《办公用品管理制度》实施细则

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唐山建龙实业有限公司制度编号：110A2006Y2制度页数：共24页《办公用品管理制度》实施细则编制人：王海英审核人：王亚东批准人：徐小宁主办单位：行政管理处发布日期：2005年6月4日生效日期：2005年6月4日第一章总则第一条为加强办公用品的统一管理，节约办公开支，有效控制办公费用，特制定本制度。第二条本制度之办公用品管理是指对公司所有办公资产及低值易耗品等物资的采购、支领、使用、维护及报废的统一管理。第三条本制度主要适用于唐山建龙实业有限公司所属各单位及控股公司派驻单位。第二章办公用品的分类管理第四条办公用品按物品价值，划分为办公资产、低值易耗品和消耗品三类实行按标准控制管理。按实际用途，又将各类办公用品划分为信息化和非信息化归类管理。1、办公资产：指单项价值超过2000元的（含2000元），使用年限在一年以上的办公用固定资产。如电脑、空调、复印机、投影仪、数码相机等。 2、低值易耗品：指单项价值低于2000元，且能够多次使用不改变其实物状态，或价值虽然较高，但易于损坏需要经常补充和更换、不属于材料范围的各种物品。包括：（1）办公家具，指公司为日常办公和接待配备的家具用品，如办公桌椅、沙发、茶几、文件橱柜等。（2）低值管理品，指非一次性消耗的、人员异动时需办理交接或收回的办公用品，如传真机、电话机、饮水机、碎纸机等。3、消耗品：指办公用一次性消耗品，如纸张、笔、笔记本、曲别针、订书钉、大头针、印台、办公耗材等；同时包括部分易耗的、且人员异动需办理交接的办公用品，如计算器、订书器、笔筒等。4、信息化类办公用品一般指用于日常办公的电子类或数码类产品，如电脑、移动硬盘、U盘、数码相机等；除信息化类之外，其他办公用品均列入非信息化类范围。第五条公司根据不同的情况，对办公用品分别采取不同的管理办法。1、办公资产：列入公司固定资产，实行统一管理。2、低值易耗品：实行日常维护、报废鉴定、以旧换新的管理办法。3、消耗品：采用按月度办公费用预算额度的40%平均控制。 4、对信息化类办公用品统一执行回收退库管理，即发生人员异动及物品报废时，须办理移交并退库。5、对各单位不经常使用的办公用品，一般可采用由相关单位“统一管理，临时借用，定期归还”的管理办法。第三章办公用品的预算管理第六条各类办公用品新增计划均实行统一的年度预算管理。1、办公资产和低值易耗品：各单位于每年的11月1日前将下年度办公资产需求计划报办公室，由办公室对各单位上报的办公资产需求计划进行审核、汇总后报供应处，由供应处确定新增需求计划的预算金额，然后提交经理办公会审议确定。办公室将审议通过的办公资产新增计划进行修改整理，报财务处分别列入各单位年度预算。具体流程见下图：2、各类消耗品列入年度办公费用预算，按月进行指标分解，实行 月度预算控制管理。第七条对年度预算外新增办公用品计划原则上不予采购。遇特殊情况，由使用单位提出申请（并附详细说明），经公司领导审批后由供应处采购。1、新增办公用品单项价值或一次性购置总额超过10000元（含10000元）的，由使用单位提出申请，经办公室审核把关，报请公司总经理审批。2、新增办公用品单项价值或一次性购置总额低于10000元的由使用单位提出申请，经办公室审核把关，报请公司分管领导审批。第四章办公用品的计划管理第八条办公用品需求计划按上报方式分为月度计划和临时计划两类。1、月度计划：各单位的办公用品需求计划应按月上报，统一列入月度采购计划。