流程优化六步法：流程优化方法,要重其神轻其形

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1、流程优化六步法：流程优化方法，要重其神轻其形　　“流程优化六步法”是在很多项目成功或失败的宝贵经验基础上的提炼，来源于实践又服务于实践，具有很强的实用性及通用性。　　不过，每一个具体项目都有本身的特性，比如所要解决的问题的性质、严重度、难度、颗粒度、目的及目标、资源支持、高层的特定需求等，所以每个流程优化项目并不要求严格按照以上步骤进行，可以根据具体项目特性做一些灵活变通。　　为了便于大家更加真实地理解和灵活掌握这些方法，我们特别为大家准备了此章节，并辅以真实案例加以说明。　　案例一：六步法的每一步并非绝对的递进关系　　某流程所有者张三计划优化一下流程。由

2、于此流程相对比较简单，而且问题又比较明确，同时张三本身就是本优化流程的所有者。所以，张三很快就完成了简易的《流程优化需求方案》。然后才开始组建项目组召开启动会。　　点评：此案例，“现状流程分析及诊断”及“目标流程及配套方案设计”两个环节由于流程本身比较简单、问题比较明确的缘故被提前完成啦。　　案例二：没有一个方法适用于所有的流程优化项目　　根据年度客户满意度调查结果显示某端到端流程的绩效与竞争对手有较大差距。所以某公司高层决定06年完成某端到端流程的改造项目。但因为大家对此端到端流程的优化思路不是很明确。所以，由流程管理部门主导与几个核心相关人员首先进行了

3、大量的前期准备工作，比如做竞争对手分析报告。然后，由流程管理部门联合几个核心成员研究项目的关键问题，并就这些关键问题与公司高层召开几轮会议，确定关键问题的决策，甚至就某些个别关键问题召开针对性的讨论会。然后，再对所有的工作进行分拆整合，形成几个子项目组。最好，才开始组建项目组召开启动会。　　点评：此案例中，因为项目特性(项目较大、优化思路不成熟、有些关键问题需要提前决策)，导致在项目正式启动前，首先进行了大量的“立项资料准备工作”和“关键问题决策”工作。　　案例三：表格及模板永远在改进的路上　　我们的“流程优化六步法”提供了大量的表格及模板，这些表格及模板

4、是来源于实践又适用于实践，所以具有非常好的实用性和通用性。但我们也发现，没有一个项目能100%地完全使用上所有的表格，即使能完全使用上，个别表格仍需要做一些调整。这也是我们为何一直在完善工具的原因，在实践中总是不断发现改善空间。　　我们最近就遇到一个案例，某项目组把《项目计划书》的工作计划一栏与甘特图进行了整合。用户的意见就是真理，所以后续我们会尝试再改进一次这个版本，然后在其他项目中尝试推广。不敢全面推广的原因，就是整合的版本虽然更加直观明了，但也增加了工作的复杂度。比如可能有些用户认为并没必要，或者有些用户还没习惯使用甘特图。不过，无论如何，我们都很高

5、兴，用户已经习惯自己去设计更加使用的工作啦。　　点评：表格及模板具有通用性的同时，个性化则需要用户的积极参与。　　案例四：流程优化是否必须成立项目组?　　我们整个流程优化章节都在围绕着“流程优化六步法”展开，而且也一再强调流程优化利用项目管理手法的重要性和必要性。但，现实当中，是否每个企业做流程优化都需要成立项目组呢?答案是：有时候并不一定。而且，我们就曾经就在这两种不同的企业环境中推行过流程优化工作。　　我们现在介绍一个无须成立项目组就能成功推动流程优化工作的案例。首先，我们先来介绍一下此公司推行流程优化工作的组织设置。在本案例中，这绝对是一个重要的因素

6、。就因为这个变量不同，流程优化工作的推动机制完全不同。　　在此公司，总经理助理负责流程优化工作(虽然并一定冠以“流程优化”的名义)。因为总经理助理有足够的职权管理四个部门，并且对四个部门的流程非常熟悉。所以，平时一些流程优化工作，甚至流程再造工作，总经理助理都是通过和四个部门经理做几次沟通，就敲定实施方案并可以马上实施。所以，虽然没有成立项目组，但是流程优化工作的成效却非常大。　　我们可以分析一下，此公司高效推行流程优化工作的原因：　　1推行流程优化的岗位角色。总经理助理的职责权利凌驾于所有部门之上，所以，流程优化甚至改造的思路可以很容易得到实施。甚至在特

7、殊情况下，可以采取强推项目的方式。并且优化工作可以基于端到端流程角度，不会局限于子流程细节，所以成效也会非常大。试想，如果该公司由部门4负责流程优化工作，无论在推动力方面还是在优化的层次方面，效果都会相差很大。所以，我们一直强调流程管理工作岗要有一定的高度。　　2该公司简单的组织架构。我们发现实行大部制的组织架构更有利于推动流程优化工作。我们曾经发现，同样一个流程，A企业通过4个综合岗即可完成，而在B公司则需要经过12个部门才能完成，可想而知，在优化此流程时，无论是工作难度、工作量、工作成效差距是非常之大的。　　经常有很多人咨询我们如何解决他们公司的一些具

8、体问题，比如“我们公司现在想做流程梳理，我该怎么做呢?”他们非常希