报告撰写技巧

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1、报告撰写技巧以前看过的一篇文章《用word写论文的几点建议》，写的很好，觉得很多地方可以用到用word编辑《环评报告书》的时候，大家可以借鉴一下。由于各方面的原因，大家主要还是用microsoftword(以下简称word)编辑环评报告书。word在写科技报告方面虽然有一些先天不足，但却提供了非常强大的功能。如果不能充分利用这些功能，可能经常要为不断地调整格式而烦恼。我把自己以前使用word的经验和教训总结一下，抛块砖。原则:内容与表现分离====================一篇论文应该包括两个层次的含义：内容与表现

2、，前者是指文章作者用来表达自己思想的文字、图片、表格、公式及整个文章的章节段落结构等，而后者则是指论文页面大小、边距、各种字体、字号等。相同的内容可以有不同的表现，例如一篇文章在不同的出版社出版会有不同的表现；而不同的内容可以使用相同的表现，例如一个期刊上发表的所有文章的表现都是相同的。这两者的关系不言自明。在排版软件普及之前，作者只需关心文章的内容，文章表现则由出版社的排版工人完成，当然他们之间会有一定交互。word倡导一种所见即所得（wYSIwYG）的方式,将编辑和排版集成在一起，使得作者在处理内容的同时就可以设置并

3、立即看到其表现。可惜的是很多作者滥用wYSIwYG，将内容与表现混杂在一起，花费了大量的时间在人工排版上，然而效率和效果都很差。本文所强调的”内容与表现分离”的原则就是说文章作者只要关心文章的内容，所有与内容无关的排版工作都交给word去完成，作者只需将自己的排版意图以适当的方式告诉word。因为word不仅仅是一个编辑器，还是一个排版软件，不要只拿它当记事本或写字板用。（我们写环评报告书时同样如此）主要建议如下。1.一定要使用样式，除了word原先所提供的标题、正文等样式外，还可以自定义样式。如果你发现自己是用选中文字

4、然后用格式栏来设定格式的，一定要注意，想想其他地方是否需要相同的格式，如果是的话，最好就定义一个样式。对于相同排版表现的内容一定要坚持使用统一的样式。这样做能大大减少工作量和出错机会，如果要对排版格式（文档表现）做调整，只需一次性修改相关样式即可。使用样式的另一个好处是可以由word自动生成各种目录和索引。（环评中的样式包括章节标题，一级标题，二级标题，表格标题，表格内容，正文内容等，已经编好的样式模板在附件中）2.一定不要自己敲编号，一定要使用交叉引用。如果你发现自己打了编号，一定要小心，这极可能给你文章的修改带来无穷

5、的后患。标题的编号可以通过设置标题样式来实现，表格和图形的编号通过设置题注的编号来完成。在写”参见第x章、如图x所示”等字样时，不要自己敲编号，应使用交叉引用。这样做以后，当插入或删除新的内容时，所有的编号和引用都将自动更新，无需人力维护。并且可以自动生成图、表目录。（这一点对环评报告来说更为重要，环评的表格实在是太多了）公式的编号虽然也可以通过题注来完成，但我另有建议，见5。3.一定不要自己敲空格来达到对齐的目的。只有英文单词间才会有空格，中文文档没有空格。所有的对齐都应该利用标尺、制表位、对齐方式和段落的缩进等来进行

6、。如果发现自己打了空格，一定要谨慎，想想是否可以通过其他方法来避免。同理，一定不要敲回车来调整段落的间距。（对应环评中为，首行缩进2字符，段落间距1.5倍）4.绘图。统计图建议使用Execel生成，框图和流程图建议使用Visio画。如果不能忍受Visio对象复制到word的速度，还可以试试Smarddraw，功能不比Visio弱，使用不比Visio难，速度却快多了。如果使用word的绘图工具绘图，最好以插入word图片的方式，并适当使用组合。（环评中流程图建议使用Visio2003，绘好的图最好是另存为单独文件，然后复制

7、到word中，这样既可以在word中双击编辑，也不会因失误导致全部重来）5.编辑数学公式建议使用mathType5.0，其实word集成的公式编辑器是它的3.0版。安装mathType后，word会增加一个菜单项，其功能一目了然。一定要使用mathType的自动编号和引用功能。这样首先可以有一个良好的对齐，还可以自动更新编号。word正文中插入公式的一个常见问题是把上下行距都撑大了，很不美观，这部分可以通过固定行距来修正。（插入公式或图件处，段落行距不能用固定值，因为那样可能出现公式或图件只有很窄的一部分显示出来，出现这

8、种情况时，选中公式或图件，将行距改为1倍即可）6.参考文献的编辑和管理。如果你在写论文时才想到要整理参考文献，已经太迟了，但总比论文写到参考文献那一页时才去整理要好。应该养成看文章的同时就整理参考文献的习惯。手工整理参考文献是很痛苦的，而且很容易出错。word没有提供管理参考文献的功能，用插入尾注的方法也很不地道。我