其中，消耗品类的办公用品原则上必须列入月度计划，使用金蝶软件上报；其他类办公用品（包括办公资产和低值易耗品）需使用“办公用品计划申请单”（见附件四）上报。2、临时计划：因实际工作需要，急需配备的办公用品，可由使用单位提出申请，办公室审核把关，报请公司领导审批后，转供应处采购。第九条办公用品计划的审批程序1、消耗品类：每月20日－25日，各单位办公用品管理员汇总下月 办公用品需求计划单，由本单位中层领导签字并盖章，经公司办公室审 日，由办公室办公用品计划员对各单位的办公用品采购计划进行一级审核。对不符合标准的要进行修改，经办公室主任审批后，由供应处统一采购。2、其他类办公用品：各单位需在“办公用品计划申请单”内详细填报办公用品的编号、名称、品牌、规格型号及报价等，经本单位中层领导签字并盖章，然后由办公室把关，办公室主任审核，报请公司领导审批后，由供应处统一采购。对信息化类办公用品计划的配置必须经人力资源处出具审核意见，方可进入审批程序。第五章办公用品的采购及支领第十条由供应处负责对各类办公用品实行集中统一采购，各单位不得私自购置办公用品，财务处对不经公司领导审批的私自购置办公用品的费用不予报销。第十一条每月由供应处根据已审批的办公用品采购计划按照各类物品的到货期限，完成当月办公用品的采购、入库工作。第十二条各单位支领办公用品时，首先在金蝶软件中录入支领计划，经本单位领导一级审批；然后要开据手写领料单，经办公室办公用品计划员签字盖章，方可到库房办理支领手续。办公用品计划员根据手写领料单登记台帐。保管员对未经办公室审核的领料单不予办理支领。第六章办公用品的日常管理第十三条各单位要分别指定一名人员负责本单位的办公用品管理。 第十四条公司所有办公用品的使用和保管全部落实到责任人，各单位的办公用品支领和发放均要有支领记录和领用登记。第十五条办公用品实行帐卡式管理，帐卡相符，物变卡变，领用要登记。1、各单位办公用品管理员负责按照本单位实际支领使用的办公用品，依据“办公用品编号目录”（见附件二）进行统一登记，建立台帐，并分别填写“办公用品登记卡”（见附件五），由领用人或保管人在登记卡上逐项签字。2、各单位发放消耗类办公用品也必须有领用登记，并有支领人签字。3、办公室负责对公司所有办公用品统一管理，按单位登记，建立台帐，并按单位实际使用数量发放办公用品登记卡。第十六条办公用品按使用性质分为三种：个人领用、私管部用、私管公用，各单位要按使用性质填写办公用品登记卡。1、个人领用：即员工按办公用品配备标准支领使用的各种办公用品。2、私管部用：即部门或部门内员工共用的办公用品。3、私管公用：即公司内部各单位公用的办公用品。第十七条各单位办公用品管理员填写办公用品登记卡时，对属私管部用或私管公用办公用品的责任人应为办公用品所在单位、部门或办公房间的主要领导或负责人。第十八条办公室定期对各单位办公用品管理情况进行检查，要求帐与卡相符合，卡与物相对应。对办公用品无故丢失或损坏的，要追究办 公用品保管或领用人员的责任，费用按办公用品原价进行赔偿。第七章办公用品的异动管理第十九条新员工入企，按规定需要配备办公用品时，由就职单位办公用品管理员凭人力资源处开出的调令到办公室领取办公用品登记卡，并由其所在单位对支领的办公用品进行登记。第二十条发生人员异动时，领用的办公用品要及时交接，由各单位办公用品管理员在登记卡上签字确认。信息化类办公用品必须办理退库，将办公用品登记卡、退库单（见附件六）一并交回办公室，进行退库登记，方可办理相关异动手续。第二十一条员工辞职，需将领用的办公用品移交本单位办公用品管理员，经确认无误后，进行交接签字。