实用日语写作第2章(日语版).doc

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1、要領のいいビジネス文書作成術一、ビジネス文書を書く前に5二、ビジネス文書の基本的なフォーマット8三、新しいビジネス文書のポイント20四、ビジネス文書を書き終わった後で22一、ビジネス文書を書く前に　ビジネス文書の構成をよく見ながら、その流れに沿って、決まり文句や慣用語句を組み合わせていくと、簡単なものなら楽に作ることができますが、やはり、全体構文する前に、主文の部分については、もう少し工夫をしたほうがいいでしょう。　ということは、ビジネス文書で難しいのは「複雑な用件を分かりやすくまとめなくてはいけない」主文のサワリの部分だ

2、けだ、ということになります。　さて、複雑な用件を分かりやすく伝える時はどうすればいいのでしょう。　その要領をいくつかあげてみましょう。（一）、あて先・差出人の確認　ビジネス文書を書くときは、誰から誰にあてるものなのかを最初にはっきりさせましょう。あて先は、先方の会社か、その会社のひとつの部署か、その部署の管理職か、あるいは担当者個人か。複数の関係者だったり、不特定多数の消費者だったりすることもあるでしょう。団体あてか個人あてかによって、時候のあいさつや用件の書き方も違ってきます。誰から自社（○○会社）自分の部署（○○課）管

3、理職（○○課　課長○○）　　　　　　　　　　　　　　担当者（○○課　　○○）個人誰へ会社あて（○○会社御中）部署あて（○○課御中）管理職あて（○○課　○○様）　　　　　　　　　　　　　　担当者あて（○○課　○○様）複数の関係者（お取引先各位）不特定多数の消費者（お客様各位、あて名なし）　差出人についても自分の名前がいいのか、部署の名前がいいのか、管理職の名前にすべきなのか、最初に考えておく必要があります。（二）、書式を決める　次に、どういう書式の文書にするかイメージしましょう。といっても、パターンはそんなに多くありません。

4、宛名や差出人、標題を頭に書いてしまう定型形式か、ふつうの手紙のように書くレター形式か、重要事項を記書き（「記」と書いた下に箇条書きにする）にするか、別紙としてまとめるかなどです。（三）、入れなくてはならない項目をメモ　次に何を伝えなくてはならないのか、内容を整理しましょう。ワープロの場合、思いつくところから書き始めれば、後からいくらでも並べ替えることができます。前文のあいさつなどは、決まり文句なのでそれほど悩む必要はありませんが、重要なのは本文や記書きに入れるべき内容です。文書で出した後で、電話でいろいろ補足することになっ

5、ては相手も迷惑です。必要事項がオール・イン・ワンになるように心がけなくてはなりません。　用件は、下の5Ｗ3Ｈの全部か、そのうちのいくつかが必要な要素となります。思いつくままリストアップしたら、5Ｗ3Ｈを眺めて、もれている項目がないかチェックしましょう。いつ　　　　　　　　　　　　whenどこでwhereだれがwhoなぜwhy何をwhatいくつhowmanyいくらでhowmuchどのようにhow二、ビジネス文書の基本的なフォーマット　ビジネス文書の基本的なフォーマット前に述べたように、ビジネス文書と一般に使われている文書の間

6、に、それほど大きな違いがあるわけではありません。ビジネスの世界では業務をスムーズに進めるために、いくつかのルールや慣習が存在しているだけです。ですから、平日思いつくままに記す一般的な文章などと比べると、形式的で改まった表現ややや格調の高さが要求される場合があります。　そこでまず基本的フォーマットを把握したいのですが、いわば縦書き文書と横書き文書の二つのフォーマットに分けられます。　縦書き文書は主に案内状や挨拶状など、儀礼的な場面で使ったり、格調の高さの必要な文書に使うとよいでしょうが、この場合横書き文書のフォーマットを使っ

7、てもかまいません。最近では、数字や外国語が使われることが多くなってきたため、横書き文書が仕事現場で次第に主流となってきました。本書では実際の状況にしたがって横書き文書のフォーマットを主に紹介しますが、縦書きやら横書きやら、簡潔で、分かりやすい文書作りに役立つ形式を選べばいいでしょう。◎縦書きフォーマット（一般）⑥頭語　⑦～⑨あいさつ⑩起語　⑪主文⑫末文　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　⑬結語②②発信年月日④発信者名　㊞③あて名　　　　⑭別記⑮追って書き⑬結語（再拝・以上）◎横書きフォーマット（一般）①

8、文書番号②発信年月日③あて名④発信者名　　　㊞⑤件名（標題）⑥頭語　⑦～⑨あいさつ　　　　　　　　　　　⑩起語　⑪主文　　　　　　　　　　　⑫末文　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　⑬結語⑭別記⑮追って書き⑯添付書類ビジネス文書の構成