人力资源与行政部秘书职务说明书.docx

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1、人力资源与行政部秘书职务说明书档案编号：一、基本资料1、职务名称：秘书4、薪金等级：7、定员人数：12、直接上级：部门总经理5、薪金水平：3、所属部门：人力资源与行政部6、辖管人数：10、工作分析人员：11、分析日期：12、批准人：二、工作概要2.1岗位目的协助公司总裁、部门经理处理行政管理、文字、对外协调等日常工作。2.2职务说明编号工作内容消耗时间1.完成总裁交办的各项任务；1、2.负责公司重要会议的通知、接待等工作；2、3.根据领导要求制作电子文档，对办公室的重要文件制作电脑备份；3、4.负责公司印章、介绍信、证书的管理工作；4、5.负责公司档案、文件、

2、公函、传真的分类、归档工作；5、6.协助开展公共关系维护工作；负责接洽、维护公司外部关系，负责接待来6、宾；7、7.负责与分支机构、外部单位的协调；8、8、9、9、10、10、11、11、12、12、13、13、14、14、15、15、16、16、17、17、18、18、19、19、20、20、2.3职务权责编号权限编号责任1、对部门的工作建议权；1.对总裁交办工作的及时有效完成负责；2、2.对档案保管的完善有效负责；3、3.对印章使用的合规性负责。4、4、5、5、6、6、7、7、8、8、9、9、10、三、任职要求3.1教育与培训最小学初中高中所主修专业：1、行政管理

3、低职高中专技校需2、学大专本科硕士专相关专业：1、历博士其他：业2、所1、礼仪所1、BA一个月以下需2、需2、B一至三个月培3、培3、C三至六个月训4、训4、D六个月至一年科5、时5、E一至两年目6、间6、F两年以上3.2经验与技能1、办公室文秘工作2年以上工作经历2、年以上与经验3、年以上4、年以上专资1、业历2、能凭3、力证4、领导能力指导能力激励能力授权能力创新能力计划能力一管理技能组织人事时间管理人际关系2协调能力3资源分配般谈判能力冲突管理说服能力公共关系表达能力2群体技能能倾听敏感2信息管理2分析能力判断能力实施能力公文写作2力2、要求较高3、要求一般4、

4、要求较低5、不做要求1、要求很高3.3个体特征兴项目：要求程度：很高较高一般较低很低趣很高较高一般较低很低爱很高较高一般较低很低好很高较高一般较低很低个项目：细心谨慎要求程度：很高较高一般较低很低性很高较高一般较低很低特很高较高一般较低很低征很高较高一般较低很低自然生理适应年龄：20岁以下21-25岁26-30岁31-35岁35-45岁45岁以上特征适应性别：男女男女皆可四、岗位关系可直接升迁的职位：可升迁至此的职位：职务关系可相互转换的职位：其他：对内：与上级的沟通接受总裁、部门总经理书面与口头指导内外同级沟通保持与各部门的良好沟通沟通关系与下级的沟通五、工作执行信

5、息人物0综合0指导0创造1调整1谈判1精密加工工作2分析2教育2操作控制活动3汇编3监督3驾驶操作基本4加工4转换4处理功能5复制5劝解5照料6比较6交谈示意6反馈回馈7服务7服务7掌握8接受指示、帮助对外沟通：工作责任0风险控制1成本控制2指导监督3内部协调4外部协调5工作结果6组织人事7法律责任8决策责任9其他电脑计算器设备电话扫描仪运用传真装订机复印机其他工编号关键业绩指标作1、绩2、效3、标4、准5、6、软1、软件开发件2、网络、系统维护应3、专业软件使用用4、网络工具、一般办公软件使用量化目标指标权重六、工作环境与要求经常去国外、外埠出差工作时间极不固

6、定且无规律工因工作需要经常外出联系或商谈（本市）工经常需要加班因工作需要与本市几个固定部门联络经常需要下班延时作作一般仅限于本公司办公区范围内一般只需白天工作时间场时一般仅限于本座位，不宜外出工作时间较自由，弹性制所间其他情况其他情况其职业病：名称：危险程度：他舒适性：舒适一般不舒适1、工作压力很大较大一般较小工2、精力集中程度高度集中很集中集中平常作3、体力体力工作很多必须久坐或站一般随意要4、创新与开拓工作本身即是工作常需要偶尔程序化、无需求5、紧张程度快节奏、疲劳较紧张偶尔紧张完全自己掌握6、均衡性无法掌握很差忙闲不均尚可其他描述