高校基建档案管理工作探讨

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1、高校基建档案管理工作探讨［摘要］基建档案管理是整个新校区基建过程的原始资料，涵盖了项目立项、审批、建设、运营和管理等过程的资料，既是工程建设及竣工验收、交付使用的必要材料，也是日后对基建工程进行检查、维护、管理、使用、改建、扩建的依据和凭证，同时也为付款、决算，维权，审计等有备可查。随着基建投资的增加，随之而来的是基建档案管理和工作量增大。本文根据多年档案管理工作实践，对档案管理工作中存在的一些问题进行分析，并提出措施。［关键词］高校基建;档案中图分类号：G647文献标识码：A文章编号：1009-914X(2016)28-0328-01八八—1—刖§高校的基建、档案作为重要资源，是高校的历

2、史凭证及真实记录，同时也是今后的维护、管理、改扩建设提供依据。如何把存在的问题分析清楚，采取有效措施，是当前我们每位档案管理人员所关注的问题之一。1、高校基建档案管理存在的问题目前大多数高校基建项目中存在一个普遍问题就是点多、涉及面广、时间较紧、赶工期，同一时间开工的基建项冃较多，一定程度上影响了档案资料的收集、规整。具体来说，存在的问题主要在以下几个方面：1.1基建?n案管理人员素质不高基建档案管理有别于别的档案管理，基建档案管理人员面对大量且复杂的资料，需要有相应专业知识，强烈的责任心和耐心整理，对基建流程,材料构成有清晰认识，哪些资料必不可少，如何有效分类，等必不可少。同时，基建本身

3、存档人员较少，人员变动频繁，已制衡了档案管理的完整性。1.2“重建设，轻档案”的思想高校的基建部门以及主管领导对基建档案工作的认识远远不够，档案部门的宣传力度也不够，造成一些基建管理人员档案存档意识淡薄，重要档案往往在个人手里，不能按时及时归档，需要时就来查，没有就不行，基建档案在高校档案管理屮是较不受重视的类别，通常实行统一大规模存档，散乱差。1.3基建档案归档不完整档案管理人员在接收档案时几乎都是相关部门人员交来多少就收多少，既没冇系统地梳理，也缺乏科学的归类，既造成局部性的混乱，也影响到项冃建设与管理的全局。一个建设项冃一般经过决策、设计、招（投）标、施工、竣工等五个阶段，因此基建档

4、案的形成周期长•加上基建档案的专业性、成套性、涉及部门多等特点，使基建档案的收集工作具有相当难度。在项目招（投）标过程中，往往由于中标单位的分包或归档不及时等导致资料散失;施工单位对于施工过程中所形成的隐蔽工程没施图、地下管网等相关档案材料在收集时往往造成疏漏或缺失：有些档案人员忽略全过程文件资料的完整归档，特别是忽略了前期形成的文件材料和建设后期形成的交丁验收文件材料、工程监理等方而的材料，造成基建档案的成套性、完整性存在缺陷。1.4高校部门间存档规格不一致基建部门存档的内容来源多方位，各个施工单位送交的材料规格不一样，内容类别有差异，基建档案管理人员存档时存在差异性，由本部门归类后虽然

5、进行了有效整理，但送交高校校级档案馆时，校级档案管理部门有自己的一套存档标准，装订成册等都有独立规定，造成重复工作，无形中加大了存档工作量。2、高校基建档案管理应完善的几点建议2.1提高档案管理人员的业务素质2.1.1要加大基建档案管理人员的业务培训力度，不断提升档案管理人员综合业务水平和档案管理能力。因为现代化信息技术与管理系统，如果仅仅是一些业务水平低下的档案管理员来操作和使用，其先进性能也是无法体现出来。这就要求档案管理部门，必须釆取培训、外出学习交流等方式，从基建档案管理比较科学高效的院校那里汲取先进经验，系统培养和提高档案管理人员业务能力。2.1.2要维持基建档案管理人员的稳定性

6、。调查发现，基建兼职档案员的更换频率较高，甚至有半年换一次的，此频繁地更换人员，造成兼职档案员在工作中有对基建档案形成材料了解不透，档案业务不熟悉等情况，为基建档案的部门收集立卷工作带来一定的障碍。本人从工作中发现,基建档案基本不是专职档案人员，一般是基建部门的内勤人员兼任，这就要求职能部门保证在部门立卷时期，给一定的档案工作时间，不要让太多的其它工作影响到基建档案的立卷归档工作。而要达到这一目标，必须增加档案经费的必要的投入。2.2提高高校基建档案存档意识提高高校基建档案存档意识，是发挥好基建档案价值作用的首要条件。做好基建档案管理工作重要性的宣传，提高主要领导及各部门对档案工作重要性的

7、认识，作为领导者，应鼓励和支持档案管理人员跟踪指导基建项目档案的资料收集，及时发现问题，解决问题，从源头把好档案的质量关。特别是在项目建设初期，加强施工单位日常施工过程中的档案管理意识，对基建档案工作进行统一规划，做好基建档案管理基础工作。2.3制定完善的档案管理制度各高校基建档案职能管理部门应按照有关法律、法规的耍求，结合本单位的自身管理需求，制定用于本单位的基建档案管理制度，使基建档案工作做到有法可依、有制度可循。在