浅议高校档案利用中存在问题和对策

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1、浅议高校档案利用中存在问题和对策　　摘要：根据目前高校档案利用现状，发现高校档案利用过程中还存在以下几个主要问题：档案利用意识薄弱；档案利用方式落后；档案信息的深度不够；档案服务主动性不强。对策思考有：加强宣传，大力提高档案利用意识；加快档案信息化建设，开展多元化利用方式；提高档案人员素质，提升档案信息质量；转变被动服务意识，推进档案服务创新。关键词：高校档案；利用；问题；对策高校档案是指高校在科研、教学、日常管理和其他各项活动中形成的具有保存价值的图表、文字、声像等不同载体的材料[1]。高校档案不仅真实记录了学校发展的历

2、程，而且是学校的重要信息资源。高校档案利用工作是一项基础性工作，做好这项工作对高校的发展有非常重要的意义。本文通过对高校档案利用现状的分析，发现高校档案利用过程中存在的主要问题，提出加强高校档案利用的对策建议，从而促进高校档案的价值发挥更大作用。一、高校档案利用的现状档案利用作为档案工作的基础工作，日益受到重视。本文以长江师范学院档案馆为例，分析目前档案利用的现状。1.总利用情况8经统计，2007-2012年的5年期间，长江师范学院档案馆共接待档案利用者2865人次，平均每年约573人次。2012年提供档案、资料共1908

3、卷（册）12137件，复印档案近5000页，其中单位查询1292卷11374件，个人查询616卷692件，资料查询35人次71册。同时通过快递、传真、电话等方式为外地档案利用者提供便利。2.档案利用类型高校档案利用工作，是以高校广大师生员工为主要服务对象，兼顾社会成员，以馆藏档案为服务内容，主要以现场查阅为服务手段，直接提供档案或提供经档案编研整理的档案信息资料，为高校和社会服务的一项工作[2]。长江师范学院从2007-2012年5年间档案利用类型分析，可以看出利用人次比率排在前3位的顺序均是文书档案、学籍档案、学位档案，

4、约占利用总量的74.8%；其次是基本建设档案、声像档案约占利用总量的15.6%，科技、出版、会计等利用情况有所上升，但利用人次还是比较少。3.档案利用目的及用途8高校档案利用可分为个人利用、学术研究、工作考查、经济建设、编史修志、宣传教育等。经统计，长江师范学院2007-2012年5年间，个人利用档案3084卷次，每年都是最多的，占利用总量的52.6%，而且利用人次和所占比率在逐年递增；工作考查利用档案的人次位居其次，占总利用人次的比率是23.2%；人们为学术研究来查阅档案的人次比率是15.8%，排在第三位；而经济建设、编

5、史修志、宣传教育利用目的人次最低。个人利用档案最多的原因主要是继续深造、评职称、党政人事任职等需要查找学籍、学位档案，证明其在校期间学习成绩真实有效。但是，学术研究、宣传教育等档案的利用比较少，而且有下降的趋势。4.档案利用的主体情况高校档案馆是对全社会成员开放的，但是档案利用主体绝大部分还是在校学生、老师或者是已经毕业的本校学生因学业、出国、升学等利用自己的学籍档案，其中最主要的是学习成绩单。工作考查则主要是各职能部门的收文员为日常工作加强管理的需要来查阅。而学术研究、编史修志、宣传教育类的利用是非常少的。由此可见，高校

6、档案利用主体面很窄，利用目的比较单一。二、高校档案利用中存在的主要问题近年来，在高校的改革和发展过程中，高校档案发挥了极其重要的作用，档案工作也得到了长远发展，但是高校档案在利用过程中仍然存在以下主要问题。1.档案利用意识薄弱8随着高校发展对档案利用的需求不断增加，档案利用管理工作逐渐成为档案工作的核心价值要素。但是，目前有部分高校对档案和档案馆的作用认识不是很清楚，相当一部分人认为档案与自己关系不大，没有引起重视。有部分档案馆的从业人员以及各职能部门的信息员仍然受到传统档案思想的影响，存在着重“藏”轻“用”的误区，整天埋

7、头于档案的收集、装订、整理等事务性工作上，对档案利用意识存在欠缺，档案管理以及开发利用的理念还没有适时更新，对档案利用的重视程度不够。2.档案利用方式落后随着网络技术的发展，部分高校正在加快数字化档案馆建设。但是，有些高校档案提供利用的模式墨守成规，长期处于封闭或者半封闭状态，利用手段比较有限，致使档案利用率低，利用范围比较固定、狭窄。部分高校档案馆由于种种原因，档案利用的技术设备比较落后，参差不齐，有的已经超过使用年限还在使用。档案利用的方式许多是手动检索，手工检索的方法既费时又费力，已经远远不能满足利用者省时、省力、求

8、准、求快、求全的要求。同时，档案利用以网络为依托的非常少，通常只是阅览、抄写或复印，进行档案信息传输的也不多，严重制约了档案信息的快速传播、流通和利用。3.档案信息的深度不够8从档案利用服务于学校发展的角度看，档案利用提出了更高要求，档案研究编写工作是提高档案服务水平、服务效率的很好形式。高校档案研究编