易度文档管理系统功能--文档版本管理.pdf

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1、易度文档管理系统功能特性之版本管理文档版本难以统一问题公司部门很多，文档经常需要流通在各个部门之间，因此文档往往需要经过很多人的很多次修改才会定稿，定稿后也经常需要根据情况进行灵活修改。任何文档的编写都不可能一蹴而就，而是需要反复修改，甚至多人修改。特别是法律文书、制度、合同这些要求比较高的文件，对文档的版本管理要求更高。在文件使用方面，使用人员往往在更新内容后没有及时通知其它使用人员新版本文件的发布，而导致仍有大多数人在使用旧版本，文件版本混乱、文档使用不正确等情况，直接影响到文档或相关业务的质量，从而造成公司经济的损失。版本管理中常见的问题1、由于没有统

2、一平台存储文档，不能实现协同办公，在原始文档修改后仍有人在使用旧版文档，出现流通中文档版本的混乱。2、依靠文件名来区分各个版本，难以查找最新版本，造成文档的冗余，存在众多重复现象。3、对文件没有完整的操作记录，修改版本后不知道操作人及操作时间，出现问题后造成员工责任的推诿。4、不知道新版的文档的用户、更新时间、版本更新次数等信息。5、修改文件版本时，不能对文档锁定，可能会多人重复修改同一问题，或多人操作造成文件重要内容丢失。版本管理解决方案文档历史版本如何保存，如何了解版本差异，如何适时回滚到旧版本，传播过程中如何避免新旧版本使用混乱，这些都是文档版本管理需要

3、解决的常见问题。易度文档管理系统为企业搭建一个海量文档资料（电子版、纸质的、Office、txt、pdf）和各类数字资产（视频、音频、图片）等集中存储的平台，支持互联网远程访问，使资料得以多人共享，版本修改后在系统中可以及时体现，避免了文档流通过程中的版本混乱。可自动保存文档所有的历史版本，版本之间可以比较差异，并可对任意版本在线查看、下载、评论，或者回滚操作，操作简单但功能强大。易度文档管理系统--版本管理功能特性1查看文档版本历史易度系统中，每个文档的右侧，都可直观的查看文档的版本历史。2文件修改自动保存历史版本在易度中打开一个文档，默认看到的都是最新版本

4、，这也就是工作版。可以对工作版本进行编辑修改等操作。文档内容一旦修改、或者上传新版本，旧的文档会自动保存为历史版本。这样文档的所有修改历史，都可以在历史版本中找到。历史版本可以在线查看，但不能被修改，默认情况不能被搜索到。3文件定版每次修改都会保存历史版本，这样会导致大量的历史版本。对于重要的版本，我们需要清晰标识；对于不重要的版本，则需要清理，以减少空间占用和避免干扰版本查找使用。可以对工作版本执行定版操作，给予该版本明确的版本版次和说明信息，这个版本会长期保留。4定版版本和临时版本临时版本是没有定版的历史版本。每个文件最多保留最近15个次临时版本，多余15

5、个会自动清除，管理员可以根据需要在系统"文档-设置"中调整临时版本的保存数量；临时版本也不会记录文件关联关系。定版的历史版本，可以建快捷方式、附件、关联；可以添加关注、进行收藏、查看或进行评论、分享、外发、发起流程。5版本比较所有可在线预览的文档，均支持在线版本差异比较，用户可任选两个版本进行比较，比较结果会自动显示。（版本差异比较，对法务工作者，可方便比较各种法律文书的差异，尤其有用。）6版本删除无需保留的历史版本，可以删除。被删除的版本进入回收站，可以事后从系统操作历史中恢复，避免误操作丢失数据。7版本回滚如果发现需要使用之前的一个历史版本，点击该版本的回

6、滚菜单项，将该版本保存为文档的最新工作版本。8文档发布和分支版本文档包括草稿、待审、发布三种状态。可以改变文档的状态。（文档一旦发布，表示文档从编写阶段进入正式使用阶段；任何人，禁止对工作版本进行修改、删除；如果工作版本没有定版，会自动定版该文档；如果需要更新，可以上传新分支版本，上传的分支版本是独立的新文件，只是记录了分支关系。分支版本一旦发布，自动合并到原始发布的文件上。9技巧：产品的版本通常一个产品由多个文档的特定版本组成。每个产品可创建一个文件夹，里面通过快捷方式，指向文档特定版本即可。