采购部标准作业流程

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1、采购部标准作业流程Ⅰ.制定标准作业流程的原则采购部连接着客户与供应商之间的供需链，也是贯彻客户意愿和外贸部决策的执行者，为了加强部门之间、部门内部的沟通和执行力，特制定采购部作业流程和管理流程可以认为，制定本作业流程的原则——（1）加强客户与外贸、外贸于采购、采购与供应商之间的沟通，即督促采购任务正确、高效地进行。（2）加强采购部的执行能力，即督促采购人一团按质按量按时地完成采购任务。归结为两个字：沟通与执行力Ⅱ.采购标准流程的内容采购部的作业流程，具体由三个部分组成：（1）询价报价流程（2）下单跟单流程（3）验货出货流程在具体的工作之中，采购员要保持良

2、好的工作习惯（具体见《成功的采购员所必备的八个习惯》）一．询价报价流程询价和报价，在采购员的个人电脑中，反映为“询价”和“报价”两个文件夹。1.询价要求。询价要求由外贸员发出，必须是通过信件、雅虎通、要求采购人员记录或者其他书面形式作出，以便验证。采购员在收到询价要求后要立即“立案”，写入《采购员每日工作记录》并明确答复外贸员报价的时间。所谓“立案”，是指（1）在电脑中创建“询价”文件夹，客户号+每日以日期为文件名创建文件夹，并将询价要求（邮件、文件）保存到每天的文件夹中（例如：7.1塑料汽车杯）或者（2）对于没有图片的在笔记本中详细记录下询价的内容。2

3、.比价询价。市场询价要在理解产品的基础上进行，多比较，多测量，找准价格差，少做无聊的评论（具体要求参考《采购询价的要求》）。采购员外出到市场询价，须填写《采购员外出记录》。采购任务多而且市场分散的，在经主管同意、签字后中午可以继续留在市场。3.报价。报价表在“报价”文件夹中完成，保存到每天的文件夹中（例如：7.1塑料汽车杯）。报价表的总体要求是“一步到位”，即尽可能反映出“价格差”和包装、现货等重要信息，以便于客户确认比较，尽快下单。报价表尽量采用英文，照片拍摄要求合理（拍摄要求参考《验货拍照的要求》）。报价表做出后，发给外贸员，必须是通过信件、雅虎通、

4、要求外贸员记录或者其他书面形式做出，养成及时回报的习惯。4.推迟报价。对于当日没有完成的询价，采购员要COPY到第二天的目录中，杜绝遗漏。并且明确答复外贸员再次报价的时间。二．下单跟单流程1.谈判下单。采购员在谈判之前须与外贸员、财务沟通好货款情况、开票情况、付款方式、送货时间等细节。谈判过程中，采购员在相关经理（包括采购部经理、采购经理、外贸经理）的辅导下，除了反复的讨价还价，还要确认以下要点：品质、包装、交货期、付款条件。谈判要求（1）多选一。在尽可能多的“后备供应商”中进行选择（2）谈判过程由双人相互配合完成（3）综合考虑价格。从品质、包装、配合度

5、、付款方式等角度来综合衡量价格。1.签订合同。为确保品质呵护客户的要求，合同（订单）中的“品质要求”和“包装要求”由外贸经理或采购经理确定。因此采购员须在拟定合同之前先打一份合同草稿，向相关的外贸经理或采购经理汇报产品的品质和包装细节，并提供样品。“品质要求”和“包装要求”的基本原则是：细化、量化。即详细列出产品的价格差及其要求（如金属制品的厚度、塑料制品的克重和石膏比例、容器状产品的容量）；详细列出包装的方式（单个PCS或几PCS一套）、材质、厚度、印刷。严禁出现“品质良好”、“包装良好”等模糊的要求。为方便品管员进行验货，我司在《购货合同》之后增加了

6、《验货单》。两者的“品质要求”、“包装要求”均一致。《购货合同》和《验货单》一式三份，签字后，一份交采购部经理，一份交供应商，第三份中的《购货合同》交财务。2.标签唛头。谈判的前后，采购员须开始准备标签和唛头。此时采购员须向采购文员书面提供“作标签资料”。“做标签资料”包括以下信息：（1）进口商信息（须向外贸员确认进口商或者是否有更改）（2）品名（须向外贸员确认）（3）正唛上的PCS数量（4）标签上的PCS数量（5）其他“注意事项”，如“内不再有标签”、电池、警语等特殊标志。案例请做D2610柜5件套半柄小刀叉品名：JUEGODE5PZASDECUBIE

7、RTOS标签PCS：1JUEGO正唛PCS：400JUEGOS注意：（1）NOETIQPARASUVENTAINDIVIDUAL（2）有警语······采购员在接收以上的“做标签资料”后，要把“做标签资料”原封不动地保存到公共资料“做标签资料”的目录里面（如果是书面形式的资料，则保存到“做标签资料”文件夹内保存），以留给“第二人”复核。开始做标签。先按客户分类，更新《所有条码汇总》。向采购员了解进口商信息是否有变化，如无变化则调用原有的“客户模板”，制作标签和唛头（在旧标签的基础上做新标签的时候，切忌按“保存”把原先的旧标签覆盖掉。最好刚开始就“另存为”

8、一个新的标签）。CORELDRAW完成后，一方面要“输出”为JPG格式；另一方面