Office办公文秘使用技巧.doc

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1、此资料由网络收集而来，如有侵权请告知上传者立即删除。资料共分享，我们负责传递知识。Office办公文秘使用技巧　　办公自动化已经成为现在文秘最普遍的工作之一，下面给大家介绍Office办公文秘使用技巧，欢迎阅读!Office办公文秘使用技巧　　数字格式批量转换　　在完成一篇报告后，才发现其中最有说服力的数字显得很不清楚，这样就大大削弱了文章的说服力。为了让这些数字达到醒目的效果，可以为它们设置一些特殊格式。按下“Ctrl+H”组合键调出查找和替换对话框，将光标定位在“查找内容”框中，然后单击“高级”展开对话框，再单击“特殊字符”并选择“任意数字”，这时“查找内容”

2、中会自动显示为查找下一处，按“Alt+M”是打开高级选项，按Alt+D/P/G，是在查找、替换、定位这三个选项卡中切换等(本技巧同样适合其它的对话框)。　　另外，在office20xx中进行查找/替换时，我们经常会在不关闭查找/替换对话框的情况下，切换到正文中进行修改，然后再回到查找/替换对话框中继续操作，一般都是通过鼠标点击进行切换，其实直接按Ctrl+Tab键就可以了，非常方便。　　在最后一次搜索结果中快速浏览　　当你搜索完毕，退出查找对话框后，如果想回过头看看刚才的搜索结果，这时不用再打开查找对话框，直接按Ctrl+PageUp键或Ctrl+PageDown

3、键，就可以在上一次的搜索结果中快速浏览了。　　高亮显示所有搜索出来的结果　　为了让搜索出来的结果更醒目，可以让搜索的结果内容高亮显示出来。操作很简单：在查找对话框中选中“突出显示所有在该范围找出的项目”就可以了。　　替换时巧妙保留书签　　假设在word中有这么一段文本：Thisagreementbetween[JohnDoel]and[MarySmith]isenteredintofreelyandwithoutcompulsion.其中括号括起来的部分表示定义了书签，括号是为了让大家看的清楚，真实文本中并没有出现。如果在进行替换操作时，将两个人物名称换成了其它人

4、名，那么书签2此资料由网络收集而来，如有侵权请告知上传者立即删除。资料共分享，我们负责传递知识。也会随之丢失。大家在定义书签时，将人名前后的空格都包括进来，如下所示：Thisagreementbetween[JohnDoel]and[MarySmith]isenteredintofreelyandwithoutcompulsion.　　使用图片替换文本　　有时我们可能想用图片来替换某些文本，比如，你可能想用公司的Logo图片来替换文档中的所有公司名称，可通过下面的步骤来实现：　　第一步：图片插入到文档中，选取它，再按Ctrl+X键剪切把它放到系统的剪贴板中。　　第

5、二步：按“Ctrl+H”键调出替换对话框，在“查找内容”中输入要替换的文本，在“替换为”中输入“”(不含引号，下同)。　　第三步：可以单击“查找下一处”、“替换”一个一个替换，也可以单击“全部替换”一次性全部替换。这时一些学术论文，会大量出现一些同样的术语或关键词，如果想让这些术语或关键词有一个统一的格式，不用一个一个设置，用替换功能很快就能完成。　　第一步：找到要设置格式的第一个术语或关键词(如：“虚拟现实”)，设置它的大小、字体、颜色等格式。选中设置好的术语，按“Ctrl+C”键将它复制到剪切板上。　　第二步：按“Ctrl+H”键调出替换对话框，在“查找内容”

6、中输入“虚拟现实”，在“替换为”中输入“”，然后单击“全部替换”按钮。文档中所有的“虚拟现实”一词，就被设置成统一的格式了。2