文件管理控制程序.docx

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1、文件管理控制程序1．目的对公司质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用的文件适用、有效，而不被误用，并确保相关场所使用的文件都是有效版本。2．范围适用与质量管理体系有关的文件控制，包括以纸张、计算机磁盘、光盘、或其它电子媒体为载体的文件的控制（包括外来文件的控制）。3．职责3.1行政部总体负责质量体系文件的管理。3.2行政部负责编制质量手册，管理者代表审核，总经理批准。3.3行政部组织各部门编制程序文件，部门主管评审后，经部门主管审核后报管理者代表批准。3.4各职能部门负责本部门归口条款的第三层次文件的编制，

2、部门主管或管理者代表批准。3.5行政部负责文件的发放、更改、回收、销毁等工作，各部门负责控制本部门的使用文件。3.5外来文件（指国际、国家标准、行业标准、顾客或供方的文件等）由相关部门主管领导或管理者代表确认后，根据工作需要确定分发范围和数量。3.6其它各部门负责管理各自的文件和资料。3.7各部门制定的文件，正版统一由行政部管理。同时，还应作好公司及其它部门文件发放的工作。3.8行政部负责结合内部审核，组织对现有体系文件进行评审与更新。4．程序4.1文件分类1.第一层：质量手册，是纲领性文件。2.第二层：程序文件，是指

3、导性文件。3.第三层：管理类、检验类、技术类，是可操作性文件。第三层次文件是作为部门运行质量管理体系的常用实施细则，包括：①管理标准、工作标准（质量方针、质量目标的管理规定、管理制度、岗位职责和任职要求等）；②检验标准（原材料检验规程、制程检验规程、最终产品检验规程等）①技术标准（技术标准、作业指导书、工艺流程、操作规程等）；1.第四层：质量记录，是体系有效运行的证据，具有可追溯性。记录是一种特殊类型的文件，应依据4.2.4的要求进行控制。1.2文件的编号1.质量管理体系文件的编号规则①质量手册FSZF-QMFSZF表

4、示公司名称，QM表示质量手册。②程序文件FSZF-QP-XXFSZF-QP-XXFSZF表示公司名称，QP表示程序文件，XX表示文件控制程序序号，其余依此类推。③第三层次文件FSZF-WI-XX-YYFSZF表示公司名称，WI表示第三层次文件，XX表示部门代号，丫丫表示文件序号，其余依此类推。部门代号表示如下：行政部XZ生产部SC供销部GX品管部PG其他QT④质量记录FSZF-QR-XX-YYFSZF表示公司名称，QR表示质量记录，XX表示部门代号，丫丫表示第丫丫个记录，更改后记录在编号后面加上A、B字母，加A表示第一

5、次更改，加B表示第二次更改，其余依此类推。⑤外来文件外来文件不作编号，按文件本身的标准号来登记受控。1.3文件编制、审核、批准、发放1.质量手册由行政部负责编制，管理者代表审核，总经理批准并发布。2.各部门的程序文件、第三层次文件由各归口部门负责组织编制，经部门主管审核后报管理者代表或部门主管批准。3.文件在发放前，必须由管理者代表根据工作需要，确定文件的发放范围和数量。由文件发放部门在封面或首页加盖“受控文件”章，并注明版本号、分发号、拆开用的文件或图纸必须在每页上加盖“受控文件”章及分发号章。4.行政部负责所有文件

6、的发放、回收、销毁工作，应做好发放登记手续，领用人签收。要填写《文件发放及回收记录表》。5.因文件破损需重新换发新文件时，分发号不变，收回相应旧文件，发放部门应确保文件是同一有效版本。1.文件发布前应得到授权人批准，以确保文件是充分与适宜的（内容正确、表达清晰、完整，与其它文件协调一致，并容易理解）。2.行政部应确保在文件使用的各场所都能及时得到相关文件的适用版本。3.行政部在发放文件时应确保文件清晰、易于识别。4.如各种行政管理制度、部分外来的管理性文件，包括与质量管理体系有关的法律、法规文件等，由行政部分发并按外来

7、文件要求控制。5.行政部负责编制一份公司文件总清单，便于掌握本公司文件总体情况。并确保各部门获得同一文件的有效版本。1.2文件的受控标识1.文件分为“受控”和“非受控”两种。2.凡与质量管理体系有关的文件均为受控文件，由各主管部门按规定进行控制。3.行政部负责在质量手册、程序文件封面上加盖“受控文件”红色印章表明其受控状态，第三层次文件在文件的首页或最后一页盖“受控文件”受控文件必须有分发号、文件编号、文件名称、版本号、修改次数、文件类型等标识，各部门应按规定进行部门《文件清单》登记。3.供应商、顾客或其它政府机构需要

8、提供本公司的文件，只提供现行的受控文件，不盖“受控文件”章，改版或换页不负责提供最新的版本文件。1.3文件更改1.文件更改的原则：质量体系文件是公司质量管理的法规性文件要保持相对稳定，不能随意更改，只有在下列条件下方可提出修改：①原文件不符合现行的体系要求，可操作性不强时，又不能正确指导生产时。②新工艺比原先的工艺更先进、更合理时