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2022/6/10Access2013数据库技术及应用——配套电子课件主编:向隅第10章报表
1【技能目标】掌握几种创建报表的方法了解编辑和修改报表内容的基本方法掌握打印报表
2【目录】10.1认识Access报表10.2报表的创建10.3报表的高级应用10.4报表的预览和打印
310.1认识Access报表报表是Access2013数据库中的一个对象，是一种以打印格式显示数据的有效方式。报表同窗体一样，本身不存储数据，它的数据来源于表、查询和SQL语句，只是在运行的时候将信息收集起来。窗体与报表的不同之处在于：窗体上的数据既可以浏览又可以进行修改，而报表中的数据是只能浏览而不能修改。
410.1认识Access报表1．报表的作用报表的作用是将数据库中的数据按照用户选定的结果，以一定的格式打印输出。它包括以下几个方面：(1)以分组方式组织和呈现数据。(2)打印报表、页和分组级别的页眉和页脚信息。(3)计算运算总和、组合计、整个报表合计和合计百分比。(4)生成带有数据透视图或透视表的报表，提高数据的可读性。
510.1认识Access报表2．报表的类型(1)详细报表详细报表可以详细列出表或查询中的数据，如图所示。
610.1认识Access报表2．报表的类型(2)分组报表分组报表不仅可将用户的数据编排成组，而且可计算各组的合计和整个报表的合计，甚至在组页眉或页脚中显示信息，如图所示。
710.1认识Access报表2．报表的类型(3)汇总报表汇总类型的报表通常只包含合计的数据，不包含详细信息，如图所示。
810.1认识Access报表2．报表的类型(4)标签报表标签是一种特殊类型的报表。在实际应用中，可以用标签报表制作标签、各种通知和信封等，如图所示。
910.1认识Access报表2．报表的类型(5)图表报表图表报表是指用图表显示的报表类型。在报表中使用图表可以更直观地表示数据之间的关系，如图所示。
1010.1认识Access报表3．报表的视图报表有如下四种视图。(1)报表视图使用报表视图可浏览创建完成的报表，而不必在打印预览中打印或显示它。(2)布局视图在布局视图中可进行修改，如删除字段或添加格式等。(3)设计视图使用设计视图可创建或更改已有报表的结构。(4)打印预览打印预览视图用于查看报表的数据页面输出形态。可以通过“开始”选项卡中“视图”按钮的下拉菜单切换显示这四种视图。
1110.1认识Access报表4．报表的组成在Access2013中，报表由报表控件和节组成。控件用于显示文本、数据，也用于执行计算，而节则用于划分报表的各区域。如图所示。
1210.1认识Access报表4．报表的组成Access2013的报表通常由五个节组成，分别是“报表页眉”“页面页眉”“主体”“页面页脚”“报表页脚”。报表页眉：出现在报表最上方，通常放置报表标题、日期时间或单位徽标等信息。页面页眉：出现在报表每个打印页的上方。主体：报表的主要部分，用于显示记录的内容。页面页脚：出现在报表每一页的底部。报表页脚：是整个报表的底部。
1310.2报表的创建【案例10-1】以department数据表为数据来源，快速创建一个department信息表。如图所示。10.2.1使用报表工具创建报表
1410.2报表的创建【案例10-2】以department数据表和specialty数据表为数据来源，创建一个“专业”信息表，“专业”信息表只包括“专业代码”“专业名称”和“院系名称”字段。如图所示。10.2.2使用报表向导创建报表
1510.2报表的创建【案例10-3】使用空报表工具设计“学生”数据报表，数据来源于student表，报表中包括学号、姓名、性别及班级代码字段，如图所示。10.2.3使用空白报表工具创建报表
1610.2报表的创建【案例10-4】以department数据表为例，创建一个如图所示的标签报表。10.2.4创建标签类型的报表
