用PPT演示动态数据透视图(表).pdf

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1、用PPT演示动态数据透视图（表）×××公司市场部要开一个关于×××调查情况的会议，有关调查资料已经准备完毕，收集了大量的原始数据，存放在Excel工作簿中，(如图1)所示。为了便于在会议中分析和展示数据，市场部的员工整理了大量的Excel图表，然后复制到PowerPoint演示文稿中。这一过程耗费了很多时间。尽管他们知道可以利用Excel数据透视图表快速分析数据，但由于在PowerPoint中放映图表时通常演示的都是静态的图表，大量的复制粘贴工作依然不可避免。其实，可以在PowerPoint中加入数据透视图表，并且在放映幻灯片时，动态地控制同一图表中显示的内容，灵活地显示各种分析结果，就像

2、在Excel中控制数据透视图表一样方便。为了能实现这样的功能，首先需要在Excel工作表中，选中待分析的数据区域，并在“名称”框中输入此区域的名称，例如“调查结果”，并按“Enter”键确认。如果不设置名称，将无法在PowerPoint中调用此区域的数据。在PowerPoint演示文稿中新建一张空白幻灯片。在菜单中选择“视图”

3、“工具栏”

4、“控件工具箱”命令，显示“控件工具箱”工具栏，(如图2)所示。在“控件工具箱”中单击右下角的“其他控件”按钮，显示更多控件。选择“MicrosoftofficeChart11.0”，这是一个数据透视图控件（如果选择“MicrosoftofficePivo

5、tTable11.0”，则选择的是数据透视表控件，二者的用法类似）。在幻灯片中画出控件，然后在控件上单击右键，选择“MicrosoftofficeChart11.0对象”

6、“命令和选项”命令，(如图3)所示。这时将显示对话框，(如图4)所示，选择“显示/隐藏”选项卡，并选中所有的设置项，这些设置将允许在幻灯片放映时控制数据透视图。设置完毕，再次在控件上单击右键，并选择“MicrosoftofficeChart11.0对象”

7、“编辑”命令，如图3所示。这时将显示对话框，(如图5)所示。在这里可指定控件所对应的数据来源。如果数据量不大，可以选中“在一张数据表中输入的数据”，并立即输入数据。如果

8、数据已经存放在Excel工作簿中，可选中“一个数据库的表或查询”。对于本例显然要选择后者。单击“连接”按钮，显示“数据明细”设置，(如图6)所示。单击“编辑”按钮，显示“选取数据源”对话框，(如图7)所示。第一次设置数据源时，需单击“新建源”按钮。以后如果已经设置过数据源，则只需选择已保存的数据源文件（.odc）。单击“新建源”按钮后，显示“数据连接向导”对话框，(如图8)所示。选择“ODBCDSN”，并单击“下一步”按钮。显示连接ODBC数据源设置，(如图9)所示。选择“ExcelFiles”，并单击“下一步”按钮。在所显示的对话框中，选择存放数据的Excel工作簿文件，(如图10)所示

9、。单击“确定”后，将显示出Excel工作簿中的名称“调查结果”，该名称对应工作表中的数据区域，(如图11)所示。单击“下一步”按钮，为数据源起名并保存数据源文件，(如图12)所示。单击“完成”按钮，返回到如图7所示的对话框，并自动选中刚保存的数据源文件。此时单击“打开”按钮，即可返回到如图6所示的对话框中。在如图6所示的对话框中单击“类型”选项卡，可选择图表类型，(如图13)所示。本例选择柱形图中的“簇状柱形图”。至此，幻灯片中的数据透视图控件及其数据源设置已经完成。在如图13所示中单击对话框右上角的“关闭”按钮，结束设置。令人神往的图表动态演示要在放映幻灯片时才能使用。第一次放映幻灯片时

10、，图表中将是空白的，此时进行设置，即可在以后放映时立即显示图表。在顶端的工具栏中单击“字段列表”按钮，显示图表字段列表，(如图14)所示。现在，可以像在Excel中一样，将待分析字段拖动到图表当中。以下以各地区在不同调查时间内的年龄段图表为例进行数据分析。在如图14所示的图表中，将“地区”字段拖动到“将筛选字段拖至此处”标识处，将“年龄”字段拖动到“将分类字段拖至此处”标识处，将“调查日期”字段拖动到“将系列字段拖至此处”标识处。最后，再次拖动“年龄”字段至中间图表区域，这次是对“年龄”字段进行统计计算。得到的图表(如图15)所示。这样的图表是不便于分析的，必须进一步设置。首先，图表中的计

11、算应该用“年龄的计数”，而不是求和。在“年龄的和”上单击右键，选择“自动计算”

12、“计数”。其次，年龄分类轴的坐标是按每个年龄划分的，应改成按年龄段划分。在“年龄”上单击右键，选择“命令和选项”命令，显示对话框，(如图16)所示选择“筛选和分组”选项卡。设置“项目分组依据”为“数值间隔”，设置“间隔”为10，“起始于”为10，表示每隔10岁分为1组，从10岁开始分组。关闭对话框后，分类轴的坐标将发生改变。对于“调查日期”，