对未办理正常辞职手续的人员，经所在单位办公用品管理员清点，发现办公用品丢失的，赔偿费用由所在单位承担。对交回的信息化类办公用品因未及时办理退库，造成办公用品丢失或损坏的，由其所在单位办公用品管理员负责赔偿。第二十二条员工在公司内部调动时，一般要将领用的办公用品交回原单位的办公用品管理员，并将个人领用的信息化类办公用品办理退库手续，持办公用品登记卡及退库单到公司办公室进行核销登记。到新单位根据工作性质重新领取办公用品。如确因工作需要须带走部分办公用品时，需经本单位的中层正职签字同意，到办公室开据“办公用品调拨单”（见附件七，固定资产除外），办理异动登记，同时更换办公用品登记卡。 第二十三条员工在控股公司及各子公司之间调动时，一般要将领用的办公用品交回原单位办公用品管理员，办理交接及退库手续，并到新公司根据工作性质重新领取办公用品。第八章办公用品的使用维护及报废第二十四条各单位使用的办公用品发生损坏时，应填写“办公用品请修单”（见附件八），经本单位中层领导签字盖章，报给公司相关专业部门办理。信息化类由人力资源处（信息化室）负责维护，其他类办公用品应由供应处统一安排。对一些破损或老化严重，没有修复价值或已不能修复的办公用品，由负责维护的单位出具“报废”鉴定，使用单位要及时到办公室进行报废注册，并办理注销登记。已鉴定报废的信息化类办公用品使用单位或使用人要办理退库手续。第二十五条办公室对已鉴定报废的办公用品，要作好登记，在报废处理册上写清办公用品编号、名称、规格型号、单位、数量及报废处理的其他有关事项。第九章办公用品管理职责的划分及考核第二十六条办公用品管理职责1、办公室职责：1）根据控股公司统一要求，制定公司《办公用品管理实施细则》并组织实施；（2）负责架构公司与各中层单位间的办公用品管理体系，并谋划体 系的运转流程；（3）负责对公司办公用品费用进行预算控制管理。（4）负责制定或修订公司《办公用品配备标准》；（5）负责对各单位办公用品计划的汇总及审核；（6）负责指导各单位建立办公用品管理台帐、填写员工办公用品登记卡；（7）负责对退库的信息化类办公用品进行统一管理，并调配使用。（8）负责定期组织对各单位办公用品进行盘点。（9）负责每季度对各单位办公用品管理情况进行一次专项检查或重点抽查，并就检查中发现的问题及时采取措施，形成调研报告，为公司在降低办公成本方面提供可参考的具体措施或建议。2、各单位办公用品管理员职责：（1）负责对本单位办公用品费用进行全面预算管理；（2）负责按标准对本单位办公用品计划进行把关、上报。（3）负责本单位办公用品的日常管理（包括员工办公用品登记卡、登记台帐及办公用品领用、发放记录）。（4）负责对本单位异动人员的办公用品收回及退库。（5）负责对本单位坏损的办公用品提出维修申请。 6）负责对本单位的办公用品进行统一管理及调配使用；（7）负责与办公室协调沟通本单位内部办公用品的使用管理问题；（8）负责向办公室反馈本单位办公用品的实际使用情况；（9）负责建立本单位的办公用品管理体系，并进行培训、督导。3、供应处职责：（1）负责各类办公用品的统一采购、按时入库及发放工作。（2）负责向办公室反馈办公用品的支领情况；（3）负责各类办公用品的质量把关问题。（4）负责安排各种办公用品的使用维护及报废鉴定；（5）负责保管退库的办公用品，并根据办公室的调配进行发放。4、人力资源处（信息化室）职责：（1）负责制定或审核信息化类办公用品的配置标准。（2）负责对退库的信息化类办公用品进行检查。（3）负责对信息化类办公用品进行统一的维护、保养和报废鉴定。