文件控制程序.docx

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1、1目的：本程序对与体系有关文件的编制、审核、批准、发放、使用、保管、修改、作废和归档等做岀规定，以确保公司各相关场所使用的文件得到有效控制，防止使用失效和作废的文件，结合公司实际，特制定木程序。2范围：木程序适用于与公司管理体系有关的文件，包折外来文件的控制。3定义：3.1归档：文件履行审批手续后可以移交文控部门的过程。3.2发放：输岀的文件由文控部门统一盖受控标识章后扫描为PDF版上传到公司电脑公共盘，各部门使用。3.3受控文件：体系文件、技术文件。3.4非受控文件：仅提供信息作为参考，变更时不须更换4

2、职责：4.1QCI&EHS部（文控部门）4.1.1负责组织公司《管理手册》的编写、修订、发放和控制4.1.2负责各部门输岀文件的接收、归档、发放、发布、更新、回收、作废等统一受控管理及台帐建立。4.1.3负责国家及政府行政主管部门颁发的有关质量、环保、安全生产方而的法律、法规的收集、归档。4.2HR部4.2.1负责国家及政府行政主管部门颁发的有关劳动保障方而的法律、法规的收集、归档。4.3技术部4.3.1负责将编制定型的工艺文件Bom表及电子档归档。4.3.2负责与公司产品技术相关的国家、行业标准以及国际

3、、国内同类产品的相关技术文件和资料的收集，并输出到文控部门受控。4.4销售部负责收集客户提供的文件和资料归档。4.5运营部负责公司生产、能源、设备等方面文件控制4.6总经办：负责原辅材料供应商材料的收集及归档。公司科技项目、产品型号核准证、产品第三方检测报告、各类许可证、技术专利证书归档。4.6所有部门4.6.1负责木部门职能范围内的文件的编制、审核、归档、输岀和使用有效性管理。4.6.2负责对文控部门发放的受控文件的管理和正确使用。4.6.3负责木部门产生及接收的内部文件、记录的归档管理。4.6.4负责

4、将归档的文件移交到文控信息管理平台，以便文件存储及安全性。1工作流程4.1文件分类4.1.1按文件来源分：内部文件、外来文件4.1.2按性质文件分为四层.5.1.2.1第一层为管理手册4.1.2.2第二层为公司级文件（程序文件及跨部门的管理制度和流程）4.123第三层为作业文件（各部门、各岗位的具体作业要求，女山岗位操作程序、检验程序、各部门管理规定、制度流程及技术文件等）、外来文件和资料（指本公司使用的各类国际/国家/行业标准、适用的法律/法规、上级主管部门下发的条例/通知/文件、木组织相关方送阅的文件

5、等；5.124第四层为记录表格和报表（用于证明体系正常运行及数据分析，如操作记录、检验记录、设备检修记录、工作检查情况记录、生产日报表、财务报表等）5.1.3按文件状态分：受控文件、非受控文件。4.1.4按文件载体分：纸张性文件、非纸张性文件（如：软盘、硬盘、光盘、电子媒体等）4.2文件格式及编写要求4.2.1QCI&EHS部负责跨部门文件格式及编写要求；4.2.2技术研发部负责技术文件格式及编写要求；3.2.3运营部负责操作指导书格式及编写要求；3.2.4各类文件按照格式及编写要求建立。3.3文件编号及

6、版木标识5.3.1管理手册编号5.3.1.1编号规则：QEMS5.3.1.2规则说明：“QEMS:代表质量、环境管理体系的简称，二标合一。5.3.2跨部门文件编号5.3.2.1编号规则：QEMS—XX—XXX规则说明：部门编号序列号5.3.3部门作业文件5.3.3.1编号规则：XX/XX—XXX规则说明：部门编号类别代码序列号部门编号表:部门名称总经办人力资源部财务部研发部技术部销售部公共关系部运营部EHS&QCI部门代号MGHRFNRDTKSAPROPEQ类别代码：部门需要根据编制，女口:534记录编号

7、5.341编号规则：相关文件编码后直接加—FXXX如跨部门文件涉及的记录编号QEMS-XX--XXX—FXXX规则说明:部门编号文件序列号表格序列号5.4版木标识文件的版木控制体现在版木号、更改记录上。版本号由A0开始按文件发行次序顺序编排，更改记录由开始，超过5项后版本要升级，更改为Alo5.4.1QEMS手册、程序文件.作业指导书等文件的版木标识在文件眉头里,修改状态标识在文件结尾《更改记录》栏里。5.5文件审批与权限5.5.1在文控部门统一受控管理的文件必须按规定履行相关审批手续。5.5.2在文控部

8、门统一受控管理的文件审批流程为纸质文件审批流程,所有审批为手写审批，不得打印或盖章5.5.3体系手册的审批流程纸质文件（编制人提供）I审核（管理者代表）批准（最高管理者/总经理）；5.5.4跨部门的审批流程纸质文件（部门编制人提供），审核（最高管理层/部门经理）批准（最高管理者/管理者代表）；5.5.5作业文件的审批流程纸质文件（编制人提供）审核（部门助理）批准（部门经理）；5.6.1执彳丁纸质文件在完成审批手续后,5.6文件