信息化环境下的城建档案管理模式分析.doc

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1、信息化环境下的城建档案管理模式分析随着经济社会发展,信息化广泛普及运用,以及现阶段我国的工程项目管理水平的不断提高,在工程建设项目中对计算机技术以及网络技术的应用对档案管理水平的提高提供了助益。通过对信息化手段的有效利用,提高了对档案管理工作的管理效率,将档案管理信息化系统与管理系统进行有效结合,提高了档案的管理质量与服务水平。一、城建档案管理信息化的背景与意义(一)城建档案管理信息化的背景城建档案管理信息化是指在日常档案管理越工作的过程中,结合现代化邕的技术手段以及先进的计算粲机技术来进行档案管理的一酪种管理模式。主要工作内容有:计算机技术与档案管理⒋自动

2、化、多媒体技术与档案钙信息服务的多样性、网络传鄱播技术与档案信息传播技术峄、网络储存技术与档案信息储存技术、数据库建立技术赎与档案信息网络组织技术和线虚拟技术与电子档案技术[椭1]。(二)城建档案管马理信息化的重要意义首先乞,城建档案管理信息化与现罩代化进程相适应。计算机技褙术以及网络技术迅猛发展的当今社会,对档案管理工作搭提高管理效率与服务质量提┃出了新的要求,促进档案管嘿5/5理技术现代化与智能化、信薄息化与网络化。其次,城建浅档案管理信息化能够有效保辏证城建档案工作的健康可持续发展。二、信息化环境耥下城建档案管理相关问题分谦析(一)硬件管理设施设獭

3、备不够完备目前,有的档缩案管理部门没有配备信息化喇管理模式的档案管理设施、叉设备,对档案的收集、管理、查阅利用都是实行手动的赊管理方法,不能实行管理、钗查询信息化、自动化,不能悲提高档案管理质量与档案服舌务效率。(二)档案管理魄软件建设工作不完善目前筋,档案管理的软件种类较多,功能参差不齐,而且各有精各的特点,在选择档案管理斥软件时,必须注意一些问题:首先,利用软件进行管拒理,目的不仅是为了进行档蘑案信息管理的便捷性,更多璨的是需要能及时针对管理平蚨台进行及时的维护与升级。╃其次,注重高效性原则。杆软件管理系统必须具备较快纟的反映速度,满足查询以及洛操作

4、的需求。软件必须规范腺,应当符合国家以及环保等绑行业的相关规范和标准,软幽件应当通过国家的认定。行叠业或地区间相统一原则,一蛩个行业或一个地区应当尽可峨能的用同一种管理软件,便舁于统一规范、统一标准、统姬一技术、统一服务,另外,毒还要注意经济性原则,即确汲5/5保档案管理工作的投资与回嗦报成正比。(三)档案管昶理人员的综合能力有待提升铥档案管理信息化就是要求档案管理工作者利用现代化δ设备与信息化技术来对档案烘进行分类管理。而一个真正期优秀的城建档案管理人员既桶要懂档案管理,又要懂建筑势工程知识还要懂计算机操作瑷等,这就要求档案管理工作人员积极发挥主观能动性

5、,主动掌握新的档案管理业务サ知识,加强对档案管理的操非作管理能力。三、信息化稗环境下城建档案管理实施措队施(一)提高城建档案信镄息化意识城建档案管理部踊门要有发展理念,转变观念胲、开拓创新,提高职工队伍鸳素质,推进档案管理信息化皎进程,实现档案信息化、网徇络化、智能化与现代化相统碛一,提高城建档案管理整体呒水平,满足新形势下政府有й关部门及社会大众对城建信息的日益增长需要,进一步じ发挥城建档案的作用价值,提升城建档案事业的作用地罕位,提高城建档案影响力。(二)强化城建档案信息化货建设首先,提高档案建设墒管理的数字化建设规范,将ㄕ工程档案的纸质文件以及声嵋

6、像文件等采用扫描等技术输沤入到档案管理的信息化数据锐库,这些电子文件的扫描与爪5/5建立,经过档案管理工作者吆的系统化组织,最终形成具筌有一定系统性的完整的档案督信息资源库。其次,加强对嗉文件档案的网站信息建设。ㄛ城建档案信息库的建设依托达于公共网站的有效建设,通よ过网页以及连接的方式对档譬案的使用与管理进行规划。(三)加强文件档案储存数槐据化实现城建档案管理工锈作的信息化的主要方法是在｀对城建档案进行整理后,通悻过一定的设备将所有城建档艰案相关的文献档案数字化。沤并将城建档案文件中的相关锐档案信息与图像资料等进行渍有效的结合,对文件进行分寡门别类的收集与整理

7、工作。(四)建立完善的管理体系在信息化背景下计算机的网И络安全对档案管理储存模式待的安全性存在着一定的威胁犭,导致信息泄露的主要手段苔有黑客入侵、网络数据被篡汽改以及计算机的病毒等,针墀对这种现象对建筑档案信息膦的安全管理就成为了档案管理活动的重中之重,采用一霈定的科技手段,提高网络安痱全管理安全性:首先,有龈纸化和无纸化相结合。对电舣子文档进行及时的归档整理叠,以确保工程建设档案信息鸹能够被有效、完整的保存。其次,计算机档案管理者要ㄣ充分利用档案管理的科学技饫术管理手段,设置一定的访锎问权限,对档案公开性进行篦分类,在保证信息能够被合桓理安全的使用的前提

8、下,开策5/5放资源。再次,做好数据库