oa系统文件审批、邮件撰写及流转规则

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1、多鱼瑰多鲜乐食品服务控股有限公司LJXL尸AN口”’十urn总部文件发文号：[O1ZWMSXZPZOO5]档案分级：一级01（文件）二级：MS（执委会秘书处厂一、三级xzpz（行政批转中心）四级005（自然序号）拟稿单位：秘书处行政批转中心拟稿人：｝签豁‘核稿单位：行政人事秘书长核稿人：安永红发文单位：秘书处发文及档案管理中心发文人：安永红发文范围及密级：A［所有管理人员】分类主题词：行政信息发文日期：2013年02月18日相关部门领衔制以上人员阅后反馈：．需反馈口不需反馈OA系统文件审批、邮件撰写及流转规则为严格执行公司的审批流程，提高公司O

2、A办公的效率，保持所有人员OA邮箱里的邮件有序，按《OA系统邮箱流转规则和编码规范》、((OA行政管理及流程规范》及《母本化工作法管理规范》的要求，特制定本规则：一、文件审批规则：.---kita-.tt-t、、，＿。一爷一一七＞It-.-t-，、，、=-tS-)-I-4-,I,-l-，、，、一，S.4-二二。一1-甲邢狐柱：吸况明：介弋衣分公司侃转哪相，1弋衣分公叫况转邮箱转总部对应流转邮箱；一一争为总部流转邮箱；为总部审批邮箱）1）通用流程：第l页共5页!！分公司领衔请示分公司行政会分公司签发总部相关部‘领衔审批人根、洲―-L人提交请示一一

3、｛>门领衔审批据制度撰写批议通过后提报人签发人复备忘录▲ JA1aJ无母本-i、{奇总部相关人员制定母本，经公司审批后发文2）特殊流程：即必须由公司审批的请示备忘录。分公司领衔请示分公司行政会议分公司签发人一一一爷咸爷人提交请示通过后提报签发、赫部门领、请示人及总部签发人主席办审墓雪豁霭禁望筹～－一」卜卜批复的相签发批请示关人员2、审批权限管理：严格执行公司统一的审批、签发及母本制定权限。3、严格执行公司统一的备忘录母本格式。相关备忘录母本用途如下：1)《关于＿（请示或反馈）备忘录》：用于具有请示资格的领衔请示人进行请示及反馈事宜。2)《关于（

4、请示或反馈）备忘录（采供链专用）))：用于采供链系统内具有请示人资格的领衔请示人进行请示及反馈事宜。3)《关于母本制定备忘录》：用于具备拟稿资格的母本领衔制定人进行母本制定；母本包括制度、规范、工具表单、流程、标准、合同模版等。4)《关于批复备忘录》：用于具备领衔审批人资格的人员依据公司相关制度进行请示备忘录的批复，批复备忘录只能对下反馈。所有的第2页共5页批复备忘录都将通过流转邮箱抄送至对应的审批邮箱，由各条口秘书长对其所属的各领衔审批人的批复情况进行统计和评估。4、先立项再请示原则：凡提请公司领导审批的请示等材料，必须是立项事项，未立项的一

5、律不予提报。5、母本源于请示原则：根据《母本化工作法管理规范》的要求，领衔审批人遇到无法依制度进行批复的请示时，应组织总部相关部门及人员，成立专业小组针对该具体业务制定统一标准制度细则，上报公司审批。6、请示再请示原则：领衔审批人遇到必须公司审批的请示时，应在此请示的基础上另行撰写请示备忘录，并将原请示备忘录作为附件，一同呈报公司审批。7、集体决议原则：分公司提报公司领导审批的材料必须是经过项目公司行政会议讨论决定的事项；二、邮件撰写规则：1、称呼：1)邮件开头需称呼收信人；2)如果收信人有职务，应按职务尊称对方，如“x总”、"x经理’,;3)

6、如果不清楚职务或无职务，则应按通常的“x先生”、“X小姐”、“X女士’,;4）群发或多个收件人的情况下，可称呼“各位领导、同事、同仁”或“Dearall"2、邮件主题：1)不要空白主题，主题应简短、明确，能反映准确内容和重要性。2）转发的过程中，不允许随意更改发件人的主题。3）需正式上报的审批文件主题必须为："*＊项目”之“关于的请示”。3、收件人选择：1)收件人为撰写人所在部门流转邮箱。分公司人员统一发至分公司流转邮箱，再由分公司流转邮箱流转至总部相应部门流转邮箱。2）发邮件至流转邮箱时，一律不允许另行添加收件人或抄送人，只需在邮件正文中写明

7、需流转人员（包括需发送和抄送的人员）和相关事宜即可。3）不允许同时发多个流转邮箱。第3页共5页4、邮件正文：1)邮件正文应注明主收件人及抄送人。同时请正确区分发送和抄送。发送的人：需要受理并回复邮件所涉及的主要问题，处理事务的当事人；抄送的人：需要知晓并掌握邮件内容，可根据实际情况回复响应，涉及事务的上级、部门负责人等；2)邮件正文应说明邮件目的：即需要回复或办理的，请填写明确。5、附件：1)附件2个以上（含2个），一律打包后压缩发送。2）表格及图文的附件，发送前应先进行排版编辑。3）同一请示主题第二次提报的需附上前一次的审批扫描件作为附件。邮

8、件流转规则：1、公司所有的正式上行文与下行文，均需在企业内部OA邮箱之间流转和处理。所有的工作指令、请示汇报、协调沟通等均在各OA邮箱中有序进行。2、