1710.2报表的创建使用向导创建报表非常方便，但过于简单，不适合制作复杂的报表。使用报表设计工具可以满足用户的这种需求。【案例10-5】以specialty数据表为例，创建一个如图所示的专业信息报表。10.2.5使用报表设计创建报表
1810.3报表的高级应用【案例10-6】为“学生”报表添加计数和行号。10.3.1报表中的计数对报表中含有数字的记录进行总计、求平均值和百分比或需要对记录进行计数时，可以使用报表中的计数、求和、求平均值等功能。
1910.3报表的高级应用【案例10-7】在cjgl数据库中以grade数据表为例创建报表，它能按课程号显示平均成绩，如图所示。10.3.2报表中应用总计
2010.3报表的高级应用聚合函数类型及功能报表中应用总计函数类型说明Sum()总计该列所有数字的总和Avg()平均值该列所有数字的平均值Count()计数(记录计数、值计数)对该列的项目进行计数Max()最大值求该列的最大数字或字母值Min()最小值求该列的最小数字或字母值StDev()标准偏差估算该列一组数值的标准偏差Var()方差估算该列一组数值的方差
2110.3报表的高级应用【案例10-8】例如在cjgl数据库中查询“总分”，以例创建图形报表，如图所示。10.3.3创建图形报表
2210.4报表的预览和打印在报表设计完成后，即可进行报表预览或打印。预览报表可显示打印报表的页面布局。可采用以下方式打开报表的打印预览视图。(1)在导航窗格中打开“报表”组，右击需要打开的报表选项，从弹出的快捷菜单中选择“打印”预览命令。(2)在“设计”选项卡的“视图”组中单击“视图”按钮的下拉箭头，在打开的菜单中选择“打印预览”命令即可将当前报表切换到打印预览视图状态。(3)在报表窗口单击右下角的“打印预览”按钮，即可将当前报表切换到打印预览视图状态。
2310.4报表的预览和打印在设计、预览和打印报表时，通常要考虑报表的页面设置，例如为报表指定的纸张大小、四周边距等。这些设置可通过报表的“页面设置”选项卡的“页面布局”组中的工具完成。“页面设置”选项卡的“页面布局”组如图所示。10.4.1页面设置与打印
2410.4报表的预览和打印1.页面设置1)打印选项2)页(1)方向(2)纸张(3)打印机选项3)列(1)网格设置(2)列尺寸(3)列布局10.4.1页面设置与打印
2510.4报表的预览和打印1.添加背景【案例10-9】为“院系负责人及电话”报表添加背景，如图所示。10.4.1页面设置与打印
2610.4报表的预览和打印1．报表无任何记录则取消打印为避免在报表中无记录时仍打印，用户可以通过报表的“属性表”设置，在报表中无记录时自动取消打印。方法是：(1)在报表视图中打开报表。(2)在“设计”选项卡的“工具”组中单击“属性表”按钮，打开“属性表”对话框。(3)切换到“事件”选项卡。(4)将“无数据”属性设置为“[事件过程]”即可。10.4.2打印注意事项
2710.4报表的预览和打印2．处理页眉或页脚对于是否打印页眉或页脚，用户可以首先打开报表的属性对话框，然后根据需要在“格式”选项卡中将“页面页眉”或“页面页脚”属性设置为下列情况之一。所有页(默认)：所有页上打印页眉或页脚。报表页眉不要：有报表页眉的页不打印页眉。报表页脚不要：有报表页脚的页不打印页脚。报表页眉/页脚都不要：有报表页眉或页脚的页不打印页眉或页脚。10.4.2打印注意事项
28报表是Access数据库中的一个对象，它是一种以只读格式呈现信息的有效方法。Access2013中的报表有详细报表、分组报表、汇总报表、标签报表和图形报表五种形式，而且报表有四种视图，分别为报表视图、布局视图、设计视图和打印预览。1．报表的创建Access2013中有以下几种创建报表的方法：(1)使用报表工具创建报表(2)使用报表向导创建报表(3)使用空报表工具创建报表(4)创建标签类型的报表2．使用报表设计创建报表可在报表中应用总计、计数功能，也可以创建图表报表。小结
