信息沟通程序.doc

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1、信息沟通程序1目的本程序旨在及时、准确、快捷地接收、传递和处理公司内部、外部相关信息，确保能源管理体系的有效运行。2范围本程序适用于公司能源管理信息的处置及内、外部信息的沟通。3职责3.1能源办负责信息交流工作的全面管理，并对能源信息进行分析、整理、研究，报能源管理负责人批准后发布；3.2各部门负责本部门能源管理范围内的信息交流和处置，并配合能源办做好公司能源信息交流、传递和处置工作。4工作程序4.1内部信息交流管理4.1.1内部信息交流的内容包括：●正常信息，如：能源方针、目标、指标、监测检查记录；内部审核与管理评审报告以及体系正常运行时的其他记录等；●不符合信息（含潜在的），如管理体

2、系内审的不符合报告、纠正和预防措施处理单等；●紧急信息，如突发能源、质量、环境、安全事故、火灾、洪涝灾害等情况下的信息记录；●其他内部信息，如培训记录、职工建议、领导对管理体系的各项批示等。4.1.2信息交流的方式：●职工代表大会、工作会议、管理体系评审会议、业务系统工作会、生产调度会和能源管理例会等会议形式；●形成文件的信息；●公司管理体系运行情况汇报、交流会等专题会议；●在报纸、杂志、及简报等内部刊物上刊登的信息；●发放调查表、征集建议书等；●公司各部门与相关方的沟通；●公司组织的各种相关活动。4.1.3内部信息收集与处理：●正常信息的处理：各部门依据相关文件的规定直接收集并传递日常

3、信息，能源管理办公室按照程序文件规定传递方针、目标、指标、管理方案、内部审核结果、管理评审结果、更新法律法规等信息；●不符合信息（含潜在信息）的处理详见《不符合、纠正和预防措施程序》；●紧急的能源信息由发现部门迅速传递给相关责任部门组织处理，可采用电话、传真等方式；●各部门、各单位要由专人分管信息交流工作，必要时对信息的接收传递、处理情况进行记录。4.2外部信息交流管理4.2.1外部信息交流的内容包括：●节能行政主管部门、节能监察机构及能源监测机构监督、检查或监测的结果及反馈的信息；●政策、法律法规、标准类信息，如节能法律法规、产业政策、节能标准等；●相关方的信息及投诉等，相关方指合同方

4、、供应方等；●其他外部信息，如各部门直接从外部获取的有关能源方面的信息。4.2.2外部信息的收集与处理●能源办负责节能行政主管部门、节能监察机构及能源监测机构监督、检查或监测的结果及反馈信息的收集，并及时将结果传递给能源管理负责人，当监督、检查或监测结果出现不符合情况时，按照相应的《不符合、纠正和预防措施程序》处理；●政策、法律法规、标准类信息，由各相关部门负责收集、整理、更新，能源办负责汇总、登记、存档；●各部门从外部获取的其他类信息，与本部门有关的要及时解决或答复，涉及其他部门的，要及时传递给能源办，由能源办组织相关部门处理。●本公司能源管理体系运行的有关信息向外部传递：由各责任部门

5、以提出作业要求、建议报告以及发放宣传资料等方式向外传递。其中对于本公司重要能源管理的相关信息，由能源办通过按时填报相关报表、参加相关会议等方式与政府主管部门（发改委）进行交流。外部相关方就能源管理方面的建议和抱怨，责任部门要及时妥善处理，具体执行《不符合、纠正和预防措施程序》。5相关文件5.1《能源管理体系要求》5.2《文件控制程序》5.3《记录控制程序》5.4《法律、法规控制程序》5.5《不符合、纠正和预防措施程序》