管理性文件控制程序

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1、1目的通过对文件、资料编号、编制、审核、批准、标识、接收、发放、更改、评审、存档、保管、借阅、使用、作废及等各环节实施有效控制，确保在使用场所能得到相应现行有效、适用文件和资料,并使文件、资料的管理规范化，防止使用已作废文件2范围适用于公司与质量管理体系有关的管理文件和资料（包括外来文件）的控制。3职责3。1管代负责组织实施质量管理体系管理性文件和资料的控制；负责质量手册编写；负责程序文件及有关管理办法的组织编写;负责组织质量管理体系文件的定期评审、修订和现行修订状态控制。3.2技术技术质量部为公司质量管理体系文

2、件的归口管理单位,其职责为：a）负责全公司质量管理体系文件的目录管理；b)组织、指导各部门质量管理体系文件以及质量业务文件的编制、评审、修改、控制；c）负责对质量管理体系文件的有效性、符合性进行监督检查.3。3综合部为质量管理体系文件之外的管理文件的归口管理单位，其职责为:a）负责全公司各种文件化规章制度的建立与完善；b)对各种规章制度的实施，执行情况进行落实、监督、考核；c）负责各种管理文件在OA系统上的发布和维护。3.4档案室负责管理性文件的编号、标识、发放、更改、存档及借阅等有关的管理工作.3。5公司其它职

3、能部门、单位负责其业务范围内文件、资料的编制、修订、使用、保管及控制。但必须在综合部备案4工作流程4.1管理性文件和资料的分类4。1。0根据文件的性质（属性）、来源，可分为以下几类：a）质量管理体系文件；b）技术文件；c）日常事务/时效性文件;d）外来文件/资料。4.1。1质量管理体系文件可四个层次：a）第一层次：质量手册;b）第二层次：程序文件；c)第三层次：各种管理办法、规定、制度、岗位职责等操作性文件（作业文件）；工作计划类文件,与质量管理体系有关的政策、法律法规文件等。设备操作和试验类文件d）第四层次:各

4、种记录.4。1.2日常事务/时效性文件可分为：通知、通报、报告、申请、计划、纪要、工作联系单（内部适用)、传真（函）(对外适用）等.（具体参见《管理文件补充规定》）4.1。3第5页资料：本规定指具有参考、使用价值的各类文字类、图片类文件材料、手册等，保存的介质(载体)包括纸质、光盘、磁带等。4。2管理性文件的编号技术技术质量部负责公司所有质量管理体系文件管理文件的编号。技术质量部负责公司所有质量管理体系文件之外管理文件的编号4.2。1质量管理体系文件编号规则文件编号由文件代号、层次文件代号、文件序号三部分组成，中

5、间用圆点分开：a）文件代号—-质量管理体系管理性文件采用“1WN”表示；b)分类代号：写在文件代号后，J-技术、G-管理、Z-质量、Y-工艺、S-设计、C—采购、生产。c）层次文件代号—-用三位阿拉伯数字表示，需备案。d)文件序号—-用三位阿拉伯数字表示，如“001、002等”。f）图纸与工艺文件可不加分类代号。例如:例如质量手册编号为“1WNZ.xxx.xxx”。4.2.2各类技术文件（产品图样、工艺文件、企业技术标准、产品设计文件等)的编号由编写人员编号，具体执行《产品图样及技术文件编号规定》。4。2.3日常

6、事务/时效性文件由文件编写者自行编号，具体按照TFGL—JT001。0-2009《文件管理补充规定》的要求执行.4.3文件的编写和审批4.3。1质量手册由技术质量部负责组织编写,报管理者代表审核，经总经理批准下发执行。4。3。2程序文件及相关三层文件由技术质量部组织，各主管部门编写，主管副总审核，管理者代表批准。4.3.3日常事务/时效性文件的编制、审核与批准按照《文件管理补充规定》的要求执行4。3.4质量管理体系文件编制完成后交技术质量部审阅，由技术质量部办理审批手续后,填写“文件（记录）归档登记簿"（附审批原

7、件）交档案室.4.4文件的评审4。4。1文件在批准前，或在执行过程中，必要时，以会签或会议方式进行评审.4。4.2当以会签的方式评审时,可使用网络办公系统完成会签。4。4。3当以会议的方式评审时,由文件制发部门组织与该文件有关的部门领导及主管人员进行评审，文件制发部门做好记录并对评审意见进行充分讨论,采纳适宜的意见。4。4。4评审的内容主要是针对文件中规定的职责、工作接口关系、流程及可操作性、适宜性和协调性等。根据评审结论必要时对文件进行修订。4.4。5日常事务/时效性文件的会签按照1WNZ。xxx.xxx《文件

8、管理补充规定》的要求执行。4。5文件的标识4.5。1质量手册、程序文件、管理办法、岗位职责等各类第三层次管理文件、分为受控和非受控两种：第5页a)公司内部使用和提供外部审核使用的质量管理体系文件、执行的技术文件均为受控文件；受控文件在文件封面加盖红色“受控”印章。b)向外单位提供的管理文件为非受控文件；非受控文件不做标识。4.5.2执行或使用的设备操作和试验方法类文件、外