职业学校档案管理信息化建设研究

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1、职业学校档案管理信息化建设研究　　摘要：加强职业学校档案管理信息化建设需要做到：面向未来，提高认识；统筹发展，规范标准；加强技术支撑和安全保障；努力培养信息化的档案管理人才。关键词：职业学校档案管理信息化中图分类号：G71文献标识码：A文章编号：1674-2117（2014）04-0079-011前言随着全球化、信息化进程的不断加快以及计算机科学技术的发展与普及，职业学校顺应时代发展，不断加快了自身档案管理信息化建设的进程。然而，相比较于西方发达国家，我国档案管理信息化建设起步比较晚、历时短，所以整个建设过程中还存在诸多问题亟待改善。本文以职业学校档案管理信息

2、化建设过程中存在的问题为出发点，在此基础上深入探讨其完善措施，以期对加强和完善我国信息化建设有所裨益。2职业学校档案管理信息化建设存在的问题5纵观我国职业学校信息化建设现状，存在诸多问题，这些问题主要表现为以下几个方面：首先是档案信息化建设认识不足，重视程度不够。这表现为许多职业学校无论是领导还是教职工，亦或是档案管理工作人员，都没有从思想上正确认识到档案管理信息化建设的重要性，只是片面地将工作重心偏向到学校的经济效益以及教学管理上，导致档案管理信息化建设举步维艰。其次是基础设施建设比较薄弱。许多职业学校由于对档案管理信息化建设认识不足，重视度不够，从而导致在

3、基础设施建设上投入严重不足。有的学校缺乏最基本的硬件设施，有的学校虽然基础设施齐全，但使用的都是一些濒临淘汰或者严重老化的设备，难以满足信息化的发展需求。再次是档案管理信息化的标准化建设还有待加强。由于学校在档案管理信息化建设过程中态度不端正，表现出很大的随意性和分散性，缺乏必要的协调和统筹规划，导致档案管理信息化建设的标准化建设水平相对低下，严总阻碍了档案管理信息化建设步伐的加快。最后，档案管理信息化建设技术保障的缺失以及档案管理信息化人员素质不高也是职业学校档案管理信息化建设过程中存在的主要问题。3完善职业学校档案管理信息化建设的有效对策3.1面向未来，提

4、高认识5思想决定行为，高职学校只有正确认识到档案管理信息化建设的重要性，才能行动起来，积极投身到档案管理信息化建设进程中来。首先，高职学校领导应进一步提高对档案管理信息化建设工作的重视程度，将其纳入到学校的发展规划之中，认真听取档案工作人员有关工作现状及问题的汇报，加大对档案管理信息化建设的人力、物力投入，加强基础设施的建设，在满足信息化发展需求的同时也为档案管理工作人员营造良好的工作环境。档案管理工作人员应在做好本职工作的同时，加大宣传力度，号召全校师生加入档案管理信息化建设队伍中来并为其详细介绍档案和档案法规，增强师生的档案意识，扩大档案工作的影响力。3.

5、2统筹发展，规范标准做好档案管理信息化建设工作，加快档案管理信息化建设进程要求，全面推进规范化标准的制定以及执行，加强相关法规的建设完善，最终实现档案信息的资源共享。就档案信息化规范标准的建设而言，应从宏观调控和内部协调两方面着手：宏观调控主要针对档案行政管理部门而言，其应立足大局，在现有标准和规范的基础上，进一步完善档案管理信息化标准规范体系的建设，并加强对各个院校的监督和指导，以确保各个院校档案管理信息化建设工作有章可循，同时也加强了各个院校档案管理信息化建设工作的协调性；内部协调主要针对职业学校自身而言，对于学校来说，其档案管理部门应积极参与电子校务的建

6、设，并且在这个过程中有效协调电子校务建设以及档案管理信息化建设二者之间的关系，使其既不冲突又可以有效衔接，如此一来，一方面大大方便了电子档案信息的收集，另一方面也可以借助网络共享平台为学校其他部门提供高效率的服务。3.3加强技术支撑和安全保障5档案管理信息化同时也加大了档案保管的风险。虽然档案管理技术在不断更新，然而各种黑客攻击以及病毒攻击严重威胁到了电子档案的安全。为此，职业学校档案管理人员在档案管理信息化建设进程中应加强技术支撑和安全保障。这就要求其必须严格遵守国家制定的相关法律、法规，使用国家认证的技术、管理系统以及网络平台对档案进行严格的管理。除此之外

7、，职业学校档案管理人员还应进一步提高安全警惕，时刻注意防护黑客攻击并做好防毒杀毒工作，确保计算机网络的正常运行，以维护档案的安全。最后，档案管理人员还应做好硬件保护工作以及数据备份工作，这样即便是发生故障，也可以在故障处理完毕后第一时间恢复正常的工作。3.4努力培养信息化的档案管理人才5档案管理人员是档案管理信息化建设进程中的决定性因素，其整体素质的高低直接决定着档案管理信息化建设工作的成败，为此，职业学校应重视档案管理队伍的建设，加强对档案管理工作人员的专业培训，使他们无论是知识结构还是业务水平都能满足档案管理信息化建设发展的需求。此外，学校还应完善鼓励机制

8、和竞争机制，营造良好的学习环境和学习氛