外贸跟单员工作流程

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1、外贸跟单员工作流程1）每天处理客人的E-mail，包括自己有关订单的任何疑问出电邮问客人；答客人的任何关于订单的问题。收到客人的E-mail首先在电脑上看一遍，然后依次打印出来，有关批核的信息第一时间通知给工厂（用FAX，自己留有记录），要复客人的（客人是欧美的，有时差）最好是下午4：00~5：30一次复回。因为有的问题是要问工厂或有关同事才能答给客人的。打印出物的电邮要按款号存档。（存档是一个最基本的一项工作，也是很重要的一项工作，此项工作也可由助理来做）2）收到客人原办和资料à拍照或画图à查客人资料是否齐全，包括：数量，尺码分配，尺寸表，颜色，物料，包装方法及物料并且要

2、仔细看清客人原办的制做工艺有无特别的加以记录，以便能够有重点的跟进生产à整理好资料，开办单给工厂报价及做初办（一般报价要在两日内完成）。同时要做好一个进度表，以便跟单员可以跟进整个订单的进度。督促工厂能够按时交货。à收到工厂报价和公司的目标价对比，如有相差须与工厂协商使价钱接近公司目标价à制做价目表给公司老板批准à老板批准OK后，会有一个报价给客人à待客复价钱OK即可做以下的工作了。3）追工厂的初办，及物料批办，都要一式三份，一份给客，一份自己存档，一份预给工厂（将会写上客人评语）à自己先核对是否正确，如不正确要退回工厂重做，如正确要寄给客人批。4）客人有头办评语à写在给工

3、厂的头办上和物料批办上给工厂à要求工厂按评语做生产前办（或销售办或称为大办视客人要求）订物料或重新做物料办5）在做办期间，要做好生产制单及QCFILE（即QC查货的文件）包括生产制单，色办，大货布办，包装资料及正确大货物料卡。还要一件正确的PP办。PP办要有签名盖章及批准日期及客人的一些评语。6）PP办工厂要做3件（1件寄客；1件自己存，到时要给QC做查货用；1件将会给工厂），收到PP办后仔细核对布料是否是正确大货布，辅料是否正确齐全，尺寸是否满足客人的尺寸表。给客人的PP办要正确，不可有任何错误。如有代用物料必须注明（实际生产中经常有钮钉代用情况）。但尽量要求工厂能够做到

4、所有物料正确。挂好挂牌，就可以寄给客人。待客人批复OK即可通知工厂开裁生产了。（PP办上必认真写上客人的评语）。7）安排QC查中期。工厂开裁2-3日要通知QC同事去看中期了。8）追船头办，在走货前7天内，工厂必须提供船头办（数量按客人要求，一般都是齐色中间码两套，一套寄给客人，一套自己公司存。9）走货前8-10天内工厂要提供大货纸箱尺寸CBM及净重毛重资料à要给船务的同事做好走货安排。10）走货时要按QC同事的尾期查货报告出给工厂发货批准书，双方签名确认此批货品无任何品质问题，即可走货。追工厂的装箱单，和商业发票核对无误后提供给船务部的同事。11）此订单已结束。实际生产中会

5、有不同的问题出现，跟单员要第一知情，如果自己可以解决的就可以直接和工厂协商解决。但很多问题是不能自己一个人解决的，必须上报上司，甚至要同客人协商（比如推迟货期等）。跟单个性（急，准，快，细心）几个问题：1）客人原办--------即客人的原样（OriginalSample)2)开办单做初办------即提供资料（包括：尺码，尺寸表，颜色，布料，物料，做工要求，洗水工艺要求，交样办日期.......等等详细资料）的一个表格（简称办单）；初办-------即CounterSample或FirstSample(此类样板可以代用物料，有时也可代用布料，客人只是看做工及款式的）3）物

6、料批办------即客人所给的物料资料，有时是彩图，也有实物；有时则只有彩图。所以要做物料样板给客人批核。确认OK后才可以生产大货的。一般来说跟单员必须有一定的服装技术水平，了解款式的工艺要求和流程，能及时发现问题和解决问题，有良好的心态。并且跟单员要熟悉以下的工作要求。一，工厂评估一般情况下，发单到新工厂之前都要对生产工厂的设备，技术能力，生产力量进行一次评估，是我们考虑和衡量工厂生产技术，生产质量和能力的首要依据，对跟单人员来说必须提供准确可*信息。二，款式工艺首先要读懂每个新款的结构，各部位的外观要求，工艺，特点，要清楚哪里是整个款式的关键部位，容易出现哪些问题，如何

7、避免，如何达到效果，这类问题在生产过程中要重点监督。要清楚整个款式的工艺流程，并且要按照正确的样衣制作。三，规格尺寸在接手到新款时必须整理出完整的工艺规格资料，一般客人先根据此规格资料要求报价，并制作首期样品；然后待确认样品后工厂根据更改意见进行工艺尺寸的调整，再制作正确的批版样，以便我们判断工厂对款式的了解程度；生产工厂在大货生产前必须制作正确的产前样，由跟单全面确认此样品的工艺，尺寸，主辅料的正确性。四，主辅料跟踪1，要清楚主辅料的成分，颜色，正反面及使用方法，建立一套正确的色卡资料，以便生产中进行对比。2，能