高校档案管理和本科教学评估

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1、高校档案管理和本科教学评估　　[提要]本文分析高校档案在教学评估中的作用，论述现阶段高校档案管理工作中存在的问题，并提出建议。关键词：高校；档案管理；本科教学评估中图分类号：G647文献标识码：A收录日期：2013年2月27日本科教育是我国高等教育的主体和基础。本科教学评估，是我国正在实施中的高等教育质量工程的一个重要环节，是教育行政部门对高等教育进行宏观管理、促进高校改革与建设、保证高校办学水平和教学质量的关键举措。从过去几年高校评估的过程来看，评估专家除了实地了解学校的实际情况之外，一项重要的工作就是系统地检查学校教学条件、教学状态和教学效果三个层次共7个一级指标和一个特色项目，19个

2、二级指标，44个主要观测点，其中的大部分指标都要查阅相关的档案材料来佐证。通过审阅原始档案，了解高校的办学质量，从而做出客观评价。由此可见，教学评估与高校档案管理工作之间存在着不可分割的内在联系。一、高校档案在教学评估中的作用5高校档案是高等学校从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动中直接形成的，对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，是高校建设与发展的历史见证，是最可靠的第一手材料，是一所高校的宝贵财富。它是衡量高校教育教学质量，科研学术水平和管理水平的重要尺度，在高校本科教学评估工作中起着举足轻重的作用。二、高校档案管理工作中存在的问题1、领导档案意识淡薄，

3、档案工作人员水平参差不齐。多数高校领导和教师档案意识淡薄，只重视教学工作和其他管理工作，轻视档案工作，致使高校档案工作地位不高，责任不清，严重影响了高校档案工作的顺利开展。目前，许多高校档案管理人员素质参差不齐，知识结构单一，缺少既有档案专业知识又懂计算机的复合型人才，其中有的是改行搞档案工作的，有的是其他工作人员兼职的。由于没有受过专业知识和技能的培训，能力较低，在工作中经常出现这样或那样的漏洞，严重影响了高校档案的质量。2、档案管理制度不健全，体制不完善。由于普通高校档案管理工作起步较晚，制度不健全，体制不完善，对档案材料在本科教学评估工作的依据凭证作用没有足够认识和重视，以致相当一部

4、分档案散存于个人手中或者没有及时收集、整理归档，进而导致各职能部门和教学系部档案不齐全、不完整。53、档案材料没有按规范收集整理。学校各职能部门和教学系部档案材料的收集与整理带有很大的随意性，没有明确的归档范围和要求，该收集的没收集，不该收集的倒收集上来了；只注重红头文件的收集与整理，而不重视本部门教学管理材料的归档；个别重要文件不正规行文，一些文件材料形成过程中还存在着签字以姓代名，时间只写月日，不写年度，有的红头文件不盖章；部分档案材料原始记录书写用圆珠笔、铅笔或复印纸代替，纸张大小不一，长短不齐，普遍缺少规范的要求和长久保存档案的考虑，这不仅直接影响档案的质量，而且也影响其历史凭证作

5、用。三、加强高校档案管理的具体措施1、加强领导，增强档案意识是关键。领导首先应从高校档案在教学评估中的依据凭证作用角度来做全院师生的思想工作，克服人们对档案管理工作的偏见及错误理解，提高人们对档案工作重要性的认识，让学院更多的领导和系部处室业务人员了解档案，重视档案，支持档案工作，充分调动全院师生员工积累档案、保护档案的积极性和自觉性，增强师生员工的档案意识；其次，必须明确学校主管领导是档案管理一级责任人，各职能部门和系部负责人是二级责任人；职能部门办公室主任和系部教学秘书是一级执行人，各科室及教研室主任是二级执行人，把高校档案的管理和建设纳入各级领导目标责任管理之中。52、实行“三纳入”

6、、“四同步”，建立健全档案管理制度。为保证高校档案的完整齐全，必须制定相应的规章制度。根据《高等学校档案工作规范》要求，各级各类高校应实行“三纳入”、“四同步”，即把档案工作纳入学校整体规划，列入领导议事日程；纳入教学、科研工作计划和规章制度；把文件材料的形成积累、整理归档纳入各项工作程序，列入有关部门和人员的职责范围；要求布置（如教学任务）、检查（如教学工作）、总结（如教学质量、优秀教学成果、毕业论文）、验收（如科研成果、教材）各项工作与布置、检查、总结、验收档案工作同步。3、明确高校档案分类标准和归档范围，实行规范管理。根据《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案实体分类与学校档案工作

7、规范》的要求，以高校全部档案实体为分类对象，参照学校工作职能，对照评估检查的各项指标，笔者认为高校档案一般划分为党群、行政、教学、科研、基本建设、仪器设备、产品生产、出版、外事、财会、声像共十一大类。由于目前高校规模大小不一，教学工作中产生的文件材料数量各异，因此分类要从实际出发，不一定严格按照上述十一大类细分；规模较小，档案数量较少的高校，也可以只分为党群、行政综合、业务管理三大类，只要基本满足部门档案的系统有序就行。