第二十七条考核办法1、对未在规定时限上报办公用品计划或对所报计划把关不严的单位，给予所在单位500元/次的罚款，办公用品管理员50元/次的罚款。2、对超标准配备、使用办公用品，造成办公费用超标的单位，对超标单位给予罚款500元/次的处理，并对超标单位办公用品管理员处30 元/次的罚款。3、对未按要求管理办公用品登记卡及台帐，造成办公用品管理混乱，帐、卡、物不相符的单位，对所在单位办公用品管理员给予罚款50元/次的处理，对所在单位罚款1000元/次。4、对发生人员异动，未及时收回办公用品或办理退库及核销登记手续的，每发现一次，扣罚所在单位办公用品管理员50元，扣罚所在单位500元；若因此而发生办公用品丢失或损坏的，由所在单位负责按物品原价进行赔偿，并对所在单位办公用品管理员处50元/次的罚款（对因非正常离职造成办公用品丢失或损坏的，按本制度第二十一条相关规定执行）。5、对未按规定程序上报办公用品计划申请的单位，每发现一次，对所在单位处300元罚款，并处所在单位办公用品管理员20元/次的罚款。6、对各类办公用品的购置标准把关不力，影响正常办公的，扣相关责任单位500元/次，扣所在单位中层正职100元/次。7、因办公用品未能按时采购、入库或发放，严重影响正常工作的，每发生一次，给予供应处罚款200元的处理。8、在使用中发现新购置办公用品有严重的质量问题时，每发生一次，对采购、验质等相关人员处30元/人的罚款。9、对退库的办公用品因保管不当，造成物品丢失或损坏的，每发生一次，处保管人员30元罚款，给予供应处500元的罚款。 10、对各类办公用品的使用维护或报废鉴定，出现严重失误的，对相关责任单位处300元/次的罚款。第十章附则第二十八条由办公室负责组织相关单位，定期对各单位办公用品管理、使用情况进行检查或重点抽查；每季度对各单位办公用品进行一次盘点；每半年对所有信息化类办公用品进行一次全面盘点。第二十九条与本制度有关的制度有《员工聘用管理办法》，《生产物流管理系统考核制度》、《预算管理制度》、《固定资产管理办法》。第三十条本制度需贯彻到公司职能处室全体员工以及各主体厂班组长以上管理人员。第三十一条本细则的附件有：附件一：办公用品管理工作流程图附件二：办公用品编号目录附件三：办公用品配备标准一览表附件四：办公用品（）计划申请单附件五：办公用品登记卡附件六：办公用品退库单附件七：办公用品调拨单附件八：办公用品请修单 附件九：《办公用品管理制度》实施细则检查及培训计划表第三十二条本细则由唐山建龙实业有限公司办公室负责解释。 第三十三条本细则自下发之日起执行，原唐建发政管字（2004)103号文《〈办公用品管理制度〉实施细则》同时废止。 附件一:办公用品管理流程图各中层单位办公室月度计划（录入）汇总）程流放发领支、批审报申品用公办报修报修申请报废注销、登记程流理管库退及回收、护维用使品用公办办公用交接提交退申清人员异动 附表二:唐山建龙实业有限公司办公用品编号目录用品编号分类名称品名使用类别报废处理X-1-1电脑笔记本电脑信息化类办理退库X-1-1台式电脑信息化类办理退库X-2-1打印机激光打印机信息化类办理退库X-2-2针式打印机信息化类办理退库X-2-3喷墨打印机信息化类X-3-1复印机复印机信息化类办理退库X-4-1扫描仪扫描仪信息化类办理退库F-5-1照相机普通照相机非信息化类X-5-2数码照相机非信息化类X-5-3数码录像机非信息化类X-6-1传真机传真机非信息化类F-7-1电视机电视机非信息化类F-8-1功放机功放机非信息化类X-9-1U盘U盘信息化类办理退库X-10-1投影仪投影仪信息化类办理退库F-11-1空调机壁式空调非信息化类F-11-2立式空调非信息化类X-12-1硬盘移动硬盘信息化类办理退库F-13-1电话机电话机非信息化类 