A3报告制作技巧.ppt

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1、专门职特别研修A3资料制作技巧1本日日程什么是“TOYOTA的A3资料”？明确资料的目的制作纲要制作简洁易懂的资料2为什么要“制作简洁易懂的资料”（对资料使用者而言）■能够尽快理解■能够供每一位相关人员理解■即便意见不同，那什么地方不同。简洁易懂的资料，能够帮助引发有建设性的讨论。■即便内容有问题，也容易发现问题所在，便于进一步指导和修正（对资料制作者而言）■自觉地意识并思考如何“制作简洁易懂的资料”，有助于对思路的自我检测和整理。课程介绍3什么是“TOYOTA的A3资料”在TOYOTA，A3资料是强有力的沟通工具之一。■能够将问题解决的8个步骤归纳在一张A3

2、纸上→是赞成或是反对，对哪个部分进行讨论，论点明确。■通过视觉表达，使内容一目了然→有助于尽快理解问题，将节省出来的时间用于对内容的讨论。即使很忙的人也可以很快速地理解，做出决策。■A3资料是培养问题解决能力的交流工具（问题出在哪一步，一目了然，便于指导和被指导）4今天学习的目的就是：尽一切可能排除上述危险，掌握将A3资料功效发挥到最大限度的技巧什么是“TOYOTA的A3资料”并非只在形式上满足A3要求即可・一味的填充令资料不得要领・不知图表为何而做・图表、表格的表现内容艰涩难懂・理解了每个项目的内容，却不能了解整篇资料的中心5A3资料制作的步骤资料的撰写5大

3、步骤顺序Step５.检查校对资料Step４.撰写资料内容Step３.确定版面设计Step２.撰写资料纲要Step１.明确资料目的（１）确定纲要的主体（２）确定对纲要主体进行补充的内容（３）检查纲要整体（１）根据纲要，确定版面设计（模板）（２）确定各文本框的标题（１）分别将各部分内容填入模板（２）修饰资料，使内容能够一目了然提纲的制作（１）最后检查整体的效果（１）考虑是“面向谁”的资料（２）考虑要“如何使用”资料（３）考虑资料用于“何种用途”（４）考虑要传达“什么内容”重点6资料的撰写5大步骤顺序Step５.检查校对资料Step４.撰写资料内容Step３.确定版

4、面设计Step２.撰写资料纲要Step１.明确资料目的（１）确定纲要的主体（２）确定对纲要主体进行补充的内容（３）检查纲要整体（１）根据纲要，确定版面设计（模板）（２）确定各文本框的标题（１）分别将各部分内容填入模板（２）修饰资料，使内容能够一目了然提纲的制作（１）最后检查整体的效果（１）考虑是“面向谁”的资料（２）考虑要“如何使用”资料（３）考虑资料用于“何种用途”（４）考虑要传达“什么内容”Step1.明确资料目的7Step1.明确资料目的资料是说明、传达事情的工具。制作什么样的资料要依其目的而定。关于目的，首先要考虑“面向谁”“如何使用”“何种用途”，最

5、后明确传达“什么内容”。公司外部公司内部其他部门本部门经管会、部长或室长面向谁资料的内容传达什么分发开会自己进行说明上司进行说明经管会、部长或室长如何使用说明自己进行说明上司进行说明经管会、部长或室长用途如何报告联系商谈裁决＊＊裁决：决定是否批准提案8请看教材第9页9资料所要传达的内容由制作资料的目的来决定即使所涉及的内容一样，因资料的使用目的不一，资料所传达的内容也应当有所改变。首先自问自答“资料的目的是什么？”思考为达成这一目的应当在资料当中传达什么信息从以下角度出发，明确目的“面向谁”“如何使用”“用途如何”此3点Step1.明确资料目的学到的技巧10S

6、tep2.撰写资料纲要资料的撰写5大步骤顺序Step５.检查校对资料Step４.撰写资料内容Step３.确定版面设计Step２.撰写资料纲要Step１.明确资料目的（１）确定纲要的主体（２）确定对纲要主体进行补充的内容（３）检查纲要整体（１）根据纲要，确定版面设计（模板）（２）确定各文本框的标题（１）分别将各部分内容填入模板（２）修饰资料，使内容能够一目了然提纲的制作（１）最后检查整体的效果（１）考虑是“面向谁”的资料（２）考虑要“如何使用”资料（３）考虑资料用于“何种用途”（４）考虑要传达“什么内容”11制作简明易懂的说明纲要是使资料通俗易懂的前提。没有好的

7、纲要，无论任何版面设计或讲求视觉效果都没用。简明易懂的纲要，就是要简洁、遵循问题解决的步骤、合理、符合逻辑。纲要主体・・・・・每个步骤的信息都表述简单、符合逻辑・整体的长度以口头表述３０秒到１分钟为佳纲要补充内容简洁地整理出３个左右的理由或数据，以从逻辑上支持各步骤所给出的信息各个步骤所传达信息的理由和补充数据Step8巩固成果Step7评　价Step6执行Step5制定对策Step4把握根本原因Step3制定目标Step2分解问题Step1明确问题Step2.撰写资料纲要12（1）确定纲要的主体将每一步所要传达的信息用至多1句话表述类似报纸上的新闻标题口头念

8、一下，长度以从30秒到1分钟为最佳（2