浅谈电子档案管理问题和对策

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1、浅谈电子档案管理问题和对策　　摘要：随着科学技术的进步，电子文件与电子档案广泛地用于日常办公与管理。档案信息是社会重要的信息资源,管理好档案信息资源,充分发挥其作用,最为关键的突破口就是实现档案信息化管理。本文对电子档案的管理进行简单的探讨为以后电子档案管理工作的顺利进行提供理论基础。关键词：电子档案；优越性；对策Abstract: Withtheprogressofscienceandtechnology,electronicdocumentsandelectronic files arewidelyusedin dailyofficework&#

2、160;andmanagement. Archiveinformationis theimportantsocial informationresources,managementof archivesinformationresources, fullyplayitsrole, thekey pointis torealize thearchivesinformationmanagement. Simplediscussion on the managemen

3、t ofelectronic8archives for future electronic archivesmanagement worksmoothly provide theoreticalbasis.Keywords: electronicarchives; advantages;countermeasures中图分类号：G271       文献标识码：    文章编号引言：

4、电子档案，是指具有保存价值的已归档的电子文件及其相关资料。当前，在日常工作中，电子档案的数量呈现逐年递增的现象，对于电子档案的管理工作成为档案管理部门面对的一个重要课题。随着信息技术的快速发展，档案管理的电子化程度虽然已有所提高，但由于管理理念、管理方法、管理手段等的不同，其中的问题也日渐显现。一、电子档案的优越性81.直接减轻了档案管理工作人员的劳动强度，提高了工作时效。在知识经济时代的当下，现代网络系统不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度，而且将文书档案管理人员从手工直接建档的枯

5、燥乏味的工作中解脱出来。文书档案管理工作实现微机处理后，就可把按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档。由于实现随机管档，就可将过去的集中立卷，改为平时随时整理立卷。这样集中的工作量，就变为分散的工作量，提高了立卷管理水平，从而达到档案管理工作及时归档的目的便于检索利用。2.微机管理有利于遗漏文件的补漏增缺。传统的文书立卷方法遇到文件收集不齐或漏交归档时，补漏增缺，就得拆卷重做。改为微机网络管理，文档用微机按“件”整理归档。可随时补漏增缺使文档不形成存积，这时只需按一下键盘，修改一下档案目录就万事大吉了。微机管理省时省力，可以给工作人员以充分的时间去提高业务水平。3.微机管理更有利于文档的保

6、密。过去查阅档案时是整卷提供利用。利用者只是利用卷中的一份文件，却能够看到整卷档案内容。这是不符合文档管理的保密要求的。微机管理将其改为单份文件提供利用，利用者就无法接触其他无关的文件，从而达到了文件保密的要求。84.微机管理有利于提高档案管理工作的质量。档案工作的根本目的在于利用。而要提供可利用的档案，就必须有高质量高水平的文档卷宗。但是传统的文书立卷工作是人为的纸张立卷，立卷人根据自己的理解来进行操作，其对立卷标准掌握的尺度很难做到完全统一，这必然影响到案卷质量水准，从而给今后的利用工作带来了许多不便。同时归档工作还占用了档案人员的绝大部分时间，致使档案管理人员的编研工作几乎处于空白的

7、境地，这又制约了管理人员的水平提高。在这种管理模式下的档案利用，也是被动式的。文书档案管理进行微机管理，档案人员就可以从繁琐的整理工作中解脱出来，可以把时间和精力放在档案编研和二次信息开发利用上来，从而提高文书档案管理工作的质量和利用的效率，使文书档案的管理、在提供利用服务时，能够发挥出更好的时效价值。二、电子档案管理存在的主要问题1.人们对电子档案管理的认识还有一定的局限性人们对电子档案的特殊性、发展趋势及内在规律,还