F-13-2桌面移动电话机非信息化类F-14-1电风扇落地电风扇非信息化类F-14-2台式电风扇非信息化类F-14-3壁式电风扇非信息化类F-15-1碎纸机碎纸机非信息化类F-16-1音箱音箱非信息化类F-17-1话筒台式话筒非信息化类F-17-2落地话筒非信息化类F-17-3纽扣话筒非信息化类F-18-1饮水机台式饮水机非信息化类F-18-2立式饮水机非信息化类用品编号分类名称品名使用类别报废处理F-19-1刻录机刻录机非信息化类F-20-1放像机VCD非信息化类F-20-2DVD非信息化类F-22-1办公椅老板椅非信息化类F-22-2职员椅非信息化类F-22-3电脑椅非信息化类F-22-4排椅非信息化类F-22-5春秋椅非信息化类F-22-6剧场椅非信息化类F-22-7折叠椅非信息化类F-22-8普通木制椅非信息化类F-22-9木制方凳非信息化类 F-22-10铁制凳、椅非信息化类F-23-1铁皮五节柜铁皮五节柜非信息化类F-24-1文件橱一般文件橱非信息化类F-24-2书橱非信息化类F-24-3衣橱非信息化类F-24-4电视橱非信息化类F-25-1保险柜保险柜非信息化类F-26-1会议桌长条会议桌非信息化类F-26-2椭圆会议桌非信息化类F-26-3课桌非信息化类F-27-1沙发双人沙发非信息化类F-27-2单人沙发非信息化类F-28-1茶几大茶几非信息化类F-28-2小茶几非信息化类F-29-1办公桌职员桌非信息化类F-29-2三屉桌非信息化类F-29-3两屉桌非信息化类F-29-4电脑桌非信息化类F-29-5老板桌非信息化类F-29-6处长桌非信息化类F-30-1床铺床铺非信息化类F-31-1扩音机手提扩音机非信息化类F-31-2便携扩音器非信息化类用品编号分类名称品名使用类别报废处理 F-32-1调自口调自口非信息化类F-32-1冰箱冰箱非信息化类F-33-1帚布帚布非信息化类F-34-1电暖气电暖气非信息化类F-35-1折页装订机折页装订机非信息化类F-36-1吸尘器吸尘器非信息化类F-37-1打卡机打卡机非信息化类X铝制水壶铝制水壶非信息化类X书报架书报架非信息化类X打孔器打孔器非信息化类X订书器普通订书器非信息化类X厚层订书器非信息化类X笔筒笔筒非信息化类X衣架木制衣架非信息化类X铁制衣架非信息化类X记事白板记事白板非信息化类X石英钟石英钟非信息化类X脸盆架木制脸盆架非信息化类X铁制脸盆架非信息化类X搪瓷脸盆搪瓷脸盆非信息化类X暖水瓶暖水瓶非信息化类X铁簸箕铁簸箕非信息化类计算器计算器非信息化类说明：1、办公用品编号方法：首位字母为信息化类与非信息化类的字母缩写(X或F),第一位数字代表办公用品品种序号；第二位数字代表具体明细品名编号。 2、在使用中如有新增用品，可依据此种办法在其相似品种的明细品名下依次填加编号即可。3、带有※标记的办公用品属部分日常消耗品，在实际管理中分别采用配备标准与预算控制相结合的办法。 使用性质职务级别配备标准信息化类非信息化类个人领用公司领导笔记本电脑一台；打印机一台；移动硬盘一块老板桌、”套；文件柜两个；更衣橱两个；沙发及茶几一套；饮水机一台；空调一台；电话机两部（内线、外线各一部）；订书器、计算器、笔筒、报架、记事白板各一个中层止职笔记本电脑一台；打印机一台；移动磁『个处长桌、〜套；文件柜两个；待客椅及茶几一套；饮水机一台；电话机两部（内线、外线各一部）；电风扇口；订书器、计算器、笔筒、报架、记事白板各一个中层副职台式电脑（笔记本电脑）一台