浅谈中学档案管理存在问题

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1、浅谈中学档案管理存在问题　　摘要：文章针对目前中学档案管理中重要的四类档案存在的问题，经过分析和思考，提出相应的解决办法关键词：中学档案管理；存在；问题中学档案室作为基层档案部门之一，与其他基层档案部门有着共同的特点，都具有双重职能，即对本单位所属机构的档案工作进行管理和对本单位档案进行收集、保管并提供利用。它即是本单位档案工作的职能部门，又是保存和提供利用本单位档案的科学文化事业机构，双重职能是它的基本性质和工作基础。中学综合档案室在工作任务、服务对象、档案种类等方面有其独特之处：5首先，中学档案建设必须重视

2、校史资料的积累和保存。档案是历史信息的集合，是各单位活动的真实记录。它们真实地记载每个学校的发展和兴衰、学生的成功与失败、教师的汗水与功勋。其次，以学生为主体，突出教学。中学是每个人人生中的一个重要阶段，学生们常常为一次奖励而活跃，或为老师一次批评而沮丧，考好了他们喜笑颜开，考砸了他们垂头丧气，当他们长大成人之后，回过头来找寻他们在这里留下的足迹时，学校档案室是他们唯一可依靠的地方。因此，中学档案室要本着对每个学生负责的态度，不能轻易遗漏了有关资料。再次，综合性，麻雀虽小，五脏俱全，中学综合档案室虽然很小，但内

3、容却不少，包括文书档案、人事档案、教学档案、声象图片数字档案、基建档案、财务档案、等等。也就是说，但凡学校的行政部门如办公室、教务处、政教处、总务处等经办或形成的文字材料都必须由档案室整理归档。根据中学综合档案室的以上特点，下面例举四类档案存在的问题进行分析。5一、文书档案。对与基层单位，文书档案是利用率最高的档案。文件与档案是一个过程的两个阶段，两者不可分，档案是由文件转化来的，文件是档案的基础和源泉，要想使档案工作标准化，文件必须首先要实现标准化，可是从目前情况看，文件在标准化建设方面相对地落后于档案工作的

4、标准化。要想使文书档案齐全完整，必须收集的文件齐全，由于学校领导及各部门的档案意识相当薄弱，必然造成档案收集的困难。如何解决文书档案的分散、零乱、质杂、量大等状况与档案利用中的集中、系统、方便的矛盾？我认为关键是建立系统网络管理。我们用“经、纬、纲”三个字来形容网络的组成：校长就是档案管理的“纲”，负责统一领导协调和督促全校各部门的档案工作；综合档案室是“经”该室的专职档案员是档案工作的骨干，象经线一样，联络部门之间并具体指导和督促各处室兼职档案员的工作；所谓“纬”就是指档案兼职人员，他们每年负责收集、整理、移

5、交本处室在学校工作活动中形成的档案材料，他们就象纬线一样互相贯通，从而形成档案管理体系。二、人事档案。现在基层的人事档案，仍局限于“看门守摊”式的管理模式上，主要表现在重管理，轻服务；方法繁琐，不易操作。由于现在公文用纸的不规范，A4型纸、16开型纸、B5型纸等纸张不统一，人事档案整理要求严格，必须达到四边整齐，使小的变大，就必须粘贴，要大的变小就必须剪切，不能剪贴的就折叠。一页纸可能粘贴多次，纸的颜色、厚度不一，很多都呈层次状。也有的一页纸剪切多次，把原来比较正规的格式切得不成形状，还有很多材料的内容被粘住或

6、切掉。这样整起来的材料已经失去了档案的原始性、真实性和权威性。学校的人事档案应加快档案工作信息化建设步伐，建立干部人事档案数据库系统。利用计算机、扫描仪等现代化设备和技术，将干部档案资料输入电脑，使干部档案数据化、信息化，并在档案的查阅、归档、统计等日常工作方面实行自动化操作，保证干部档案信息的时效性、真实性和准确性。三、教学档案。教学档案是学校管理诸方面的重要一环，它对5提高教学质量，强化对学生的管理，发挥学校教育育人的职能，有着极为重要的意义。关于教学工作的文件、文件管理，档案、档案管理各自为政，缺乏有效的

7、监督、指导和协调，出现了文件的形成与归档脱节，导致档案管理混乱，极不规范。有些单位教学档案记录缺项，学校领导听课却没有听课记录；学校每学期都要召开教学工作会议，却没有规范的会议纪要；教研室有青年教师培养部署，却拿不出像样的培养规划和总结。没有很好地遵循教学档案集中统一管理的原则。教学档案是学校管理和建设的重要组成部分，是反映一所学校教学秩序、规模、质量、效益等方面的重要背景资料，具有很高的使用价值和保存价值，学校各级领导必须引起足够的重视并采取必要的措施加大管理和监督力度。要建立必要的组织机构和教学档案管理和建

8、设制度，进一步明确各级各类人员的任务和职责，实施必要的定期检查验收公示制度，把教学档案的管理和建设纳入各级领导目标责任管理之中。5四、声像图片数字档案。一切先进的科学技术和管理手段必将取代传统的管理手段，档案载体将由传统的“白纸黑字”转变成“电子数字”。档案的收集、存储、管理和利用等项工作环节都将发生本质的改变，传统的档案工作程序转变为“信息输入—处理—输出”的基本模式。这类档案大部分