关于高校评估档案管理规范化的思考.doc

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1、关于高校评估档案管理规范化的思考一、档案在高校评估中的作用档案材料的完整性和真实性程度直接影响到评估结论的准确性。作为各项工作过程中形成的原始记录——档案材料，是学校工作成就办学特色的载体，是专家组了解学校工作的重要渠道，客观地反映了每一项工作的基本面貌，成为开展评估工作的基础和重要凭证。1•档案是高校评估工作的基础。高校档案是高校从事教育、教学、行政管理等各项活动屮形成的，对学院和社会具有保存价值的各种文字、声像等不同门类和载体原始记录。高校教育评估是根据一定的教育目标和标准通过系统地搜集学校教学的主要信息，对学校办学水平和教育质量进行客

2、观全面的估价。为了保证学校评估工作的客观真实，在高校进行各项工作评估时必须充分依赖于档案。因此，完整、准确、系统地收集高校档案是搞好教育评估的基础。无论评估工作程序、组织机构、指标体系如何确定，最终都将凭借大量的档案材料，才能形成对一个单位客观全面的估价。2•高校档案是高校教育评估的重要凭证。接受评估的高校，一个普遍的做法就是:以馆藏档案资料为基础,根据评估的要求对档案资料进行必要的补充、加工和整理，按照评估指标体系的要求陈列在一起，使之成为学校各科教学工作的缩影，以全面系统地反映学校本科教育工作情况，充分发挥了档案在高校本科教学评估工作中

3、的重要的凭证价值。本科教学评估指标体系内容全面、内涵深刻，因此准备专家评估材料是一项艰巨的任务，要做好这项工作没有档案的支撑是不可想象的，已经通过评佔的高校都是凭借档案而使评估工作得以顺利进行的。3•高校评估对档案管理的影响。在高校评估中，由于档案工作没有直接纳入评估指标体系中，而且在评估检查过程中，评估组往往不直接查阅按《高校档案管理规范》进行收集、整理出来的原始档案材料，而是直接查阅按评估指标体系搜集、复印、汇编的背景材料。二、教学评估中档案管理存在的普遍问题开展高校本科教学评估是高等教育内在规律的要求，是国家对高校进行宏观管理的手段。

4、而教学档案是高校迎评工作的基本和依据，在高校本科教学评估中作用越来越大。从迎评工作实践来看，作为本科教学评估重要原始凭证和重要资料的教学档案，面临着许多问题有待优化与规范。1•档案材料不齐全。在评估过程中，我们发现有部分教学档案材料在形成过程屮，由于不注意平时的积累和保管，造成一些很重要的材料不齐全完整。如某专业或课程的申报材料，往往只有申报的文件通知，唯独缺少最重要的巾报过程材料。评估工作的重点是检杏近三年的教学工作，有些材料缺乏连续性（除客观原因外）。原因是管理人员的频繁更换，没有及时做好档案归档工作，使一部分材料人为流失。学生试卷、实

5、验报告筹没有教师的批改痕迹，还存在材料丢失现象等。2•档案材料不规范。如部分归档表格格式和内容不统一；一些职能部门形成的需要归档的文件，没有填写日期和加盖单位公章；有些材料的纸张大小和字体格式不统一，不符合材料归档的要求；有些材料中提到的数据，前后不一致；交叉部门上报的数据没有统一口径，导致数据失真，直接影响评估结果。3.教学档案管理手段比较落后。虽然国家档案局已经在全国推行了《归档文件整理规则》，即文件级管理，部分高校已经相继实施了。但是教学档案不仅仅局限于文件类，还包括学籍档案、学位档案、试卷等专门档案，由于没有形成统一的整理标准和管理

6、规范，冃前部分学校仍处于落后的手工管理阶段。教学档案管理手段的滞后，严重影响了评估档案的有效利用。三、高校评估给高校档案工作带来的启示1・加强队伍建设，培养档案人才耍不断加强对高校专、兼职档案管理人员的培训工作，开办新技术培训班，学习内容不仅包括档案方面的知识,也应有相关的科技知识以及网络知识、多媒体数据库管理等方面的知识，还要有关于高校评估档案管理的内容。可以通过培养、招聘高素质、应用型、技术型、复合型人才，加强档案工作的专业技术力量，尽快解决高校档案人员的知识老化、现代技术手段缺乏的问题，把高校档案管理人员培养成一专多能、适应高校评估需

7、要的复合型人才。2•加大投入力度，改善办馆条件。高校要加大资金、物力投入力度，不断改善馆舍条件，适当添置计算机、复印机、扫描仪、数码相机、光盘刻录机等现代技术设备，满足高校评估对档案馆硬件方面的要求。3•实行目标管理，完善考核机制。耍把高校评估工作纳入高校档案部门的冃标管理，建立冃标管理考核机制，明确任务，责任明晰。一是要满足评估需要，体现竞争机制，因岗择人，竞争上岗，择优录用；二是要提倡创新机制，充分调动和发挥高校档案人员的积极性和创造性；三是耍落实奖惩机制，制订相应的考评和奖惩方案，签定责任状，确保高校评估取得优异成绩。4•优化校级档案

8、，完善院系级档案。国家教育部决定每五年进行一轮高校木专科教学评估。这就耍求高校的档案部门纵观全局，宏观把握，在优化院级一级档案的同时，更要进一步完善院系的二级档案。按照国家教育部