；移动磁『个处长桌、什套；电脑桌、什套（配台式电脑用）；文件柜两个；待客椅及茶几一套；饮水机一台；电t一部；电风『台；订书器、计算器、笔筒、报架、记事白板各一个专业工程师台式电脑（笔记本电脑）一台职员桌、什套；电脑桌、什套（配台式电脑用）；文件柜一个；计算器、笔筒各一个职能处室普通员工每1-2人一台台式电脑职员桌、『套；笔筒一个（财务人员每人一个计算器）生产厂科室以上员工普通木制办公桌、『套；笔筒一个私管部用中层单位配备使用移动磁盘两个传真机一台；厚层订书器一至两个职能处室每间办公室配备使用台式电脑一至两台（根据实际办公需要确定）；打印机一台电脑桌、『全两套；又件柜一至两套；订书器、计算器、脸盆架、脸盆、暖壶、铁簸箕、报刊架、记事白板各1个附件三:唐山建龙实业有限公司办公用品配备标准一览表 生产厂各科1-2台台式电脑电脑桌、『全两套；订书器、计算器、脸盆架、脸盆、暖壶、铁簸箕、室或各车间打印机一台记事白板1-2个 附件四:唐山建龙实业有限公司办公用品（）计划申请单报送单位：编号报送日期制#人所在岗位或职务口新增岗位口岗位替换办公用品编R名称品牌或规格型号单位由数二量报价（元）应配数量实后数量申请理由或要求：报送单位领导意见：专业部门意见：办公室审核意见：领导审批：说明：1、填制申请单时，须在（）中注明“月度”或“临时”字样 2、信息化类办公用品必须经人力资源处（信息化室）出具或审核配置标准。 附件五：办公用品登记卡单位姓名职务（或岗位名称）工号使用性质用品编号用品名称品牌规格型号单位数量领用人签字领用日期收回人签字收回日期说明：1、此表由各单位办公用品管理员统一领取、保管，必须按项目分栏依次填写。2、使用性质指“个人领用”、“私管部用”、“私管公用”；“私管部（公）用”领用人签字栏由用品所在单位或办公室的负责人填写。3、领用人签字、领用日期、收回人签字、收回日期栏必须按栏填写，否则登记卡作废。 附件六：唐山建龙实业有限公司办公用品退库单编号:使用单位（盖章）使用单位领导签字使用单位经办人办公用品编R退库用品名称品牌规格型号单位数量使用人退库原因退库鉴定经办人：年月日库房接收签字办公室注销登记经办人：年月日注：“退库原因”一栏需注明是离职退库或报废退库等。 附件七:唐山建龙实业有限公司办公用品调拨单年月日编号：使用单位领用人或保管姓名办公用品编R名称品牌规格型号单位数量备注转入单位接收人姓名职务或岗位名称转移原因转移用途原使用单位转入单位办公室意见主管使用人主管使用人主管经办人 附件八:唐山建龙实业有限公司办公用品请修单请修单位年日编号办公用口口编力名称品牌规格型号单位数量故障损坏说明生蛆MJ3A日期使用人备注说明经确认办公用品确已不能修复或没有修复价值的，可作报废处理，由负责维修的单位在备注栏中标明。 附件八:唐山建龙实业有限公司经办人部门主管 附件九:唐山建龙实业有限公司《办公用品管理制度实施细则》检查及培训计划表制度责任人杨桂敏制度执行情况检查计划检查时间检查内容制度下发次月1、是否制定本单位内部的办公用品管理办法；2、是否按各控制点和考核要点执行本制度；3、各单位是否组建内部管理体系；4、各单位相关人员对本制度的掌握情况；5、制度本身存在哪些问题；6、制度执行中存在哪些问题。第二月与上月检查结果对比，执行情况是否有所改进。第三月与上月检查结果对比，执行情况是否有所改进。第六月1、检查：对执行情况进行全面检查；2、审计：审计监察部对本制度执行情况进行专项审计。第九月对执行情况进行全面检查 第十二月对执行情况进行全面检查培培训时间培训人拟培训单位训2005年7月王海英各中层单位计划