公司行政管理条例.pdf

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1、,.行政管理条例一、为加强公司行政事务管理，理顺公司内部流程关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制订本规定。二、本规定指行政管理事务包过档案管理，印章管理、公文打印管理、办公及劳保用品管理。三、档案管理范围：企业规划、年度计划、统计资料、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决策、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通知通告等具体参考价值的文件材料。四、档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，机密级档案必须保证安全保管。五、档案的借阅与索取：1、总裁办借阅非机密级档案可通过档案管理人员办

2、理借阅手续，直接提档。2、借阅档案必须保持档案的整洁、严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属机密级档案，必须由总裁批准方可摘录和复制，一般内部档原因综合部经理批准方可摘录和复制。第六、档案的销毁：1、任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料；2、若按规定需要销毁时，凡属机密级档案须经总裁批准后方可销毁，一般内部档案，须经综合部经理批准后方可销毁。3、经批准销毁的公司档案，档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。七、公司印章由综合部制定专人负责保管。八、公司印章的使用一律由主

3、管部门副总经理签字许可后管理印章人方可印章，如违反此项规定造成的后果由直接责任专员负责。九、公司所有需要盖章的介绍信、说明及对外开出任何公文、应统一编号登记，以备查询，存档。十、公司一般不允许开具空白介绍信，证明如因工作需要或其它特殊情况确需开具时，必须经主管副总经理签字批条方可开出，持空白介绍信外出工作回来必须;..,.向公司汇报其介绍信用途，未使用的必须交回。十一、盖章后出现的意外情况由批准人负责。十二、公司公文的打印工作由综合部负责办理。1、总裁、总经理、各部门主管交由助理打印之文函、广告，需填写《文书委派单》，并标明文书性质，如：

4、传真、公函、内部文件及机密级别文案，急迫性程度由秘书根据其缓急确定先后秩序。2、打印完毕后该助理先行校核并于《文书委派单》上签字，转交委办部门及经办人校正核对、签字3、对外传真、公函该助理须复印存档。4、文书处理过程中，未经同意该助理不得将受托文书传阅他人。5、复印：1）公司复印作业由综合部行政助理统一执行。2）一般文件由各部门委托人员口头交予综合部行政助理。3）客户资料、服务文本、公司级文档等特殊文件、机密级文档，需填写复印委托单（文件名、机密级、用途、装订要求等）经高级主管批准后执行。4）行政助理、装订作业后，须填写复印装订登记表（日

5、期、内容、页数、复印机码、批准人、保密标识等）十三条、各部门打印的公文或其他资料须经本部门负责人签字，交综合部打印。十四条、公司各部门、办公室所有打印公文、文件，必须一式三份，交综合部和总裁办留底存档。十五条、收发文件：1）文件是经营信息传送、交流与反馈的重要信息载体。每一位员工都负有文件管理的责任和义务。2）本公司对外文件收发责任者制定专人—综合部行政专员办理，她是各级文件管理的直接承担者。3）该行政专员在收文后必须根据文件的分类及编号、登记，并在公文上附”公文处理单“，分送有关部门或人员传阅承办，同时请传阅人或承办人在”收文签收登记薄

6、“上签收，专员对有回复要求的文件须跟踪阅办人及时反馈阅办结果，并对文本进行复印和留档。;..,.4）公司的各类文件均属内部机密文件，该行政专员不得截留、泄露和私自外带，违者给予警告、经济处罚、除名或追究其法律责任。属于一般业务便函，只要在”收文登记薄“上登记即可，直接分送有关人员阅办。5）文件传真的发文工作亦由公司指定专员负责，需发文者将文稿经主管人员签字后交综合部登记发文摘要、分类编号、发送后归还原稿人，凡对外报送的业务资料、协议等重要文件皆须复印备份存档。6）对一些机密文件，需在文件首页加盖印章，以防随意传播。7）每月末，行政专员应将

7、收、发文整理装订成册。每半年将经各部门主管确认的无使用价值的文、报刊可作一次销毁，报综合管理部备查，在每次销毁后都要在其后附上《档案资本销毁情况记录表》。8）公司所有订阅的报刊由专项负责人将重要信息摘录后交行政专员分类归档，该专员必须做好登记造册工作。每月末，该专员应将收、发文整理装订成册。9）每半年将经各部门主管确认的无用文档、报刊可作一次销毁，行政综合部定期检查档案保管状况，对破损的档案进行修补、复制或作其他技术处理。十六、用印1）本公司以公司名义对外的行文由行政综合部负责盖印。2）公司各部申请签章及总经理和董事长章印，应提出申请（汇

8、签）经上级核准后交行政助理，由行政助理登记记录。十七、客户档案1）客户档案是公司文档管理和商业秘密保护作业中的重要领域2）客户档案包过客户提供的各类资料，及公司在访问服务过程中制作的各类文档。