信息技术的广泛应用，信息化在档案管理的作用越来越大，原《规则》的一些内容经过实践证明可以进一步规范统一。因此2014年起国家档案局组织力量对原《规则》进行修订，2014年底形成《归档文件整理规则》（征求意稿），向档案系统和社会公开征求意见，2015年国家档案局组织有关专家评审新《规则》通过后，于2015年10月25日正式对外发布。二、《归档文件整理规则》出台的重大意义一是在遵循文件整理工作基本规律的基础上，简化整理步骤，提高文件整理效率；二是适应档案管理现代化需要，尤其

3、是信息化在档案中的作用越来越大，归档文件整理要适应计算机存储、利用档案的需要；三是在实践的基础上，进一步规范统一归档文件整理，更有利于档案信息资源共享。三、归档文件整理规则1.归档文件整理规则适用范围新《规则》适用于各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织对应作为文书档案保存的归档文件的整理。其他门类档案可以参照执行。企业单位有其他特殊规定，从其规定。三、归档文件整理规则2.1归档文件立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。2.2整理将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等

4、（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。三、归档文件整理规则2.3归档文件的整理单位件2.4档号在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文件的类别和排列顺序三、归档文件整理规则3.归档文件的整理原则a:归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系b:归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用c:归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理和计算机辅助管理。d:归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。三、归档文件

5、整理规则4.归档文件整理要求4.1组件4.1.1件的构成归档文件一般以每份文件为一件。①正文、附件为一件；②文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件；③转发文与被转发文为一件；④原件与复制件为一件；⑤正本与翻译本为一件；⑥中文本与外文本为一件；⑦报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；⑧简报、周报等材料一期为一件；⑨会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；⑩来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件；11有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文

6、稿纸与相关文件为一件。三、归档文件整理规则4.1.2件内文件顺序归档文件排序时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文文本在前，外文文本在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。三、归档文件整理规则4.2分类4.2.1立档单位应对归档文件进行科学分类，同一全宗应保持分类方案的一致性和稳定性4.2.2归档文件一般采用年度-机构（问题）-保

7、管期限、年度-保管期限-机构（问题）等方法进行三级分类；还可用年度-保管期限的二级分类法。三、归档文件整理规则a)按年度分类：将文件按其形成年度分类。跨年度一般应以文件签发日期为准。对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度。跨年度形成的会议文件归入闭幕年。跨年度办理的文件归入办结年。当形成年度无法考证时，年度为其归档年，并在附件项加以说明。三、归档文件整理规则b)按机构（问题）分类：将文件按其形成或承办机构（问题）分类。机构分类法与问题分类法应选择其一适用，不能同时采用。

8、采用机构分类的，应根据文件形成或承办机构对归档文件进行分类，涉及多部门形成的归档文件，归入文件主办部门。采用问题分类的，应按照文件内容所反映的问题对归档文件进行分类。三、归档文件