高校基建档案管理工作思索和探析

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1、高校基建档案管理工作思索和探析　　摘要：本文从高校基建档案的重要性入手，介绍了高校基建档案的内容、作用及特点，分析了基建档案管理存在的问题，提出了几点建议。关键词：高校；基建档案；管理；对策中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：随着国民经济的快速发展，我国的高等教育也得到了飞跃式的成长，科教兴国，教育的育人理念的不断深入与高校现代化要求的加大，高校基建工作大跨步地展开，高校基建档案是对它的全程记录，在基建工程的统筹建设中具有极其重要的借鉴和指导价值，成为不可或缺的组成部分。自从我从事这个基建档案管理的工作以来，根据我自身工作

2、经验以及对各高校的基建档案管理现状的了解，目前高校基建档案工作不尽如人意，管理不系统，有些资料严重缺失，这不仅对基建工作历史记录的完整性的严重破坏，也不能为今后基建基础设施的实施提供合理的资料，使得基建工作依旧处于摸索的初级阶段，成为高校基建管理工作发展的瓶颈，很难实现行之有效且符合高校基建档案管理自身特点的管理工作，与此同时，最大限度地提高建设资金的投资效益也成为空谈。基于此种情况，我对高校基建档案的思考与讨论工作就此谈一下看法。1高校基建档案内容概述及特性7所谓的高校基建档案就是指高校在基建管理和基建工程项目从筹备、决策、立项

3、、审批、勘察、招投标、设计、实施、监理到竣工交付过程中，直接、间接形成的具有保存利用价值的文字、图表、图纸及声像等不同形式的文件资料。它是校园各种建筑物、构筑物、管网等建设工程的规划、设计、施工、使用、维护和检修等活动的直接记录，也作为对工程进行检查、维护、管理、使用、改建、扩建的依据和凭证，成为高校档案中不可缺少的重要组成部分。内容分为依据性文件、基础性文件、工程设计文件、招投标文件、工程管理文件、施工竣工验收文件、基建财务文件、监理文件等八大类。从定义和内容看，除了具有一般档案的原始记录性、信息性、价值性等普遍特点外，还具有自

4、身独有的特点。这些独有的特点决定了基建档案的作用是不可估量的，具体表现在以下几个方面：1.1历史资料的作用7高校基建档案用大量的文字和数据，如实地记载了校园基建工程从立项到竣工、交付、使用及运行管理全过程的情况，客观地反映了项目总体规划、实施计划、构建设计、组织施工、后期改建等方面的情况，真实地提供了投资计划、预算、决算等落实情况。一套完整的基建工程档案，除了有大量的文字、数据记录外,还有相应的一系列的图纸、表格，给人以具体、直观、形象的展现。因此，在具有一套完整基建档案前提下，再现某项基建工程全面貌的工作就显得轻而易举。1.2历

5、史凭证的作用基建档案在记载一项项基建工程的同时，还记载着学校的总体布局和远景规划。记录历史的文字、数据、图纸、照片等不仅是人们进行社会实践活动的真实的历史反映，也是考究高校基建工作历史和研究高校基建工作前景的科学依据。通过连续的、整套的高校基建档案，我们可以清晰地了解不同时期、不同地区的高校基建状况，并从中描绘出基建工程的发展历程，是对前期基建工作历史概述的有效凭证。1.3对以后的基建工作起到参照作用基建工程的各种统计、报表、维修、扩建、改建等离开基建档案都将寸步难行。基建工程设计档案一般已经过了施工考验，承受了实践的检验。重复利

6、用或参考这些图纸和资料，吸取精华、去其糟粕，不仅可以加快速度，还可以提高设计质量及经济效益。2当前高校基建档案工作存在的一些主要问题高校基建档案管理工作随着基建模式的转变，内容越来越繁杂。高校基建档案工作面临的瓶颈问题没有本质性的变化，依旧集中在基建档案自身收集、归档、查阅、管理以及工作人员素质等方面。具体问题有以下几方面：72.1思想上不重视一直以来，基建档案在高校档案管理中是较不受重视的类别，高校的基建工程部门以及主管领导对基建档案管理工作的认识远远不够，档案部门的宣传力度也很局限，学校基建部门也往往重视不够，在基建档案管理上

7、花的时间和精力相对较少。造成一些基建管理人员档案管理意识淡薄的思想。建筑物竣工后，竣工资料随便锁进自己的柜子，以方便自己查阅。由于人员的更换，非常容易出现资料遗失、不完整、破损的现象。2.2基建档案管理人员不专业基建项目的形成是一项周期性长、专业性强、完整性高、涉及多部门的工作，在每一步基建过程中都有大量的材料产生，面对如此多且繁杂的材料，收集就需要格外的细心和专业，这就对基建档案管理人员有相当高的要求，不仅要有专业素养，还要热爱档案管理工作，然而，目前符合这种要求的基建档案管理人员比较缺乏，是基建档案管理工作中的绊脚石。2.3归

8、档的基建档案质量不高根据平时归档，整理的基建档案材料中暴露出来的问题是基建档案材料普遍质量不高，如图纸的整齐程度、清洁程度等。还有一些归档材料或图纸上随意使用铅笔、圆珠笔及红色、纯蓝墨水等不符合归档要求的笔墨书写，有的材料被多次涂改，字迹模糊不清，