浅谈企业档案管理中存在问题和对策

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浅谈企业档案管理中存在问题和对策　　摘要：档案管理工作是一项专业性很强的工作，是企业管理工作的基础，是一个企业健康发展的需要，是提高企业工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。笔者结合工作经验，针对企业档案管理工作中存在的问题及如何有效提高档案管理工作提出了相应的对策。关键字：企业档案管理对策中图分类号：C29文献标识码：A文章编号：1、目前企业档案管理存在的主要问题1.1企业档案管理力量薄弱，制度不健全。现阶段，一些企业单位在档案管理中存在各种不规范的问题，严重影响了档案管理水平，主要原因有：档案分类不清晰，案卷号编制不规范，案卷题目不合理，保管期限界定错误，部分案卷缺少卷内目录等现象比较严重。很多企业在档案的收集、归档、保管、统计、借阅、保密、销毁等方面制度不够健全，有的虽建立了一些管理制度，却流于形式执行不严或根本就没按制度执行。这样严重损害了档案的真实性和利用价值，不利于企业档案管理工作的开展。1.2对档案的重视程度不够8 有的领导干部对档案管理工作缺乏了解，存在轻视档案工作的思想。认为档案只是为了应付上级领导的检查，可有可无，对档案管理的重要意义认识不足，觉得不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。1.3管理意识不够，企业档案利用率低档案管理工作对企业各项工作的开展都起着非常重要的作用，档案信息资源的有效利用可以为单位带来巨大的社会效益和经济效益。但是许多单位长期以来重“藏”轻“用”，对档案利用产生的社会效益和经济效益缺乏广泛的宣传，因此使单位员工对档案利用效益知之甚少。由于对档案工作重视程度不够，档案信息资源开发不足，造成档案利用率不高。1.4企业档案检索效率不高档案检索一般采用手工检索与计算机检索两种方式。目前，由于各种原因，很多企业在传统手工检索方面占了很大比重。各档案部门在手工检索的途径上做了大量的工作，编制了多种形式的检索工具。在编制检索工具中出现了求“多”不求“精”的现象，误认为编制的检索工具越多档案工作服务质量越高，却忽略了计算机检索的方便与快速。1.5档案人员不稳定，素质不高8 档案管理是一项专业性、系统性很强的工作，且比较繁琐，需要档案人员具备一定的专业知识，并要认真细心。很多单位的档案人员调换频繁，造成了档案管理工作的无连续性和不连贯性，给单位档案工作和日后的档案移交工作造成很大障碍，同时也影响了档案人员的积极性与主动性。2、有效提高企业档案管理工作的相关对策2.1建立健全档案管理制度企业档案管理工作是一项集服务性、管理性、科学性的工作，其专业的工作内容和特点构成其独特的管理模式。要想建立符合企业特点和档案管理实际的档案管理制度，必须遵循以下要求：1、规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合企业特点和档案管理实际，以适应企业档案管理的需要；2、简明实用。制度必须具有可操作性，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。3、坚持制度约束的双向性。既约束领导又约束职工。领导的行为和形象直接影响着制度的顺利执行，而职工是企业的主要构成群体，是制度的主要约束对象和执行者。4、坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。8 如汕汾公司根据本企业性质及实际需要，制订了涉及归档范围、分类标准、立卷要求、应急处置、档案系统管理及整理、保管、销毁、利用、保密等方面共21个制度，汇编了《汕汾公司档案工作手册》，形成了一套科学性、系统性、完整性较强并符合公司实际的档案管理制度，使档案管理工作做到分工明晰、职责明确、有章可循、有规可依，实现了档案管理的规范化、程序化和制度化。2.2不断改进和完善随着经济的飞速发展以及各类文档数量的不断增多，给档案管理和利用工作提出了新的要求。应对和解决档案工作出现的新问题，笔者认为应从以下几方面入手：(1)配备责任心强，岗位相对稳定的专职档案管理人员。由于档案管理工作具有较强的专业性、系统性和连贯性，因此既要求档案人员要有高度的责任感，具有一定的档案管理专业水平，又需要档案管理人员相对稳定，不能频繁调换。如笔者作为单位的专职档案员，参与汕汾高速公路档案管理工作至今已有十几年，期间参与了汕汾项目工程竣工验收与建设档案验收，以及单位企业档案工作规范的测评，熟悉整个公司档案的总体情况，掌握了一定的档案管理知识，现在还负责指导公司各部门兼职档案员对归档文件的收集、整理、归档等工作。