费用借支报销管理办法.doc

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1、（@@@@@@@）有限公司费用借支、报销管理办法第一部分总则第一条为了规范备用金借款、物资采购支付等款项借支行为，加强内部管理，强化公司货币资金的内部控制，事前防范风险以及规范公司财务报销行为，合同控制费用支出，特制定本办法。第二条本办法适用@@@@@@有限公司。第二部分备用金借支管理第一条借支备用金的业务事项范围如下：（一）工作人员因公出差必须携带的差旅费；（二）经营业务费用；（三）零星物品的购置。第二条备用金的借支必须遵循以下原则：（一）支付起点在5000元以上的物品采购和与其他单位正常往来的经济业务，应采用转账结算方式，不

2、得在备用金中支付；（二）公款一律不准私借，非本公司发放工资的职工不得借备用金；（三）借支备用金应严格执行“前清后借”的原则，原则上前不清，后不借。对逾期未还又无正当理由的转为个人借款从工资中扣除。（四）借支金额在5000元以上的，必须提前一天通知财务部门备款。第三条备用金借支的审批权限：（一）借款金额在5000元以下（含5000元），由财务分管领导审批后送财务部办理。（二）借款金额在5000元以上的，由财务分管领导审核，总经理审批后送财务部办理。（三）财务分管领导和总经理不在时，由不在领导委托在家领导审批后送财务部办理或者由经办

3、人电话联系不在家领导，得到同意后由财务部办理，领导回公司后由经办人送领导补签字。第四条借款人在办理借款时应填写“借支单”（见附表一），借支单上必须填列借支时间、事由及金额，并经审批人批准。第五条会计人员受理借款业务时，按以上条款进行严格审核无误后，填制记账凭证，出纳员应依据记账凭证支付借款，严禁仅凭借条账外支付个人借款。第六条借款人应在完成与借支备用金相关工作的五个工作日内，到财务部门办理报销冲账事宜；如因特殊原因不能及时报账的，借款人必须持经借款审批人批准的延期报告交财务部门，延期报告上应写明延期原因及期限。第七条财务人员要对

4、备用金进行严格管理，及时清查，必须做到：（一）不得将属于备用金性质的个人借款挂账到其他任何应收款项科目，不得隐瞒本公司备用金的真实性；（二）对未按规定时间报销冲账且无延期报告的借款，立即从借款人工资中扣回；（三）月末及时对备用金进行清理，并将异动情况报主管领导。第三部分物资采购支付管理第八条采购人员借支零星采购备用金，按备用金借支管理办法执行。第九条除零星采购外，其他采购活动（含零星批量采购）均需签订购销合同，经办人需按合同条款填写“付款申请单”（见附表二），办完审批手续后送财务部办理支付手续。第十条物资采购必须遵循以下原则：（

5、一）公司为一般纳税人，在签订合同时，合同条款中须注明供货方必须提供增值税专发票。（二）除金额较小的零星采购外，其他采购不得现金采购。原则上所有的物资采购（含固定资产）必须要求供货方提供增值税专用发票。（三）第一次支付供货商货款时，须附购销合同原件，并由采购经办人负责发票的收取；向财务部递交发票申请付款或冲账时，须附验收单。（四）签订采购合同时，必须结合项目付款情况洽谈合同，必要时要考虑利用商业信用，采用银行承兑汇票等金融工具支付货款。第十一条审批权限：（一）支付金额在10000元以下（含10000元），由部门分管领导审核，财务分

6、管领导审批后送财务部办理。（二）支付金额在10000元以上的，由部门和财务分管领导审核，总经理审批后送财务部办理。第四部分费用报销管理第十二条根据公司的实际情况，本办法将财务报销分为日常费用、工薪福利及相关费用、专项支出等,以下予以分别列示。第十三条日常费用报销规定。日常费用主要包括差旅费、交通费、公务通信费、办公费、低值易耗品及备品备件、业务招待费、培训费、资料费、水电费、租赁费等。（一）日常费用报销的一般规定：（1）为了规避财务风险，报销人必须取得与经办事项相对应的合法票据（税务机关认可），且经办人需在发票的背面签名。（2）

7、按“费用报销单”（见附表三）所列项目认真填写报销单。填写报销单应注意:根据以上费用性质填写对应单据；注明附件张数；金额大小写须完全一致（不得涂改）；简述费用内容或事由。（3）按规定的审批程序报批。（4）报销金额在5000元以上的，需提前一天通知财务部备款。（二）日常费用报销的几点具体要求：（1）办公用品、低值易耗品等：为了合理控制费用支出,由各部门月末提交需求计划，由综合管理部汇总审批后集中购置,指定专人负责统一管理，并建立收发登记台账备查。（2）业务招待费：为了规范招待费的支出，武汉地区业务招待由综合管理部统一在签约酒店安排，

8、大额招待费应事先征得总经理的同意。（3）培训费：各部门提出需求，由综合管理部统一统筹安排，人力资源根据实际需求编制培训计划报领导审批。（4）资料费：在保证满足需求的前提下，尽量节约成本，实现资源共享。各部门在购买资料前必须先填写申请，在报销前必须到行政资料管理人