质量记录填写规范说明2016课件.ppt

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1、质量记录填写规范说明集团标准化办公室2016.01.20记录表单的有效性确认应使用实验室品保部（纸质版）或集团文控中心（OA电子版）发布的现行有效空白记录表单，不得使用已过期作废版本的空白记录表单。品保部生效的纸质版受控空白记录表单使用人可重复复印使用，文控中心OA生效的空白记录表单可自行在OA系统上下载打印。现行有效记录判别：依照品保部或文控中心发布的最新有效受控文件清单核对记录表单右上角记录表单编号、生效日期及修订号，一致即有效。与清单核对如使用电子版空白记录直接填写电子版文件则必须经过文件管理部门（如品保部）同

2、意，且电子版记录在填写完好后填写人必须再打印为纸质版。填写人对打印出的纸质版记录进行签字后方可视为该份记录为有效记录，见下图示例。电子版记录打印后需要原填写人的签字并附日期电子版记录填写的有效性确认所有记录必须如实、真实填写，及时完整记录，不得写回忆录，更不能造假，原则上由操作人亲自填写，做什么就写什么。记录填写应用蓝色或黑色签字笔，不能用铅笔或圆珠笔。字迹要求清晰工整，易于识别。检测项目等项目名称一般不得简写，应写全名（国家或行业规定可以简写的名称或行业通用的项目简写名称除外）。操作者和复核者均应写全名，不得只写姓

3、或名，如果一列或一行均为同一人签名，应逐一全部签全名，不能简写符号等方式表示。记录填写规范（1）记录内容应填写齐全，不得在记录表单上留有空格或空白处。如无内容填写时要用“／”划掉，包括备注栏也应用“/”划掉，必要时说明原因（如“此处不适用”），内容与上项相同时应重复抄写，不得用简写符号或者“同上”等形式填写。如记录内容过多填不下，则可另附纸与其上并在原记录处作说明（如“以下记录参见附页”），且附纸上应有记录人签名和日期。任何记录均不得撕毁、损坏和任意涂改。打印纸张要求：所有受控记录均不能有“再用纸”和“废纸”打印，即

4、记录背面应为空白纸张，不得有无关文字。记录填写规范（2）日期填写记录中填写的日期一律不得简写，应包括年月日。一般使用YYYY.MM.DD或YYYY年MM月DD日（如2016.01.19或2016年01月19日），不得简写。如使用英文，一般为MMM.DD.YY、MM-DD-YY或MM/DD/YY（如Jan.19.2016、19-01-2014或01/19/2016)。记录填写规范（3）记录版本错误和打印纸错误示例（1）受控记录表单的背面，原则上不准有其他无关信息，即受控记录空白表单一般不用再用纸和废纸打印，也不能在受控

5、记录的背面乱涂乱画。记录版本错误和打印纸错误示例（2）记录不能用圆珠笔填写，也不能用铅笔和红色笔填写，一列或一行姓名或内容一模一样时应重复逐一完整填写，不能简化填写，比如只写姓或名等都是错误的。记录版本错误和打印纸错误示例（3）严禁使用没有现行有效受控编号的记录表单和版本过期或不正确的记录表单。正确填写√记录填写正确示例错误点：与上项内容相同，不可用“同上”、“…”等代替××记录填写错误示例（1）错误点：无内容填写处未用“／”表示。×记录填写错误示例（2）当记录的某一部分或数据填写错误时，不得撕毁或任意涂改，应由记录

6、人在错误处化一横线（应使错误处清晰可见）--采用杠改的方法，再将正确记录记于一旁，后由记录人在修改处签上姓名和修改日期，同时注明更改原因。原则上应由原始记录人或复核人进行修改，他人不得随意更改。强调：对错误的原始记录，应对错误部分从左下角至右上角划一条斜杠“/”。杠改法：即将取消的数字、文字、符号等用一横杠划掉（不得抹掉）。记录修改规范用“／”划掉错误内容填上正确内容修改人签名并注明日期日期记录更改示例（1）记录更改示例（2）错误内容用一个“/”划掉，旁边写上正确内容，然后修改人附上签名和日期，注意修改人原则上为表单

7、原始记录人或复核人。备注栏也不能空白，也需要杠掉，防止后续人为擅自添加内容。记录更改错误示例错误：问题是错误内容被划得看不清了，正确方法是只划一个“/”，使原来的信息仍能看清楚。注意：如果修改的信息非常关键，如重要参数，则还应在旁边注明修改原因。张三李四2016年01月18日√正确划线示例：记录内容错误正确划线示例几种常见的错误涂改示例：张三李四2016年01月18日张三李四2016年01月18日张三李四2016年01月18日张三李四2016年01月18日××××常见的记录修改错误示例END！