（房地产档案管理）档案管理作业指引

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1、档案管理作业指引编号：JH-OP-XZ02版号：A/0页码：第7页共7页档案管理作业指引编制日期审核日期批准日期修订记录日期修订状态修改内容修改人审核人批准人档案管理作业指引编号：JH-OP-XZ02版号：A/0页码：第7页共7页1目的为规范公司档案及资料的管理，特制定本指引。2适用范围适用于公司级档案及资料的收集、整理、归档、移交﹑使用、保存及销毁等管理工作。3术语及定义3.1资料：阐明所取得结果或提供所完成活动的证据的文件。3.2档案：是指公司过去和现在的日常经营管理工作中形成的对国家、社会和公司有保存价值的各种文字、图表、声像、

2、实物等形式的历史记录。3.3档案资料按密级分类，有如下几种：3.3.1绝密：是最重要的公司秘密，泄露会使公司的利益遭受特别严重的损害。即公司发展经营中，直接影响公司权益和利益的重要决策文件资料。3.3.2机密：是重要的公司秘密，泄露会使公司的利益遭受严重的损害。即公司的财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况等。3.3.3秘密：是一般的公司秘密，泄露会使公司的利益遭受损害。即公司人事档案、合同、协议、尚未进入市场或尚未公开的各类信息。3.3.4内部公开：是公司可以内部公开，但不可以对外传播的档案。4管理办法4.1档案资料管理职责

3、4.1.1各职能部门a）公司各职能部门及全体员工均有保护档案的义务。b）公司各职能部门负责本部门业务记录及档案资料的日常收集、整理、归档和使用等管理工作。c）公司各职能部门负责向行政管理部档案室移交业务记录及档案资料。d）公司各职能部门应根据工作性质设置兼职的档案管理人员。4.1.2行政管理部a）行政管理部是公司级档案资料的归口管理部门，负责档案管理制度的制定和指导执行。b）行政管理部档案室负责对应归档业务记录及档案资料的接收、标识、整理、保存和日常管理。4.1.3人力资源部a）人力资源部负责人事档案日常收集、整理、归档、贮存、保护、

4、使用和管理。档案管理作业指引编号：JH-OP-XZ02版号：A/0页码：第7页共7页1.1.1工程管理部a）负责工程档案的日常收集、整理和归档工作。b）向行政管理部档案室移交业务记录及档案资料。1.1.2营销策划部a）负责营销档案的日常收集、整理和归档工作。b）向行政管理部档案室移交除销售档案外的业务记录及档案资料。c）负责销售档案的日常收集、整理、归档、贮存、保护、使用和管理。1.1.3财务管理部a）按照《会计法》的规定，负责会计档案的日常收集、整理、贮存、保护、使用、归档、管理。b）向行政管理部档案室移交除会计制度规定须由财务管理

5、部保管的相关会计档案以外的，其他涉及公司经营活动的业务记录及档案资料。1.1.4行政管理部行政档案专员a）负责公司档案保管、查阅、使用工作，为公司业务的开展提供优质的服务。b）根据实际情况，负责对失去保存价值的档案资料提出处理、销毁意见。c）负责对公司各部门的档案工作进行监督、检查和指导。1.1.5各部门兼职资料员a）编制部门档案管理制度，并根据实际情况及时提出修改、补充意见。b）负责本部门所有审签文件（即业务审批、合同及相关文件）、往来文件的收发、管理工作。c）负责收集本部门工作中形成的所有原始记录、档案、资料。d）对部门业务经办人

6、移交的业务档案资料进行分类整理、归档，及时向公司移交成套的业务档案资料正本原件。部门负责保管该套资料的副本、复印件。e）接受行政管理部行政档案专员对其档案管理工作的监督、检查和指导。1.1.6各部门业务经办人a）各部门业务经办人负责将本人经办取得的，涉及公司经营活动的证照、文件、合同等重要资料，第一时间移交行政管理部档案室。b）各部门业务经办人负责收集、分类、整理本人经办业务的记录、文件、档案，于业务阶段性完结或全部完结后，移交本部门资料员。c）审签文件由部门资料员集中管理，各业务经办人员在完成审签文件的审批后一天内，需及时将审签文件

7、正本及审批意见送交部门资料员，并办理好相应交接手续，各业务经办人员可留存审签文件的复印件。d）往来文件由部门资料员统一管理，需由业务经办人传阅的往来文件，经办人传阅后应及时交回部门资料员，并办理好相应交接手续，各业务经办人员可留存相应文件的复印件。档案管理作业指引编号：JH-OP-XZ02版号：A/0页码：第7页共7页1.1档案资料管理原则1.1.1公司档案资料管理分为三个层次：a）公司行政管理部档案室b）各职能部门的档案管理c）业务经办人员的文件管理1.1.2公司档案管理遵循统一领导、分级管理的原则。所有业务记录及档案资料必须按规定

8、及时移交，集中统一管理，确保档案的完整、系统、准确和安全，便于开发利用，任何个人不得据为己有。1.1.3档案资料的归档范围及分类a）档案资料的归档范围：凡公司各项工作中形成的有保存价值，能够全面、系统地反映工作情况和历史