8 (2)掌握科学化、规范化及现代化的档案管理技能。档案的数字化和信息化是信息社会赋予档案工作的新要求，也是档案人员应努力的方向。档案管理工作与办公自动化息息相关，这就要求档案管理人员必须掌握和运用现代科技手段和先进的管理技术，以适应现代化档案管理工作的需要。如汕汾公司重视企业档案信息化建设，建设了档案管理系统和新版OA办公系统，拓展了档案管理功能，满足了企业长期经营管理的需要，实现档案信息化建设与企业信息化建设同步发展。档案管理人员利用上述两套管理系统，对各类档案进行数字化加工，利用计算机快速检索各类档案案卷、卷内目录及电子文件，方便了档案的信息化管理与查阅利用。(3)把档案管理落实到档案收藏的质量、资源利用、服务效益等方面。提高收藏档案的质量，将档案收藏方面追求数量的增长转变为追求质量的提高；将档案的利用由单纯追求“大而全”、“小而全”的收藏体系转变为注重档案资源合理布局与资源共享；服务效益要由简单的档案利用转变为高层次的信息服务，以努力提高档案的社会效益和经济效益。2.3探索档案管理规律，使制度建设与利用服务同步发展8 档案利用工作是档案自身价值得以实现的直接手段，档案管理人员除了在档案收集、整理、鉴定、保管等方面下功夫外，应着重做好档案的编目、检索、利用、编研等工作。建立健全档案的搜索体系和档案文件汇编等参考资料，及时、系统、完整地提供和满足档案利用者的需要，对档案资料的完整、案卷的质量进行严格把关和要求。档案分类要遵循客观性、逻辑性、实用性的原则，针对实际工作进行全面考查。如汕汾公司综合考虑行业管理及行政管理的特点，结合本单位的实际情况和今后发展趋势，制订了《汕汾公司文件材料归档范围及保管期限》和《汕汾公司档案综合管理分类编号办法》，使分类方案具有更长的适用期。制订《汕汾公司部门文件形成者档案工作职责》，形成各部门负责人、专（兼）职档案员和文件形成者分别对归档文件完整及系统性、整理质量和形成质量各负其责的档案工作体系，以保证档案收集的系统和完整。加强档案库房设施建设，减少外界条件对档案造成的损害。汕汾公司建设了档案库房、阅览室、办公室和陈列室，实现档案室库房、办公室和阅档室三分开，并配备了密集架、防磁柜、消毒机、除湿机等库房保护设备，尽可能减少外界条件对档案造成的损害。充分利用室藏优势，开发档案信息资源。利用多种方式，通过多种途径开展档案的宣传活动。认真学习贯彻《档案法》和《档案法实施办法》，切实增强职权法定和权责一致观念，提高依法办事能力。坚持以人为本、服务大局、服务社会与服务群众，在服务中不断增强档案部门的功能，循序渐进地提高档案服务质量。2.4创新档案服务机制，科学规范档案工作流程8 创新是档案事业发展的必然要求。在充实室藏内容、提高室藏质量的基础上，要有目的、有重点、有计划地对档案文献资源不断地进行优化、组织、集成，使其系统化、规范化、有序化，及时、准确、高效地为企业发展提供服务。计算机技术的应用为实现档案管理由浅入深、由低到高、由单一到全方位的管理创新提供了可能。要解放思想，破除守旧观念，树立服务理念，摆正位置。当前档案工作的使命是开发和利用档案信息资源，不断创新档案服务机制，积极主动地为经济建设服务。通过计算机网络为档案利用者提供优质服务，并加强各项事务管理，促使档案管理现代化。2.5提高档案管理人员素质和积极性选择政治上可靠、作风正派、责任心强的管理人员从事档案管理工作，并注意对他们的教育培养。关心他们的工作、生活，充分发挥他们的积极性和创造性。作为档案管理人员，要积极通过自学、参加培训等方式，不断丰富自己的专业知识，努力提高自身专业水平。熟悉档案上作的各个环节和基本要求，努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率和档案质量。如汕汾公司积极组织档案管理人员参加档案技术培训和业务交流，以及多次在公司内部开展档案管理系统操作、组卷归档等业务培训，不断提高专兼职档案人员的专业水平。并且依据档案管理岗位职责，对专（兼）职档案员的履职情况一并纳入个人年度工作考核，建立了档案管理激励机制，对在档案的收集、整理、保管和提供利用等方面成绩显著的档案人员给予适当的奖励，对玩忽职守造成档案损失的，依法追究相关人员的责任。8 3、结束语总的来说，企业档案管理是人事管理的一个重要方面，也是企业资料管理的一项重要工作。档案作为一项特殊的资料，—直是资料管理中的一个复杂的问题。如果没有做好档案管理，会给企业造成很大的困扰和损失，因此，档案管理人员必须认真做好档案管理工作，并将档案管理科学化和规范化。参考文献：[1]张晓慧．试论知识经济时代如何提高企业档案管理水平[J].商业经济，2O11.[2]扬秀娟．浅谈计算机在档案管理中的几个问题[IJ].黑龙江科技信息，2011.[3]刘太勇．关于提高企业档案管理水平的思考[J].科技情报开发与经济，2009.8